Selasa, 31 Januari 2017

Pengertian dan Contoh Teknik Pengumpulan Data Menurut Ahli

Pengertian dan Contoh Teknik Pengumpulan Data Menurut Ahli - Teknik Pengumpulan Data/Informasi:
  1. Interview
  2. Joint application development
  3. Questionnaire
  4. Analisa dokumen
  5. Observasi
  6. Banchmarking

Bagaimana mempertimbangkan teknik yang dipakai

1. INTERVIEW
  • Teknik yang paling umum dipakai
  • Langkah Dasar:
    • Tentukan tujuan dari wawancara
    • Pemilihan Narasumber/Responden (orang yang diwawancarai)
    • Perancangan Pertanyaan Interview
    • Persiapan Interview
    • Pengarahan Interview
    • Tindak Lanjut Interview

1. Tujuan dari Wawancara
Awal sebelum dimulai wawancara, haruslah menetapkan tujuan dari wawancara tersebut untuk apa? Hasil yang ingin di capai apa? Sehingga akan memudahkan dalam memilih narasumber dan merancang pertanyaan.

2 . Pemilihan Narasumber/Responden
  • Didasari pada Kebutuhan Informasi
  • Sangat baik mendapatkan Perbedaan Pandangan
    • Para Manajer
    • Para Pemakai
    • Idealnya, seluruh stakeholder

Pengertian dan Contoh Teknik Pengumpulan Data Menurut Ahli_
image source: athenanalytics.net
baca juga:

3.Perancangan pertanyaan interview

TIPE-TIPE PERTANYAAN :
  1. Closed-ended Questions
Contoh :
  • Berapa banyak penerimaan telepon setiap hari?
  • Bagaimana pelanggan melakukan pesanan?
  • Informasi tambahan apa yang dibutuhkan sistem baru?

  1. Open-Ended Question
Contoh :
  • Apa yg menjadi pemikiran dalam sistem berjalan?
  • Apa permasalahan yang dihadapi setiap hari?
  • Bagaimana menentukan tipe marketing unggulan apa yang dijalankan?

  1. Probing Question
Contoh:
  • Mengapa ?
  • Dapatkah diberikan sebuah contoh ?
  • Dapatkah dijelaskan dalam rincian yang lebih detil

Pengorganisasian Pertanyaan Interview
  1. Interview Tak Terstruktur
sangat bermanfaat pada mulanya dalam pengumpulan informasi. Tujuan Keluasan, informasi didefinisikan secara global

  1. Interview Terstruktur bermanfaat kemudian dalam proses. Tujuan Informasi yang sangat spesifik

Penstrukturan Interview


4. Langkah Persiapan Interview
  • Persiapkan Rencana Interview Umum
    • Daftar Pertanyaan
    • Antisipasi Jawaban dan Tindak Lanjut
  • Konfirmasikan Area Pengetahuan
  • Tentukan Prioritas dalam hal waktu
  • Siapkan Pewawancara
    • Penjadualan
    • Informasikan Alasan Interview
    • Informasikan Area Diskusi


5. Pengarahan Interview
  • Tampilkan Profesional dan Tak Bias
  • Rekam Seluruh Informasi
  • Periksa Kebijakan Organisasi
  • Yakinkan Anda Mengerti seluruh Isu dan Terminologi
  • Pisahkan Kenyataan dari Pendapat
  • Berikan waktu Pewawancara untuk menayakan Pertanyaan
  • Yakinkan untuk berterima kasih pada Pewawancara Akhir Waktu

PENGARAHAN INTERVIEW (TIPS & PRAKTIS)
  • Gunakan Waktu untuk membentuk Laporan
  • Penuh Perhatian
  • Simpulkan Hal-hal Penting
  • Percaya Diri
  • Kejujuran
  • Perhatikan Bahasa Tubuh

6. Tindak Lanjut Setelah Interview
  • Persiapkan catatan Interview
  • Persiapkan Laporan Interview
  • Dapatkan Ulasan Pewawancara dan Konfirmasikan Laporan Interview
  • Temukan Gap dan Pertanyaan Baru
Joint Application Development (JAD)
  • Menggunakan teknik seperti rapat atau diskusi dalam pengumpulan data
  • Libatkan Tim Proyek, User/Pemakai, dan Manajemen yang bekerja bersama-sama
  • Berbeda dengan wawancara per orang yang berbeda tempat berbeda waktu, JAD dikumpulkan bersama, dengan satu tempat dan satu waktu
  • Kemungkinan mengurangi kesalahan sampai dengan 50%
Partisipan JAD
  • Fasilitator
    • Dilatih dalam Teknik JAD
    • Tentukan Agenda dan mengarah proses pengelompokkan
  • Para Pemakai dan Manajer dari area bisnis dengan pengetahuan luas dan detil
Sesi JAD
  • Komitmen Waktu – ½ hari untuk beberapa minggu
  • Dukungan manajemen kuat yg dibutuhkan untuk melepaskan partisipan kunci dari tanggung jawab biasanya
  • Perencanaan Hati-hati merupakan hal penting
  • e-JAD dapat membantu beberapa masalah yang diselesaikan secara kelompok

Ruang Pertemuan JAD



Sesi JAD
  • Agenda Formal dan Aturan Dasar
  • Struktur Top Down sangat bermanfaat
  • Kegiatan Fasilitator
    • Pertahankan Sesi pada Track-nya
    • Bantu dengan Terminologi dan Jargon Teknis
    • Rekam Masukan-masukan
    • Tetap Alami, tetapi membantu menyelesaikan isu
  • Tindak Lanjut Laporan setelah Sesi

Masalah yang dalam Sesi JAD
  • Hindari dominasi satu pihak
  • Semua harus memberikan kontribusi
  • Diskusi samping
  • Pembicaraan yang tidak berujung
  • Pemaksaan kehendak
  • Konflik yang tidak terselesaikan
  • Konflik abadi
  • Dibawa santai dengan humor

3. QUESTIONAIRE
  • Kumpulan Pertanyaan tertulis, sering digunakan untuk sejumlah besar orang
  • Diisi biasanya pada kertas atau elektronik (online)
  • Pilih Partisipan dengan menggunakan sampel dari populasi
  • Rancangan Pertanyaan untuk kejelasan dan analisa kasus
  • Administrasikan Daftar Pertanyaan dan ambil langkah untuk mendapatkan tanggapan yang baik
  • Daftar Pertanyaan dilanjuti dengan Laporan


TIPE KUESIONER

1.Kuesioner Format Bebas
Berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di tempat yang telah disediakan.


