Konsep Kerangka dan Komponen Fungsional Portal Perusahaan

Konsep Kerangka dan Komponen Fungsional Portal Perusahaan - Membahas mengenai pembangunan portal dalam perusahaan, guna membantu perusahaan agar dapat lebih baik lagi dari sebelum adanya portal. Output yang dihasilkan diharapkan dapat memahami dan mengerti bahwa dalam membuat portal harus dapat membuat kerangkanya terlebih dahulu sebelum dibuatkan yang sudah jadinya agar perusahaan dapat menentukan arah strategis perusahaan kedepannya.

Aktivitas bisnis selalu membutuhkan tempat, maka jelaslah bahwa aplikasi e-commerce dibangun di atas infrastruktur teknologi yang ada. Aplikasi e-commerce ditopang oleh berbagai infrastruktur, sedang implementasinya tidak lepas dari 4 wilayah utama (ditunjukkan sebagai empat  pilar  penyangga)  yaitu  :  manusia,  kebijakan  publik,  standar teknikal dan protokol teknis serta organisasi lain. Pilar orang terdiri dari pembeli, penjual, perantara, jasa, orang sistem informasi dan manajemen. Pilar kebijakan publik meliputi pajak, hukum dan isu privasi, bebas bicara dan nama dominan. Pilar standar teknis meliputi dokumen, keamanan dan protokol jaringan dan system pembayaran. Sedangkan pilar organisasi yaitu partner, pesaing, asosiasi dan pelayanan pemerintah. Aplikasi  e-commerce  meliputi  bidang  saham,  pekerjaan, pelayanan keuangan, asuransi, mall, pemasaran dan periklanan on-line, pelayanan pelanggan, lelang, travel, hardware dan software PC, hiburan, buku dan musik, pakaian, ritel, dan publikasi on-line.

Untuk melihat sebuah solusi portal kompetitif, kita telah membagi berbagai macam komponen yang terkait dengan portal ke dalam lapisan-lapisan jasa atau servis. Tipe dari kerangka ini memungkinkan sebuah perusahaan merakit sebuah arsitektur yang solid untuk satu atau banyak portal, dibandingkan bila menyandarkan pada pembuat portal tunggal. Kerangka yang fleksibel dan terskala memungkinkan sebuah portal perusahaan untuk menyusun sebuah gabungan teknologi baru perusahaan dan fungsionalitas.

image source: www.mkk.com.tr

baca juga: Konsep Dasar Dalam Membuat E-Commerce Beserta Contoh

Perusahaan akan ingin mencampur dan memadukan jenis elemen yang terbaik dari solusi portal dengan mempertimbangkan lapisan-lapisan jasa atau pelayanan ini.

• Jasa Presentasi

 Lapisan ini adalah kerangka portal menguraikan antara presentasi isi suatu portal dengan pengguna akhir (end user) dan menyajikannya ke dalam web interface. Window browser utama mungkin disegmentasikan dalam frame untuk setiap aplikasi khusus atau browser window baru dapat dibuat jika ada aplikasi baru yang diinginkan. Ini biasa dilakukan di HTML (Hyper Text Markup Languange) , tapi juga bisa dilakukan di WML (Wireless Markup Languange) untuk peralatan wireless, atau banyak format lain di masa yang akan datang. Karena sebuah portal adalah kumpulan dari jendela yang berbeda (juga sering disebut sebagai web service), pertanyaannya adalah dimana presentasi bekerja sampai selesai atau dia justru tidak memberikan solusi atas suatu masalah.

Modul Makalah | Pada banyak portal, masing-masing portlet bisa membuat HTML yang dibutuhkan untuk portlet tersebut, dan lalu server portal menggabungkan portlet ini dalam presentasi HTML akhir. Pada portal yang lain, masing-masing portlet benar-benar merupakan Web servis, dimana mengubah XML dan mengubah XSLT, dimana portal itu lalu mentransformasikan dalam format presentasi akhir.

• Jasa Informasi

Sebuah portal adalah agregat satu atau lebih informasi. Jasa informasi dapat dimengerti sebagai informasi yang penuh makna-dimana dapat berasal dari sumber data terstruktur, sumber isi tak terstruktur di dalam perusahaan, atau informasi eksternal yang tersedia dalam web site publik atau pribadi. Informasi dapat berasal dari pihak ketiga (third party) dalam format sebuah web servis (seperti serikat dagang), atau dapat disediakan dalam format dokumen. Pengguna akhir kemudian dapat berlangganan (subcribe) pada satu atau lebih jasa informasi dalam bagian basis pribadi sesuai pengaturan portal.