2.Kuesioner Format Pasti
Berisi pertanyaan-pertayaan yang jawabannya sudah tersedia berupa chek list, ya/tidak, ataupun ada skalanya (sangat tidak setuju s/d sangat setuju)


Rancangan Questionnaire Baik
  • Dimulai dengan pertanyaan yg tidak ada ancaman dan menarik
  • Kelompokkan item secara logika
  • Jangan meletakkan item penting pada akhir questionnaire
  • Jangan penuhi halaman dengan banyak item
  • Hindari Penyingkatan
  • Hindari bias atau item atau bentuk tafsiran
  • Gunakan jumlah pertanyaan untuk menghindari kebingungan
  • Pratest questionnaire untuk mengidentifikasikan pertanyaan yang membingungkan
  • Tentukan kejanggalan pada responden

4. ANALISA DOKUMEN
  • Pelajari material yang ada pada sistem berjalan
  • Form, Laporan, Kebijakan manual, Gambar Organisasi yang menerangkan sistem formal
  • Temukan Sistem Informal dalam tambahan pemakai ke form/ Laporan dan elemen Form/ Laporan yg tak terpakai
  • Perubahan Pemakai ke form/ Laporan berjalan atau form/ Laporan tak terpakai untuk modifikasi kebutuhan sistem

5. OBSERVASI
  • Perhatikan Proses yg sedang ditampikan
  • Pemakai/ Manajer sering tidak akurat mengulang kembali apa yg telah dikerjakan
  • Periksa Validitas Informasi yg telah dikelompokkan
  • Waspadai tingkah laku perubahan
  • Jadikan tidak bersifat pengrusakan
  • Identifikasikan kelemahan seluruh periode

PEMILIHAN TEKNIK PENGUMPULAN-KEBUTUHAN YANG SESUAI
  • Jenis Informasi
  • Kedalaman Informasi
  • Keluasan Informasi
  • Integrasi Informasi
  • Keterlibatan User
  • Biaya
  • Kombinasi Teknik

PEMILIHAN TEKNIK YG SESUAI


Sekian artikel tentang Pengertian dan Contoh Teknik Pengumpulan Data Menurut Ahli. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

  1. Hollander, Anita S, Accounting, Information Technology, and Solution Bisnis, McGraw Hill 
  2. Charles T. horngen, Pengantar Akuntansi di Indonesia, Salemba empat, Jakarta 
  3. Joseph W. Wilkinson, Accounting and Information Systems, John Wiley and Sons 
  4. Raymond McLeod, Management Information Systems, Prentice Hall 
  5. Jogiyanto. HM, Pengantar Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta 
  6. Jogiyanto. HM, Sistem Analis dan Desain Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta

Minggu, 29 Januari 2017

Pengertian dan Contoh Model E-R (Entity Relationships)

Pengertian dan Contoh Model E-R (Entity Relationships) Menurut Para Ahli - Tugas untuk mengidentifikasi hubungan dalam satu kesatuan. Hal ini bertujuan untuk mengatur alur hubungan tugas dan koordinasi antara lain : keterkaitan / hubungan satu ke satu, satu ke banyak atau banyak ke banyak dan yang mana tetap dalam kesatuan tujuan. Ketika kesatuan diartikan dengan proses yang terpusat, elemen teknik dalam proses termasuk dalam bagian informasi ( a.l. collect data). Tugas pertama adalah membuat system data.

Beberapa perlatan diperlukan dalam langkah-langkah pertama ini. Sebagai contoh : penerimaan pesanan, pemberitahuan, atau pengambilan/penjemputan.

Pengertian dan Contoh Model E-R (Entity Relationships)_


baca juga:

MENGEVALUASI KETERKAITAN ANTAR PROSES

Hal  ini bertujuan untuk memperbaiki penampilan kerja antar proses dalam rekayasa ulang organisasi. Termasuk didalamnya tanggung jawab dalam langkah-langkah perbaikan yang terkait dalam organisasi.

Konsep Michael Porrter menyebutkan dalam beberapa perusahaan  mendapatkan penambahan nilai secara langsung dalam bidang logistic, operasional,  penjualan serta service. Penambahan nilai juga bisa didapat secara tidak langsung dari kegiatan administrasi keuangan, pelayanan informasi dan pengembangan teknologi yang mensupport kegiatan operasional. Porter juga menuliskan bahwa supplier dan konsumen dari perusahaan memiliki nilai tambah bagi  perusahaan. Hal ini merupakan peluang untuk menambah integrasi atau koordinasi yang baik dalam kegiatan yang berbeda untuk  memberi keuntungan. Misal : usaha perbankan (Citibank) yang bergerak dalam collecting deposits dari nasabahh dan kemudian dipinjamkan ke nasabah yang lain dengan tingkat bunga yang tinggi. Hal ini merupakan keuntungan bagi perusahaan.

Beberapa perusahaan bisa mengurangi atau memperkecil proses support untuk menambah nilai proses itu sendiri. Misal : perusahaan pertanian, perusahaan distribusi minyak.

Sselain mengurangi proses, ada juga yang memisahkan sub proses yang dibutuhkan dalam operasional. Misal : restaurant di Disney World → pengunjung harus antri berdiri di garis untuk memesan makanan, di garis lain untukmengambil makanan, dan di garis ke tiga untuk membayar.

INSTRUMENT KEBUTUHAN INFORMASI

Identifikasi tugas informasi membutuhkan peralatan dan pengaturan penampilan dalam proses, yang bertujuan di mana infromasi bisa disimpan (biasanya dalam satu unit file). Informasi yang ada harus dipahami  dan bisa dimanfaatkan.

Dalam proses rekayasa ulang, tim selalu menanyakan apapun, tetapi khusus mengenai arus informasi yang ada.

KONSOLIDASI ANTAR MUKA DAN INFORMASI

Proses perubahan yang dibutuhkan  untuk mengurangi atau menyederhanakan antarmuka, antara internal dan eksternal. Identifikasi dan eliminasi arus informasi keduanya merupakan rekonsiliasi kegiatan yang dibutuhkan dalam bentuk yang bisa diandalkan dan saling dipahami.

  1. TAHAPAN SOLUSI : DESAIN TEKNIS (2)
MODULARISASI PROSES

Maksud dari tugas ini adalah membatasi bagian dari rekayasa ulang yang bisa disebarkan secara berdiri sendiri. Pemisahan proses, jika satu persatu dari proses memberi kesempatan untuk didistribusikan dalam satu ruang ( desentralisasi ) dan atau dalam satu waktu.

SPESIFIKASI PENYEBARAN

Spesifikasi penyebaran ini bertujuan untuk mengevaluasi beberapa alternative struktur organisasi (penyebaran secara sentralisasi atau desentralisasi) dan pelaksanaan/implementasi alternative (misal subvisi pertama versus subvisi kedua). Analisis beberapa alternative kemudian memimpin penyebaran  dalam satu kesatuan waktu, tempat dan organisasi.

PENERAPAN TEKNOLOOGI

Teknologi merupakan salah satu kunci dari bisnis rekayasa ulang ( selain dari informasi dan potensi people/manusia). Visi proses baru yang dikembangkan harus memiliki informasi secara pengetahuan kemampuan, penggunaan dan pembatasan dari teknologi yang ada. Penggarisan diatas terpusat pada teknologi informasi dan komunikasi yang dapat membantu ‘melaksanakan’ dalam tahapan lain dari BPR, seperti ‘ketahui apa yang anda inginkan’, ‘membuat rencana’, ‘memantau’. Perangkat lunak seperti spreadsheet dan database yang berkaitan, dapat mempercepat analisis dan pelaporan selanjutnya. Penggunaan perangkat lunak dalam tim-tim perubahan akan membantu organisasi dalam gerak lajunya menuju suatu kebudayaan tim-tim lintas-fungsional yang diperkuat oleh TI dan menyatu untuk memecahkaan masalah dan menerapkan solusi.

IMPLEMENTASI RENCANA

Implementasi rencana dari aspek teknik proses rekayasa ulang termasuk didalamnya pengembangan, perantaraan, fasilitas, tes, perubahan, dan penyebaran. Rencana-rencana yang telah dibuat, selalu terkait dalam pelaksanaan serta mempunyai aspek secara social dari proses yang berlangsung. Team reengineering selalu menyampaikan kepada sponsor tentang desain proses yang telah direkomendasikan, estimasi dari biaya dan proses pelaksanaan sesuai rencana.