• Jasa Infrastruktur

Sebuah kerangka portal yang kuat adalah portal yang memungkinkan jasa infrastruktur berbagai level dimana menyediakan penggabungan komprehensif dan platform terintegrasi. Ini termasuk servis berhubungan untuk memunculkan keseimbangan, penimbunan bahan-bahan, ketersediaan dan performansi yang tinggi yang disediakan oleh lingkungan web server, sebagai hal yang mendasari infrastruktur keamanan. Infrastruktur keamanan pada lapisan ini terdiri akses keamanan yang berhubungan dengan isu (firewall, VPN, dan sebagainya). Juga termasuk sinkronisasi LDAP, penyatuan otentifikasi, login tunggal lintas-platform dan otorisasi dari servis portal.

• Manajemen Identitas atau Jasa Sekuritas

Jasa identifikasi berhubungan dengan keamanan dalam level suatu portal pada tingkat cross-aplikasi (lintas aplikasi). Ini termasuk juga jasa otentifikasi (username/manajemen password), sinkronisasi LDAP, sign-on, group, dan sebagainya).

Ini juga termasuk jasa otorisasi, dimana memetakan aturan, hak istimewa pengguna akhir (user) dalam kebijakan untuk mengatur otorisasi disediakan dalam level ini, user dapat menset up/ mengatur keamanan content service. Dalam arsitektur portal yang terintegrasi dengan baik, front end dengan lapisan (Administrasi dan Content) akan mengkomunikasikan dalam sebuah dasar/basis, set independen dari servis keamanan.

• Servis Manajemen atau Adminstrasi

Servis manajemen atau administrasi sangat diperlukan oleh portal untuk kemudahan administrasi dan dukungan, mengijinkan “power user“ (user yang berkuasa) untuk mengkonfigurasikan kerangka portal untuk komunitas end user (user akhir). Dalam hal ini, organisasi IT dapat mengkonfigurasikan, mengatur dan mendukung environment (lingkungan).

Jasa adminstrasi ditawarkan melalui interface web (dalam banyak portal), dalam beberapa kasus ada client atau program server yang membuat administrasi menjadi mudah. Servis ini termasuk manajemen taksonomi (pengklasifikasian), manajemen user, manajemen konfigurasi, manajemen aturan, modul registrasi, dan servis informasi.

• Akses dan Servis Integrasi

Sebuah solusi portal komprehensif akan menyediakan arsitektur untuk mencoba aplikasi dan database back-end. Lapisan servis akses dan integrasi menyediakan fungsionalitas baik kepada portal, maupun kepada portlet individual. Lapisan ini diikat dalam sebuah solusi EAI untuk memperoleh akses pada pengalih back-end atau API. Lapisan servis integrasi dan akses yang terformulasi dengan baik akan memungkinkan pembangunan adapter tambahan untuk sistem yang baru dibutuhkan.

• Servis konten (Content servis)

Servis konten adalah bagian penting dari sebuah solusi portal komprehensif. Servis konten merupakan kesepakatan dengan manajemen aset digital yang tak terstruktur dalam portal. Secara umum ini termasuk full text indexing engine (mesin penunjuk full teks), satu set crawler (penelusur) yang memungkinkan navigasi dan penunjukan konten yang ada, gudang metadata, dan sebuah CMS (Content Management Service) yang memungkinkan pendaftaran dan persetujuan isi (konten) ke dalam portal. Lapisan ini juga termasuk manajer taksonomi.

• Servis kolaborasi (kerjasama)

Servis kolaborasi memungkinkan end user (pengguna akhir) dari portal untuk bekerja bersama secara lebih efektif dengan menyediakan ruang kerja (workspace) bersama, gudang dokumen bersama (shared documents repository), forum interaksi atau diskusi real time. Servis kolaborasi juga memungkinkan pendefinisian dan eksekusi dari aliran kerja lintas perusahaan dan di luar perusahaan pada sumber isi yang berbeda dan sistem back-end.

• Servis pembangunan (Development service)

Servis pembangunan adalah sebuah lingkungan yang mengijinkan pembangunan portal secara custom (sesuai selera), modul portal (custom), atau portlet. Sering kali portlet diimplementasikan sebagai tingkatan dari web service. Servis pembangunan memungkinkan kreasi dari modul ini, dengan menyediakan HTTP, rendering, kustomisasi, dan servis XML yang terkait. Servis pembangunan juga menyertakan alat pendukung dan metodologi-metodologi.