  1. TAHAPAN SOLUSI : DESAIN SOSIAL

SPESIFIKASI DIMENSI SOSIAL DARI PROSES BARU : ORGANISASI, STAF, PEKERJAAN, DAN INSENTIF

Desain social harus bekerjasama dengan desain teknik. Komponen teknik dan social dalam proses harus sebangun  agar proses berhasil. Maksud dari langkah ini untuk menyebutkan satu persatu dimensi atau luasan social dalam proses baru. Langkah desain social menghasilkan gambaran tentang  pengorganisasian, staff, pekerjaan, pengembangan karir, dan insentif karyawan dari proses rekayasa ulang. Akhirnya hasil—hasil tersebut merupakan  rencana pendahuluan/awal untuk melakukan rekruitmen, pendidikan, training, pengorganisasian, dan penyebaran para karyawan. 


Penjelasan ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dalam langkah berikut :
  • Teknik dan sumber daya manusia seperti apa yang dibutuhkan dalam rekayasa ulang ?
  • Apa target dan ukuran yang ditetapkan?
  • Bagaimana tanggungjawab akan diubah?
  • Program training apa yang dibutuhkan
  • Adakah kesempatan yang bisa dilakukan? Apakah bisa diselesaikan dalam 90 hari? Satu tahun? Diatas satu tahun?
  • Organisasi seperti apa yang dikehendaki?

Langkah desain sosial antara lain meliputi tugas sebagai berikut :
  1. Organisasi
  2. Staf
  3. Pekerjaan
  4. Insentif

ORGANISASI

Membahas tentang organisasi dalam desain sosial, berfokus tentang peralihan organisasi yang sebangun / berkaitan dengan elemen-elemen teknik dan social dalam proses harus sebangun/sesuai.
Dalam meraih tujuan visi harus melalui beberapa sub visi desain teknik, dan memerlukan waktu agak lama untuk mengembangkan system baru. Tetapi kadang-kadang dalam desain social harus dipercepat, misalnya ketika program pendidikan dan training dibutuhkan.

Dalam menggambarkan/ pekerjaan-pekerjaan, metode manajemen, dan struktur organisasi dalam beberapa point sebagai perantara antara situasi yang ada dan desain proses yang diinginkan. Mengidentifikasi perubahan-perubahan yang dibutuhkan sebagai akibat dari beberapa perubahan dalam rekayasa ulang. Team rekayasa ulang harus memiliki informasi cukup tentang model dari desain proses yang baru dalam bekerja meraih peluang dalam proses perbaikan.

Dalam mengejar kesempatan yang ada, seringkali terjadi dilemma dalam team rekayasa ulang. Di satu sisi,  para sponsor dan pemegang saham tidak bisa bersabar dalam mendapatkan hasil akhir dan tim reengineering enggan memahami/tidak  perduli pada perkembangan kesempatan yang ada. Di sisi lain, sangat mudah jatuh dalam perangkap meraih tujuan secara mudah dan karena itu kehilangan momen mendapatkan untung. Beberapa organisasi telah setuju akan keputusan dari perjanjian dua tim : satu tim bekerja untuk proyek jangka panjang dan tim lain untuk jangka pendek.

STAF

Berkaitan dengan staf dalam APB sebagi pelaku dalam organisasi yang bekerja. Perusahaan sebaiknya mengetahui berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan target operasional perusahaan. Tenaga kerja juga diharapkan bisa melakukan pekerjaan yang dibebankan oleh organisasi, baik dalam kondisi peak /ramai atau nonpeak/sepi. Bagaimana bila kondisi peak tapi staf kurang ? ada beberapa solusi yang bisa dipergunakan organisasi yaitu :
  • Load level → menyimpan stock saat nonpeak untuk digunakan saat peak
  • Cross-training → menggunakan tenaga training/PKL
  • Overtime → para pekerja lembur
  • Expandable staff → memperkerjakan karyawan dari beberapa retailer
  • Temporary staff → pekerja part time
  • Staff sharing → para pekerja dari perusahaan lain yang terkait
  • Outsourcing àmelimpahkan tugas ke perusahaan lain

PEKERJAAN

Semua pekerjaan, meskipun simple/sederhana harus mempunyai banyak kegunaan, antara lain karakteristik lingkungan/manusiawi yang penting untuk perbaikan lingkungannya. Keutamaan dari karakteristik pekerjaan bisa dikategorikan dalam 3 hal yaitu : skills (kemampuan), knowledge (pengetahuan), dan orientatiton (wawasan).

Skills adalah kemampuan dan kompetensi yang dibutuhkan dalam bekerja-bagaimana melakukan tugas dengan baik. Skills  sinonim dengan kata trade dan craft karena secara esensi dari pengaturan skills membutuhkan suatu perbaikan. Skills dapat diperoleh melalui training dan praktek/pelatihan yang benar.

Knowledge adalah informasi, pembelajaran dan pengertian/pemahaman, pengertian, pendapat, dan kesadaran mempertahankan informasi dan belajar bagaimana menggunakannya. Secara singkat, pengetahuan merupakan dasar pengambilan tindakan tepat penggunaan kompetensi yang ada. Pengetahuan secara umum didapat dengan pendidikan dan berkembang dengan modifikasi dari pengalaman.   Lazimnya, mengerjakan sesuatu secara benar berdasar kemampuan, mengerti apa tugas selanjutnya merupakan pengetahuan. Kemampuan dan pengetahuan para pekerja dapat memberi mereka rasa puas dalam bekerja.

INSENTIF

Tujuan dari tugas ini sangat berguna bagi individual, organisasi dan proses pencapaian goal/target dengan memacu orang-orang yang membuat peralihan untuk proses baru, dalam mencapai perencanaan proses baru dan mempercayakan untuk melakukan perbaikan. Insentif berarti memacu dalam hal ini memberikan semangat atau motivasi bisa berupa materi maupun immateri.

Menurut Maslow ada lima tahapan hirarki yang dibutuhkan manusia yaitu :


Hirarki Maslow : 1. Physiological needs, 2. Safety needs, 3. Social needs, 4. Esteem needs, 5. Self-actualization needs.

  1. TRANSFORMASI

DESAIN SYSTEM BISNIS LENGKAP

Tugas ini lebih berpusat pada desain ’external’ dari system yang baru / revisi meliputi semua yang terkait dalam subproses data, modeling data, aplikasi tujuan dan format dialog. Dari semua langkah-langkah dalam reengineering, termasuk visi, sumber daya, dll. Yang dibuat dalam platform yang lengkap.  

DESAIN TEKNIS

Dalam hal ini berpusat pada desain ‘internal’ dari system baru (atau revisi) yang dipakai dalam proses reengineering. Terkait dengan bab 10 dan 11.

EVALUASI PERSONAL

Perlau dilakukan evaluasi personal berdasar skills/kemampuan, knowledge/pengetahuan, orientasi, kemampuan merubah dan kecakapan kerja. Kecakapan kerja sangat penting karena merupakan dasar pemindahan/perubahan level pekerjaan yang mereka tangani. Beberapa karyawan kurang qualified dalam pekerjaan mereka, dan beberapa karyawan yang over qualified. Hal ini memungkinkan mereka tidak nyaman dengan pekerjaan.

System keuangan perusahaan menekan biaya bila mereka tidak bisa memberikan assets yang baik. Pengalaman kerja, training dan pendidikan para karyawan merupakan investasi bukan biaya. Hal itu menjadikan karyawan harus lebih produktif dan membuat perusahaan membayar lebih bagi para senior. Hal ini bisa dilakukan dalam berbagai bentuk penawaran :
  • Transitioning
  • Promotion
  • Job sharing
  • Cross training
  • Intrapreneurship
  • Reengineering acceleration

MEMBANGUN SYSTEM

Bertujuan untuk menghasilkan system operasional versi proses baru. Ketika proses berdasar pada system pengembangan, termasuk mengembangkan dan menguji database, mengembangkan dan menguji berbagai system dan prosedur serta dokumentasi.  Dalam kasus lain tugas termasuk juga merubah/mengkonversi data. Dan semua hal yang telah dibahas di bab sebelumnya.
 
MELATIH STAF

Tugasnya mempersiapkan training dalam operasional, administrasi dan maintenance/perawatan dalam proses baru, termasuk tanggung jawab baru bagi staff. Perusahaan  mentraining karena terlalu cepat berpikir bahwa mereka lupa apa yang telah dipelajari dan sangat terlambat bahwa mereka tidak mempersiapkan sesuai tanggung jawab.

Kadang-kadang perusahaan mentraining pegawai untuk bekerja dengan system baru sambil menguji system tersebut. Hal ini memberikan waktu tambahan bagi staf untuk mengembangkan kenyamanan  dan kecakapan dalam system baru sebelum mereka harus melakukan hal itu dalam keseharian dan diuji (tanpa direncana) untuk evaluasi. Tetapi system harus bisa dipertanggungjawabkan dengan benar sebelum mereka mengizinkan pekerja bekerja dengan system tersebut, dengan cara lain perusahaan menjauhkan resiko.

  1. PEMILIHAN PERANGKAT REKAYASA ULANG
MANFAAT DAN KEBUTUHAN TOOLS

Jika kita menginginkan membeli peralatan sebagai investasi, kemudian mengharapkan manfaat sebagai alasan  pengeluaran biaya dalam periode investasi dalam reengineering.

Kategori  manfaat yang diharapkan dari proses reengineering tidak banyak berbeda dengan nonreengineering. Manfaatnya termasuk sbb. :
  • Memperbaharui produk
  • Mempercepat proyek
  • Tingkat kualitas lebih tinggi
  • Menghapuskan pekerjaan yang menjemukan, fokus pada pekerjaan yang member nilai tambah

Kebutuhan tools harus :
  • Bisa digunakan untuk berbisnis
  • Menghasilkan ROI (return on investment)
  • Mempertinggi kebenaran visi
  • Memaksa desain tetap konsisten
  • Memperbaiki sikap atasan-bawahan dari tujuan bersama untuk bekerja sesuai sistem

Sekian artikel tentang Pengertian dan Contoh Model E-R (Entity Relationships) Menurut Para Ahli. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka
  • Hollander, Anita S, Accounting, Information Technology, and Solution Bisnis, McGraw Hill 
  • Charles T. horngen, Pengantar Akuntansi di Indonesia, Salemba empat, Jakarta 
  • Joseph W. Wilkinson, Accounting and Information Systems, John Wiley and Sons 
  • Raymond McLeod, Management Information Systems, Prentice Hall 
  • Jogiyanto. HM, Pengantar Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta 
  • Jogiyanto. HM, Sistem Analis dan Desain Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta

Tipe dan Contoh Perangkat Lunak Untuk Pemetaan Proses Bisnis

Tipe dan Contoh Perangkat Lunak Untuk Pemetaan Proses Bisnis - Dahulu gambar grafis pemetaan proses dapat dibuat secara manual, namun belakangan sudah banyak tersedia perangkat lunak untuk hal itu, sehingga gambaran grafis tentang pemetaan proses dapat dibuat secara lebih lengkap, akurat, dan cepat. Secara garis besar dapat dibagi menjadi lima kategori, yaitu : 
  1. Simple flow-chart graphic software
Beberapa dari jenis ini misalnya :
  • ABC snapgraphic 2.0 (Micrografix Corp.) à pioneer u/ diagram peta aliran
Micrografx Abc Snap Graphics Downloads

ABC Amber AutoCad Converter 1.0 (processtext.com)

ABC Amber AutoCad Converter is an advanced tool to convert your DXF (AutoCad) files to any graphics format you wish (BMP, WMF, EMF, ICO, JPG, GIF, PNG, TIFF, PCX, PCC, DCX, PBM, PGM, PPM, TGA, etc). The software supports a batch conversion, a run from ...
Released: May 30, 2012 | Author: ProcessText Group | Size: | Shareware
Category: Design - Converters & Optimizers

ABC Amber Image Converter 2.1 (processtext.com)

There are quite a number of different graphics file formats in use, so often we need a software to use for some image conversions. ABC Amber Image Converter is an advanced tool to convert your image files (BMP, WMF, EMF, ICO, JPG, GIF, PNG, TIFF, PCX, ...
Released: Jan 2, 2012 | Author: ProcessText Group | Size: | Freeware
Category: Design - Converters & Optimizers

ABC Amber PDF2Image Converter 3.0 (processtext.com)

ABC Amber PDF2Image Converter is an advanced tool to convert your PDF documents to any graphics file (BMP, WMF, EMF, JPG, GIF, PNG, TIFF, PCX, PCC, DCX, PBM, PGM, PPM, TGA, VST, AFI). You can export all pages or just selected page. The software supports ...
Released: May 31, 2012 | Author: ProcessText Group | Size: | Shareware
Category: Business - Office Suites & Support Tools

ABC Amber ICL Converter 1.0 (processtext.com)

ABC Amber ICL Converter is an advanced tool to extract icons from your ICL (Icon Library) files and convert them to any graphics format you wish (BMP, WMF, EMF, ICO, JPG, GIF, PNG, TIFF, PCX, PCC, DCX, PBM, PGM, PPM, TGA, etc). The software supports more ...
Released: Feb 8, 2012 | Author: ProcessText Group | Size: | Freeware
Category: Design - Converters & Optimizers

ABC Amber SVG Converter 1.0 (processtext.com)

ABC Amber SVG Converter is an advanced tool to convert your SVG (Scalable Vector Graphics) files to any graphics format you wish (BMP, WMF, EMF, ICO, JPG, GIF, PNG, TIFF, PCX, PCC, DCX, PBM, PGM, PPM, TGA, etc). The software supports a batch conversion, ...
Released: Jan 20, 2012 | Author: ProcessText Group | Size: | Shareware
Category: Design - Converters & Optimizers

ABC Amber Photoshop Converter 1.0 (thebeatlesforever.com)

ABC Amber Photoshop Converter is an advanced tool to convert your PSD (Photoshop) files to any graphics format you wish (BMP, WMF, EMF, ICO, JPG, GIF, PNG, TIFF, PCX, PCC, DCX, PBM, PGM, PPM, TGA, etc). The software supports a batch conversion, a run ...
Released: May 4, 2012 | Author: ProcessText Group | Size: | Freeware
Category: Design - Other design

Photolightning 5.5 (photolightning.com)

PhotoLightning is a graphics tool that allows you to edit and label your digital images in a snap. You can search for the images you want to modify or let the program scan your computer automatically for images and later select the ones you want to edit.
Released: Mar 7, 2012 | Author: Photolightning Corporation | Size: 8181 K | Shareware
Category: Design - Image Editing & Viewers