• Servis aplikasi (Application services)

Servis aplikasi adalah servis yang dihasilkan melalui engine portal atau asisten portal melalui interface API (kadang dikenal sebagai portlet atau gadget) atau lapisan EAI. Servis aplikasi menyertakan interface dan integrasi pada paket software perusahaan seperti SAP dan Oracle ERP solution, Siebel ERM solution, PeopleSoft HR Solution, dan i2 SCM solution. Servis aplikasi juga menyediakan akses untuk sistem legasi yang berbeda, manajemen konten, manajemen dokumen dan kolaborasi.

Komponen Fungsional Portal

Portal menyediakan kombinasi “out of the box“ (di luar kotak) dan pengaturan fungsionalitas sesuai keinginan yang memungkinkan user untuk menemukan, mengatur, mengkategorikan, dan menggunakan isi dan aplikasi-aplikasi. Walau tidak semua portal mempunyai feature (keistimewaan) tersebut, hal ini menggambarkan pandangan tingkat tinggi dari elemen-elemen yang bisa dibuat sebagai solusi portal.

• Taksonomi (taxonomy)

Walau taksonomi dapat didefinisikan sebagai direktori isi (konten) untuk sebuah informasi perusahaan yang tak terstruktur, ini bisa dikelompokkan sesuai isi dan dipresentasikan kepada user dengan berbagai cara. Baik substansi dan tingkah laku dari direktori yang ditetapkan sebagai taksonomi untuk sebuah perusahaan.

Daftar bertakik, pohon klasifikasi dan hirarki adalah cara lain menggambarkan struktur taksonomi, bagaimanapun jua, hal ini akan memberi kita cara untuk mengorganisasikan isi ke dalam struktur yang mudah dibrowse oleh pengguna portal.

• Direktori

Direktori portal adalah organisasi dari isi dalam struktur dan hirarki kategori.  Direktori merupakan implementasi dari taksonomi (pengklasifikasian) portal perusahaan.

• Browse atau navigasi dokumen

Feature ini memungkinkan pengguna portal untuk mencari isi dengan menelusuri struktur direktori.

• Search (pencarian)

Bagian fundamental dari implementasi portal adalah kemampuannya mencari (search), dengan mengindeks atau merujuk isi perusahaan dari sistem penyimpanan yang beraneka ragam dan memungkinkan pengguna untuk mencari dan memperoleh isi didasarkan kriteria pilihan. Pencarian melintasi banyak portal yang beraneka dan aplikasi terintegrasi yang direferensikan sebagai “kumpulan“ atau pencarian jaringan. Dalam skenario ini, pengguna dapat menspesifikasikan kriteria pencarian sekali, tetapi memperoleh links dari isi yang berkaitan dari bermacam-macam sumber data yang menjadi sasaran pencarian.

• Manajemen isi (konten)

Manajemen isi adalah proses penciptaaan, kontribusi, pemunculan kembali, persetujuan, publikasi, pengiriman, dan pemeliharaan konten yang terintegrasi dengan melalui portal atau website lain. Manajemen isi biasanya berbentuk teks dan grafis yang bisa dilihat dari web browser.

• Manajemen dokumen

Manajemen dokumen sama dengan manajemen konten, meskipun ini didasarkan pada kontrol dan manajemen dokumen perusahaan (berbeda dari halaman web) yang disimpan dalam file elektronik, termasuk image hasil scan dari kertas dokumen. Ini juga termasuk pengecekan dokumen masuk dan keluar untuk memastikan kontrol versi.

• Pengaturan end user

Pengaturan yang didasarkan pada kemampuan portal untuk memungkinkan penggunannya mengatur penampilan mereka sendiri (pada atribute interface look – and – feel). Pengaturan umumnya mengakomodasikan penampilan dari pola warna, modul, dan lay out dari modul dan konten dari halaman portal.

• Personalisasi

Personalisasi portal dapat dilihat pada berbagai tingkatan. Setiap pengguna dapat mempunyai setting untuk setiap fungsi portal yang dapat mereka gunakan. Sebuah komunitas, atau kelompok pengguna, dapat mempunyai setting tersendiri dan setting tersebut dapat diluncurkan ke level organisasi. Portal menyediakan kerangka bagi penggunanya untuk menyimpan setting dan menyesuaikan isinya seperti apa yang mereka ingin lihat.