ABC Drawing School I - Animals 1.11.0424 (abc-ware.com)

Learn to draw animals step by step! ABC Drawing School I is a simple to use software providing lessons for drawing animals. Easy to follow visual instructions show how to connect simple forms like circles and rectangles with a few lines to complete drawings.
Author: Jutta Behling, ABC-Ware | Size: 3962 K | Freeware (Free)
Category: Home & Education - Miscellaneous

ABC Drawing School III - Dinosaurs 1.11.0424 (abc-ware.com)

Learn to draw dinosaurs step by step! ABC Drawing School III is a simple to use software providing lessons for drawing dinosaurs. Easy to follow visual instructions show how to connect simple forms like circles and rectangles with a few lines to complete ...
Author: Jutta Behling, ABC-Ware | Size: 3461 K | Freeware
Category: Home & Education - Miscellaneous

ABC Drawing School V - Christmas 1.11.0424 (abc-ware.com)

Learn to draw christmas objects step by step! ABC Drawing School V is a simple to use software providing lessons for drawing christmas objects. Easy to follow visual instructions show how to connect simple forms like circles and rectangles with a few ...
Author: Jutta Behling, ABC-Ware | Size: 3860 K | Freeware
Category: Home & Education - Miscellaneous

  • Visio 2.0 (Shapeware Corp.) àdigunakan o/ tim Motorola sebagai peralatan membuat flow chart.

  1. Process mapping products
Beberapa produk perangkat lunak yang termasuk dalam kategori ini,, misalnya :
  • Plexus (The Jonathan Corp-system Group) à u/ menggambarkan peta proses dan proses bisnis, juga mampu memberikan analisis kineerja dan biaya
  • BPWin (Logic Works Inc.) à digunakan dalam lingkungan Windows, sangat tepat u/ pemetaan proses dan membantu mengoptimalkan proses bisnis perusahaan.
  • Process Charter 1.0 (Scitor Corp.) à alat penting u/ menciptakan peta aliran proses dengan 4 langkah (1) struktur peta dibuat dengan aloat peta alur proses, (2) sumber daya yang dapat digunakan dalam proses dimunculkan, (3) sumber daya tersebut dialokasikan pada langkah-langkah proses, dan (4) dilakukan simulasi dan hasilnya diperlihatkan dalam grafik dan statistic.

  1. IDEF process mapping products
Merupakan perangkat lunak yang paling populeer yang dikembangkan berdasarkan analisis struktur proses dan terbukti sangat banyak membantu berbagai jenis industry dan perusahaan.  Kegunaan al. : menyangkut pengurangan biaya, mecari kebutuhan proses, pembakuan komunikasi, dsb. Perangkat lunak ini berisi peeta proses yang  terdiri dari diagram, teks, dan penjelasan seperlunya.
Beberapa jenis perangkat lunak yang diapsarkan antara lain:
  • Cosmo-0 dan Cosmo-Pro (Coe-Truman Technologies Inc)
  • ABC dan FEA (D.Appleton Coy Inc)
  • KBSI (Knowledge Based System Inc) à dilengkapi smart draw ( u/ membuat gambar peta)
  • Design / IDeF (meta Software Corp) à dapat membuat peta alur proses secara otomatis tanpa memerlukan kemampuan membuat program. Dengan mudah dapat diketahui bottlenecks dan sumber dana yang tidak terpakai yang mengurangi kinerja dari proses yang ada.
  • BPE dan BDF (Texas Instruments)
  • ABLE PM 2.0 (Triune Software Inc) à produk pertama u/ jenis otomatis (automatic business logic engineering)
  • UES-KIC (UES. Inc)
  • IDEFine (wizdom System Inc.)

  1. Process simulation products
Beberapa jenis perangkat lunak yang tersediaa di pasar misalnya :
  • OPTIMA (AdvanEdge Technologies Inc.)à berorientasi folw chart graphic process mapping dari Microsoft Windows. Merupakan perangkat lunak pemetaan proses bisnis yang memberikan fasilitas simulasi “what if” dan juga penulis laporan.
  • ADC Process Simulator (Application Development Consultans Inc.) à dikembangkan secara visual memberikan gambaran jalannya arus kerja dan menghasilkan grafik maupun laporan yang diperlukan u/ memperbaiki proses.
  • WITNESS Simulation Software (AT&ISTEL)
  • SIMPROCESS dan SIMPROCESS II (CACI Products Coy)
  • Extend + BPR (Imagine That Inc.)
  • ProSim (Knowledge Based System Inc.)
  • Micro Saint (Micro Analysis & Simulation Software Inc.)
  • ITHINK (Performance Systems Inc.)
  • ServiceModel dan PROMODEL (Promodel Corp)
  • TemPro version 2.5 (Software Consultants International Ltd.)
  • ARENA (System Modeling Corp.

  1. Process-mapping related Activity-Based Costing (ABC) products.
Beberapa perangkat lunak yang biasanya tersedia di pasaran a.l. :
  • Easy ABC Plus (ABC Technologies)
  • AIO WIN’s (Knowledge Based System Inc)
  • BPwin (Logic Works Inc)

1. TAHAP IDENTIFIKASI ANALISIS PROSES BISNIS

PEMETAAN ORGANISASI

Pengertian / definisi pemetaan organisasi itu terkait atau terlibat di setiap tugas/aktivitas utama dalam proses operasional ( mis. : tugas per departemen mis marketing : bag. Penjualan, customer service, pemasaran, dll)

PEMETAAN SUMBER DAYA

Memperkirakan setiap kegiatan yang terkait dengan sumber daya (alam, manusia, mesin). Setiap pengeluaran untuk proses membutuhkan biaya

Biaya per kegiatan dan proses unit cost untuk suatu transaksai. Pemetaan sumber daya memperkirakan transakasi yang akan terjadi. Hal yang sangat penting pada penggambaran sebelumnya adalah dengan memperkirakan dan estimasi.

Tujuan utama dari tugas ini adalah u mendapatkan “secepat mungkin pemotongan hal-hal yang tidak berguna dalam penggunaan prosese u penghematan biaya”

Pengertian ini nanti akan digunakan u membentu menentukan proiritas2 dalam proses rekayasa ulang

PRIORITAS PROSES à KAITAN POKOK BAHASAN DENGAN STUDI KASUS

Dalam tugas ini proses diukur dari pengaruh tujuan organisasi dan sudah digambarkan dalam tugas kesepakatan antar manajemen. Sumber daya yang dipakai dalam proses dipertimbangkan (al. waktu, biaya, risiko, kesulitan dalam rekayasa ulang dalam multi fungsi. Pendekatan dalam multi dimensi mengatur proses proiritas utama rekayasa ulang. Salah satu dari prioritas adalah membuat, mengatur dan menjadwalkan kegiatan proses inti tersebut.

Tim perekayasa akan mengetahui bahwa proses dalam rekayasa itu mana yang diutamakan dan dibutuhkan.

Para pelaksana reengineering harus mengenali kesempatan agar mendapat keuntungan dalam proses tersebut dan mendesain kembali dalam setiap prosesnya agar bisa mendapatkan/ menilai dari pengaruh luar dari keberhasilan proses rekayasa ulang.

Tipe dan Contoh Perangkat Lunak Untuk Pemetaan Proses Bisnis_
image source: pqsl.org.tt
baca juga:

2. TAHAP VISI
MERANGKUM TAHAP SEBELUMNYA

Setelah memahami kebutuhan rekayasa ulang, team mulai melakukan persiapan (preparation), tugas pertama  mengidentifikasi karyawan perusahaan yang terlibat dalam proses yang dipakai dan berinteraksi dengan perusahaan. Kemudian team rekayasa tersebut perlu menentukan bagaimana proses untuk mempengaruhi bisnis dalam mencapai tujuan dan tepat waktu, biaya serta risiko dalam proses perubahan. Analisis ini mengarahkan pada keputusan dalam proses rekayasa yang  diinginkan sesuai dengan identifikasi yang ada.

Untuk menentukan bagaimana pengaruh dari proses tujuan perusahaan, harus selalu memahami kebutuhan dan keinginan dari konsumen/pelanggan perusahaan, mulai dari kepuasan terbaik dalam kebutuhan dan keinginan, kecepatan, atau pencapaian terbaik dari tujuan organisasi dengan mudah.

MEMAHAMI STRUKTUR DAN ALIRAN PROSES

Proses struktur adalah tahapan pada kegiatan, langkah-langkah, usulan-usulan / masukkan, hasil akhir produk dan stimulasi. Aktivitas / kegiatan didefinisikan sebagai sub-sub divisi yang utama pada sebuah proses.

Setiap aktivitas mewakili sebuah unit mental dan / atau pekerjaan secara fisik untuk memproduksi /menghasilkan sebuah produk (barang/jasa)

Setiap aktivitas tersebut memakai / menggunakan kegiatan secara fisik serta dipengaruhi informasi dari luar untuk  kegiatan yang lain.

Stimulus adalah semacam masukan yang khusus sebagai pemicu suatu kegiatan.
Step atau langkah-langkah diartikan sebagai aktivitas pada sub-sub divisi yang lain dan terkait.
Dalam memahami aliran proses, proses tidak ditujukan dengan jalan/cara yang sama dalam setiap waktu. Inputs dan outputs pada proses ini didaftar/terdaftar dengan jelas untuk memahami proses-proses tersebut. Ketika sebuah proses mengambil suatu input dengan  jenis lain, dan hasilnnya  mengubah jenis output, kita menyebut bahwa hasil proses adalah sebuah produk baru (new outputs) / menciptakan produk baru.

Sebuah aktivitas menggunakan suatu inputs tanpa memperbaharuinya kita menyatakan bahwa inputs tersebut seperti bacaan/rutinitas.

Dalam memahami aliran proses antara lain bertujuan untuk membangun pemilihan waktu pada proses yang berarti menetapkan waktu untuk setiap aktivitas atau jika lebih tepatnya pemilihan waktu diperlukan untuk setiap langkah pada proses tersebut.

Informasi pemilihan waktu dapat juga dikombinasikan dengan isi dan frekwensi untuk menghitung kegunaan pada proses sumber-sumbernya seperti orangg / tenaga dan mesin

MENGIDENTIFIKASI NILAI TAMBAH

Mengenali aktivitas penambahan nilai adalah menilai pengaruh yang kuat pada setiap aktivitas dalam proses penampilan luar dan proses tersebut untuk mengenali aktivitas yang memberikan tambahan nilai.

Tim perencana/perekayasa mengenali aktivitas-aktivitas dan lagkah-langkah yang menambah (atau mengurangi) nilai pada proses-proses tersebut, hal ini untuk diketahui dan dimengerti.

Hal yang penting / paling mudah untuk megenali langkah-langkah penambahan nilai adalah untuk mempertimbangkan pengaruh kuat pada langkah-langkah setiap ukuran penampilan dalam proses tersebut.

Tujuan dari ini semua adalah untuk membantu team perekayasa memahami kunci dari pertanyaan : mengapa kita melakukan sesuatu dengan cara yang kita lakukan? Dan apakah itu penting?

BENCHMARK

Benchmark adalah membandingkan antara penampilan proses-proses organisasi dan cara proses-proses itu dilakukan dalam organisasi sejenis atau setara yang relevan untuk mendapatkan ide-ide perbaikan atau dengan kata lain mencari perbandingan dengan perusahaan lain yang sejenis.

Garis –garis besar benchmarking antara lain sebagai berikut :
  1. Memilih area bisnis anda untuk diperbandingkan ketika area proses rekayasa mulai dilaksanakan.
  2. Menentukan tindakan-tindakan penting dalam proses tampilan
  3. Pertimbangan dari kemampuan yang dimiliki perusahaan dalam proses.
  4. Temukan perusahaan lain yang proses kemampuannya lebih baik dari perusahaan anda dan segera putuskan dengan menentukan aturan yang teerseleksi.
  5. Mengerti bagaimana proses-proses bekerja untuk menghasilka lebih baik bagi perusahaan.
  6. Putuskan perencanaan proses yang paling baik dari perusahaan lain yang bisa dipakai di perusahaan anda.
  7. Wujudkan/lakukan apa yang telah anda pelajari.

MEMPREDIKSI KESEMPATAN

Adalah mengukur derajat atau tingkat keperluan untuk berubah dan kesulitan/masalah/kendala yang ada pada perusahaan antara lain biaya untuk perubahan, keuntungan dari perubahan tsb dan alasan untuk berubah serta risiko dari perubahan tersebut.

Hal ini juga berarti step/langkah kesempatan yang mana yang lebih dekat/mudah untuk perbaikan/perubahan yang dapat dilakukan dengan tiba-tiba atau sesegera mungkin

MENDEFINISIKAN VISI

Adalah untuk menguji kerangka waktu dalam merealisasi tahap proses-proses visi dan kemungkinan dalam mengartikan keberhasilan sub-sub visi tersebut dalam proses yang sekarang dan dalam penyatuan visi secara lengkap. Hal itu berarti bahwa setiap visi adalah berkaitan dengan tujuan-tujuan perusahaan.

3. TAHAPAN SOLUSI : DESAIN TEKNIS (1)
TUJUAN DAN TUGAS TAHAP DESAIN TEKNIS

Tujuan desain teknis untuk membuat dimensi teknik dari proses baru. Tahapan desain teknis secara prosedur menggambarkan mengenai teknologi, standart, prosedur, system dan control tenaga kerja / pegawai yang terkait dalam proses rekayasa ulang. Secara prosedur desain berinteraksi secara social dan berkaitan dengan elemen-elemen teknik. Tujuan akhir dari tahapan ini merencanakan sistem dan prosedur pengembangan /pelimpahan, alat-alat yang dibutuhkan termasuk perangkat-perangkat lunak serta pelayanan, fasilitas-fasilitas pendukung.

Ada 10 tugas tahap desain teknis, yaitu :
  1. Model E-R
  2. Mengevaluasi keterkaitan antar proses
  3. Instrument kebutuhan informasi
  4. Konsolidasi antar muka dan informasi
  5. Alternative-alternatif tujuan
  6. Penempatan dan penjadwalan pengawasan
  7. Modularisasi proses
  8. Spesifikasi penyebaran
  9. Penerapan teknologi
  10. Implementasi rencana

Sekian artikel tentang Tipe dan Contoh Perangkat Lunak Untuk Pemetaan Proses Bisnis. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka
  • Hollander, Anita S, Accounting, Information Technology, and Solution Bisnis, McGraw Hill 
  • Charles T. horngen, Pengantar Akuntansi di Indonesia, Salemba empat, Jakarta 
  • Joseph W. Wilkinson, Accounting and Information Systems, John Wiley and Sons 
  • Raymond McLeod, Management Information Systems, Prentice Hall 
  • Jogiyanto. HM, Pengantar Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta 
  • Jogiyanto. HM, Sistem Analis dan Desain Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta

Sabtu, 28 Januari 2017

Tahap Persiapan dan Identifikasi Analisa Pemodelan Proses Bisnis

Tahap Persiapan dan Identifikasi Analisa Pemodelan Proses Bisnis - Secara umum, semua sasaran harus dikomunikasikan dengan baik dan pencapaian sasaran tersebut diumpanbalikkan kepada semua staf. Umpan balik dapat mendorong perbaikan kinerja dengan memberikan  sesuatu yang harus dicapai setiap orang.