• Penemu ahli (Expert locator)

Dalam rangka menolong pengguna mencari informasi yang penting bagi mereka, sebuah portal bisa sangat berguna dalam menemukan “ahli” dalam suatu organisasi. Ini merupakan perluasan konsep dari pengetahuan perusahaan untuk memasukkan orang dan keahliannya masing-masing. Dalam beberapa kasus, keahlian (skill) ini tercermin dari fungsi pekerjaan dan tipe informasi yang mereka tangani. Dalam kasus yang lain keahlian ini bersifat eksplisit.

• Kolaborasi (kerja sama)

Sebuah solusi EIP (Enterprise Information Portals) dapat menjadi alat kolaborasi yang sangat kuat. Fungsi kolaborasi memungkinkan kelompok pengguna bekerja bersama untuk berbagi ide dan menyelesaikan kerja sebagai tim. Kolaborasi menyertakan interaksi elektronik diantara pengguna dalam lokasi fisik yang berbeda dalam waktu nyata (real time) “syncronous“ dan dalam waktu berbeda “asyncronous“. Forum kolaborasi berupa pesan instan (instan messaging) “chat“, ruang kerja tim, dan forum diskusi, sharing document, papan elektronik, konferensi virtual, dan konferensi video.

• Business intellegence

Sebagian besar portal perusahaan dapat berfungsi sebagai universal front-end untuk komponen yang berbeda dari solusi business intelegence, membantu penggunanya membuat keputusan bisnis yang lebih baik. BI memasukkan pelaporan perusahaan, laporan ad hoc (khusus), analisis OLAP dan multidimensi, dan laporan pengecualian.

• Alerts

Alerts adalah pemberitahuan adanya event atau perubahan yang didasarkan pada satu atau lebih kondisi yang melibatkan informasi tunggal atau beragam atau sumber aplikasi. Pemberitahuan ini dapat dikirim ke portal sebagai mekanisme lain seperti email atau peralatan wireless. Alerts biasanya mengakomodasikan keinginan pengguna individual, diantaranya mekanisme pengiriman dan format, kondisi yang memicu alerts, dan frekuensi pemberitahuan.

• Langganan/Apa berita terbaru?

Beberapa portal (dan webste lain dan aplikasi-aplikasi lain) memungkinkan individual untuk mendaftar pada topik yang menarik atau berlangganan “subscribe” pada sebagian komponen atau berdasar kategori isi (konten). Portal akan memberitahukan pelanggan ketika isi berubah atau isi yang baru ditambahkan.

• Workflow (aliran kerja)

Aliran kerja didasarkan pada manajemen elektronik efisien dari proses bisnis, termasuk peranan, tugas, template, penilaian, penyetujuan, dan prosedur kenaikan. Dalam portal, sistem workflow ini diselenggarakan dan dintegrasikan untuk meningkatkan interaksi antar komponen modul portal yang berbeda yang melalui aliran proses bisnis. Dalam hal ini, pemberitahuan mengingatkan bahwa tahapan atau tugas dari workflow (aliran kerja) telah ditentukan sudah dikirim ke portal kepada penggunanya.

• Single Sign-on.

Kemampuan untuk melihat informasi dari berbagai macam sistem, berbagai macam format, yang ditampilkan dalam satu halaman dengan harapan memberikan manfaat besar pada komunitas pengguna portal. Hasil ini secara signifikan akan mengurangi training dan orientasi pekerja, sebagai penghematan waktu dari pengguna yang dapat memonitor dan update beraneka ragam sistem melalui tampilan web tunggal dari perusahaan. Semenjak sistem yang berbeda menyusun sebuah halaman portal bisa diamankan dengan user login yang berbeda, solusi single signon memfasilitasi navigasi diantara sistem dalam pola otentifikasi tunggal.