TAHAP PERSIAPAN REKAYASA ULANG PROSES BISNIS

Kita menyebut metodologi BPR dengan rapid reengineering (rekayasa ulang cepat) atau Rapid re karena hal itu didesain untuk menghasilkan secara cepat, biasanya antara 6 bulan sampai 1 tahun. Dalam metodologi ada 5 tahapan yaitu :
  • Preparation (persiapan)
  • Identification (identifikasi)
  • Vision (visi)
  • Solution (jalan keluar)
  • Transformation (perubahan)

Dalam artikel ini kita mempelajari tahapan preparation (persiapan). Dalam tahap persiapan, terdiri dari empat tugas (task), yaitu :
  • Recognizing the need (memahami kebutuhan )
  • Developing executive consensus (mengembangkan kesepakatan eksekutif)
  • Training the reengineering team (pelatihan tim rekayasa ulang)
  • Planning the change (rencana perubahan)
Tahap Persiapan dan Identifikasi Analisa Pemodelan Proses Bisnis_
image source: nex-te.com
baca juga:

RECOGNIZING THE NEED  (MEMAHAMI KEBUTUHAN)

Perlu memahami organisasi dan apa yang hendak dicapai pada saat ini lengkap dengan teknologi dan proses yang digunakan, serta juga menilai lingkungan kompetitif tempat organisasi beroperasi.

Kebutuhan rekayasa ulang itu selalu memahami tujuan dari pada perubahan antara lain :
  • Perubahan pasar (a market change)
  • Perubahan teknologi (a technologi change)
  • Atau perubahan lingkungan

Ada tiga motivasi penyebab diperlukannya suatu perubahan yaitu :
  1. Kondisi tidak sehat (sakit/pain) → profit menurun, pasar menciut
  2. Kondisi ketakutan (fear) → kompetisi semakin tajam, perubahan pasar
  3. Suatu keinginan (ambition) → perluas pasar, merambah ke pasar baru

DEVELOPING EXECUTIVE CONSENSUS (MENGEMBANGKAN KESEPAKATAN EKSEKUTIF)

Hal ini dapat dikerjakan secara resmi pada waktu-waktu tertentu pada orang perorang atau pertemuan antar group, dengan percakapan sepintas lalu, memorandum, mengirim orang atau tim pada seminar-seminar perencanaan kembali, berbicara dengan teman sejawat di perusahaan-perusahaan lain dan kepada pembimbing dengan membaca dari keseluruhan aktivitas-aktivitas lain.

TRAINING THE REENGINEERING TEAM (PELATIHAN TIM REKAYASA ULANG)

Mempelajari team untuk menjalankan misinya.
Meliputi  :
  • Harapan manajemen
  • Membangun kerjasama
  • Pengajaran materi pendekatan
  • Memilih alat-alat manual / otomatis untuk digunakan di proyek
  • Mengadakan terminology biasa
  • Bekerja ke semua saluran yang ditargetkan
  • Menerima / memikul tanggung jawab untuk proyek.

Sebagai tambahan dari tujuan atau cita-cita bisnis, pengelola atau tim manajemen harus mengembangkan sebuah daftar dari isu/hal penting yang relevan berkaitan pada keadaan proyek.

PLANNING THE CHANGE (RENCANA PERUBAHAN)

Garis besar dari rencana perubahan berisi :
  1. Tujuan
  • Latar belakang permasalahan
  • Isu / masalah yang ada
  • Tujuan yang diharapkan
  • Daerah lingkungan
  • Kesepakatan team
  1. Membuat rencana
  • Tugas-tugas pekerjaan
  • Sumber-sumber tenaga
  • Penyampaian rencana
  • Tanggung jawab
  • Jadwal
  1. Rencana manajemen
  • Membuat laporan yang berkaitan dengan pekerjaaan
  • Memeriksa rencana manajemen
  • Membuat laporan perkembangan
  1. Perubahan rencana manajemen
  • Landasan dan ketertarikan organisasi
  • Penyampaian rencana
  • Penetapan rencana
  • Rencana campurtangan/pendekatan

TAHAP IDENTIFIKASI ANALISA PROSES BISNIS

MODEL PELANGGAN

Pelanggan yang dimaksud disini ialah yang menggunakan atau memanfaatkan proses tersebut. Pelaanggan tidak hanya yang membeli barang atau jasa perusahaan (pelanggan luar), tetapi juga mereka yang memanfaatkan jasa suatu bagian tertentu dari perusahaan (pelanggan dalam).

Pelanggan dari luar berdasarkan kebutuhan dan keinginan. Rekayasa ulang bermula/dimulai dari pelanggan karena semua yang perusahaan inginkan adalah keuntungan, prestise, penghargaan kesuksesan, pengakuan dari pasar. Hal inilah yang disebut bisnis.

Pelayanan pelanggan dan kepuasan pelanggan merupakan subyek bagian luas dari daftar kebaikan yang mereka harus miliki.

MENENTUKAN KEBUTUHAN DAN KEINGINAN PELANGGAN

Team BPR dalam perusahaan harus waspada dan hati-hati dengan ‘apa yang pelanggan sampaikan’ dan ‘apa yang pelanggan pikirkan’.

Masalah yang pertama : ketika pelanggan mengatakan/menyampaikan bahwa mereka menginginkan harga murah misalnya, apakah yang mereka maksud hanya harga yang murah tanpa dikaitkan dengan kualitas dan tampilan. Marketing professional harus mengkonsultasikan dan sepakat dengan masalah ini.

Masalah yang kedua : harus mengetahui siapa pelanggan tersebut. Pelanggan grosir ataukah pelanggan perseorangan / perusahaan.

MENDEFINISIKAN DAN MENETAPKAN UKURAN

Ukuran yang diinginkan oleh pelanggan dimaksudkan bersifat variatif dan standar sesuai keinginan dan kebutuhan pelanggan. Perusahaan harus bisa flexible disesuaikan dengan kemampuan yang ada.

MENDEFINISIKAN ENTITAS

Yang dimaksud dengan entitas adalah kesepakatan kesatuan pola pikir dalam perusahaan / organisasi. Memahami dengan lebih mendalam mengenai proses yang berlaku, untuk kemudian memperbaiki secara mendasar untuk menghasilkan kinerja yang lebih baik. Hal ini merupakan alat penting yang dapat digunakan untuk tim reengineering perusahaan. Sering juga disebut sebagai pemetaan proses.

PEMETAAN PROSES DALAM REENGINEERING

  1. MENGAPA DIPERLUKAN PEMETAAN
Usaha reengineering ialah usaha mengubah dalam arti memperbaiki perusahaan secara drastic dan radikal untuk meningkatkan mutu, pelayanan, produktifitas, dan keuntungan. Hal yang paling utama dalam revolusi reengineering ialah perubahan dalam proses di dalam perusahaan atau proses bisnis.