Kerangka Kerja untuk Menganalisis Kesempatan Pasar

Tujuan dari melakukan analisis kesempatan pasar adalah untuk mengidentifikasi dan memperkirakan ketertarikan dari kesempatan bisnis. Kerangka kerja untuk menganalisis kesempatan pasar, yang mana dapat memberikan perhatian pada investigasi tingkat awal dari membuat ide- ide, termasuk didalamnya terdapat 7 tahapan, yaitu :

1. Mengidentifikasi kebutuhan konsumen yang tidak dipenuhi dan atau belum dilayani. Mengidentifikasi keperluan  yang  belum  terpenuhi  yang diperlukan oleh manajer untuk memeriksa 4 kunci lingkungan dalam  analisis  kesempatan,  yaitu  konsumen,  teknologi, perusahaan dan persaingan. Pertemuan dari 4 kunci ini untuk inovasi e-business di mana merupakan konfigurasi yang pantas dari segmen konsumen, platform teknologi, sistem sumber daya perusahaan, dan kesempatan bersaing yang terus menerus yang memberikan nilai konsumen yang khusus dan masuk ke dalam lingkungan baru    dari peningkatan kenyamanan konsumen, produktivitas, dan kepuasan.

1. Mengidentifikasi konsumen  yang  khusus  yang  akan  diikuti  oleh perusahaan. Untuk menjadi efektif dan efisien, ini merupakan hal-hal yang diperlukan dari perusahaan untuk mengetahui di mana kelompok konsumen yang paling atraktif, kelompok yang harus dikejar, kelompok yang tidak harus ditekankan, dan penawaran apa yang diberikan  kepada segmen mana yang ditargetkan.
2. Memperkirakan keuntungan yang relatif atas kompetisi.

Untuk memperkirakan keuntungan yang relatif, para manager harus mengerti arti dari persaingan pada tingkat industri dan para pesaing yang khusus pada tingkat perusahaan individu. Keuntungan  bersaing  merupakan  bagian  dasar  dari  nilai konsumen dimana perusahaan membuat sesuatu yang menarik. Ada 2 tipe dasar dari keuntungan persaingan yaitu kepemimpinan dari biaya dan perbedaan. Nilai tidak ditentukan dari perusahaan tetapi dari para pembeli yang menunggu untuk membayar.

1. 4. Memperkirakan keadaan siap dari pasar atas teknologi. Perusahaan harus membuat keputusan tingkat tinggi dalam kesempatan dalam mengikuti tren teknologi, keduanya dalam penetrasi dari teknologi yang dimungkinkan dan dampak dari teknologi baru terhadap nilai pr Tim manajemen juga harus membuat keputusan tingkat tinggi pada pemindahan teknologi dan menilai adopsi dari teknologi yang berhubungan untuk memperkirakan kebutuhan penetrasi untuk membuat penawaran keuangan dapat berjalan. Beberapa peraturan yang menandakan perkembangan teknologi dapat membantu para pengusaha. Tantangan untuk  para  pengusaha  adalah  untuk  mengerti  tren makro apa yang berarti bagi bisnis mereka.
2. 5. Menentukan kesempatan dalam keadaan yang kongkrit. Tim manajemen dapat menyusun kumpulan kesempatan, yang di mana  dapat  memberikan  gagasan  yang  pertama  dalam perencanaan bisnis. Kumpulan itu harus berhubungan dengan ukuran nilai dan target konsum Itu harus ditunjukkan kepada pelanggan dan merupakan cara di mana perusahaan akan menilai kesempatan. Itu harus juga memperkirakan besarnya keuntungan dari kesempatan, mengidentifikasi kunci dari kemampuan dan sumber daya, dan pada akhirnya mendiskusikan alasan untuk percaya. Dengan kata lain, kumpulan ini harus menceritakan mengapa kemampuan perusahaan akan membuat keuntungan dalam bersaing untuk bisnis baru dalam melayani konsumen.
3. 6. Memperkirakan kesempatan yang atraktif.

Ketertarikan dari kesempatan merupakan dasar dari pelaksanaan perkiraan untuk keuntungan jangka panjang dalam industri yang khusus, yang sebagaimana posisi persaingan perusahaan yang relatif dengan industri tersebut. Manajer dapat menentukan karakter dan besarnya kesempatan dengan memeriksa beberapa hal, seperti :

1. Tingkat kebutuhan  yang  tidak  terpenuhi  dan  ukuran  dari kesempatan yang tidak m
2. Tingat dari interaksi antara segmen konsumen utam
3. Kemungkinan peningkatan angka
4. Ukuran dari pasar
5. Tingkat dari keuntungan

Sekian artikel Modul Makalah tentang Konsep Kerangka dan Komponen Fungsional Portal Perusahaan. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• O’Brien, James A, Introduction to Information System, 15 Editions, McGraw-Hill, 2010
• James A. Hall, Accounting Information System,
• Handriani Inge,Ak., M.MSI, Enterprise Resources Planning, 2015