Menurut Jack I. Huffman, reengineering adalah salah satu dari empat bentuk strategi yang dapat dilakukan di dalam perusahaan. Empat strategi yang dimaksud ialah :
  1. Perbaikan proses bukan karena prosesnya salah (to fix that which is not broken) → strategi perbaikan untuk mengembalikan pada desain semula.
  2. Secara terus menerus memperbaiki produk, system, proses, dan aktivitas (continuous improvement strategy). Sangat cocok u/ melibatkan seluruh karyawan di perusahaan dan banyak tim.
  3. Strategi yang mengakibatkan perbaikan secara drastic tetapi tidak banyak melakukan perubahan → strategi renovasi
  4. Strategi yang paling dramatis, yaitu perubahan terutama dalam proses yang berlaku secara dramatis, drastic, radikal, dan total

Mengubah proses berarti mengganti proses yang sekarang menjadi proses yang baru, yang lebih baik. Jadi perlu gambaran yang lengkap mengenai keadaan proses sekarang, keadaan proses yang akan dituju, dan jalan menuju proses teersebut → diperlukan semacam road map, oleh karena itu disebut diperlukan suatu pemetaan proses (process mapping)

  1. APA YANG DISEBUT PEMETAAN PROSES
Pemetaan proses adalah suatu alat manajemen yang merupakan metodologi yang sudah teruji, untuk mengenal proses yang berjalan sekarang, yang akan digunakan untuk menunjukkan jalan menuju proses baru yang dituju dalam rangka reengineering. Konsep pemetaan proses dibuat dalam bentuk diagram alur kerja dengan penjelasan dalam teks, yang memuat setiap langkah penting dalam proses bisnis.

Ada proses yang menghasilkan barang atau jasa yang langsung dapat dinikmati oleh para pelanggan → proses pelanggan. Ada proses yang berlangsung dalam suatu perusahaan yang sama sekali tidak diketahui oleh pelanggan, namun diperlukan oleh perusahaan untuk menunjang pproses pelanggan tersebut → proses administrative. Proses yang dilakukan oleh para manajer untuk mendukung proses bisnis pada umumnya → proses manajemen , mis. : target bisnis, membuat perencanaan sehari-hari, mengalokasikan sumber dana, dll.

  1. VARIABEL BERDASARKAN PROSES
Hubungan antara kinerja perorangan dan kinerja perusahaan ini dapat dikenali dalam 3 variabel yang berdasarkan pada proses, yaitu :
  1. Tujuan Proses
Setiap proses pelanggan dan proses administrative memberikan kontribusi pada satu atau beberapa tujuan perusahaan. Oleh karena itu, setiap proses harus diukur sesuai dengan tujuan proses tersebut.
  1. Desain Proses
Desain proses dibuat untuk mencapai tujuan proses tersebut di atas. Untuk memperoleh bentuk yang cocok, perllu dibentuk tim antar fungsi yang membuat atau mengkaji hubungan antar proses dan subproses.

  1. Manajemen Proses
Proses tidak berjalan dengan sendirinya atau berhasil dengan sendirinya, masih diperlukan pengelolaan yang disebut manajemen proses. Ada 4 komponen yang mempengaruhi efektifitas manajemen proses yaitu :
  • Manajemen tujuan proses
  • Manajemen kinerja
  • Manajemen sumber daya
  • Manajemen antar fungsi

KONSEP PEMETAAN PROSES

Konsep basis dari pemetaan proses dapat digambarkan secara singkat dalam butir-butir kunci sebagai berikut :
  1. Mengenali suatu proses atau system dengan menciptakan ‘peta proses’ yang secara grafis menunjukkan hal-hal dan aktivitas yang dilakukan oleh orang atau mesin.
  2. Membedakan antara fungsi apa yang harus dilaksanakan oleh suatu system dan bagaiamana suatu system itu disusun untuk melaksanakan fungsi terssebut.
  3. Membuat struktur dari peta proses secara hirarkis denga fungsi utama di atas, dan proses selajutnya dari pada peta yang lebih terperinci. Setiap peta harus konsisten.
  4. Membuat jadwal berkala untuk penelitian kembali peta proses tersebut. Ini untuk menjaga agar dan membuktikan bahwa tim yang ditunjuk melakukan usaha terbaik dalam memperbaiki proses.

Harus dibedakan antara ‘peta proses’ dan ‘pemetaan proses’
Peta proses → sekedar gambaran grafis mengenai proses
Peta proses terdiri dari :
  1. Diagram grafik secara hierarkis
  2. Teks yang melengkapi
  3. Penjelasan istilah umum dan definisi proses, yang semuanya memiliki referensi silang satu sama lain

Pemetaan proses → terdiri dari aktivitas-aktivitas kunci

MENGIDENTIFIKASI AKTIVITAS

Kegiatan dalam mengidentifikasi aktivitas sebagian besar adalah memahami kegiatan yang memerlukan suatu perubahan. Perubahan yang berkaitan dengan pelanggan untuk mengetahui apa yang pelanggan butuhkan atau inginkan.

Kegiatan ini didata untuk mengetahui adanya penambahan keuntungan/ value, dan mereka harus melakukan dengan benar agar tercapai tujuannya. Dari semua kegiatan dipilahkan mana yang member tambahan keuntungan (proses pelanggan) dan mana yang hanya sebagai support atau administrasi internal (proses administrasi/proses manajemen).
 
MENGEMBANGKAN MODEL PROSES

Dalam metodologi Rapid.  pengembangan model proses bermaksud mewujudkan/menggambarkan apa yang mereka akan rubah. BPR mengidentifikasi variabel dari kesatuan proses yang ada dalam penggunaan kaitan proses yang saling berhubungan. Mereka fokus dari proses awal ke proses transisi/perubahan dan dalam mengerjakan kegiatan berubah dari suatu tempat/lokasi  ke tempat/lokasi  lain. Perubahan dalam proses merupakan kunci dari BPR. Hal ini berarti alat/tools, teknik dan harapan bahwa itu akan membawa perubahan pelayanan bagi pelanggan luar (external customers) dan bisa juga bagi pelanggan dalam (internal customers). Dengan kata lain pelayanan pelanggan merupakan suatu kegiatan yang diperlukan dalam pengembangan proses.

REKAYASA ULANG PROSES

Kebanyakan perusahaan melakukan rekayasa ulang (reengineering) untuk mengurangi biaya, tetapi tidak hanya itu saja alasannya. Grant Thornton mengudakan studi dan menjumpai lima alasan utama mengapa perusahaan melakukan reengineering, yaitu :
  1. Mengurangi biaya 84 %
  2. Meningkatkan mutu             79 %
  3. Meningkatkan kecepatan (produksi) 62 %
  4. Memecahkan ancaman kompetisi             50 %
  5. Mengubah struktur organisasi 35 %
  6. Lain-lain   9 %

Kesempatan terbesar dalam reengineering terletak pada tiga daerah berikut :
  1. Reengineering proses fungsional             65 %
  2. Reengineering produk 23 %
  3. Reengineering secara umum 12 %

Reengineering membawa perubahan besar dalam mengoptimalkan penggunaan orang dan teknologi dalam memproduksi produk baru, dalam menyajikan layanan baru yang lebih baik, dalam memperbaiki proses sekarang, dalam memperbaiki usaha bisnis, dan dalam proses penunjang administrative.

Dr.Michael Hammer dan James Champy, mengatakan bahwa dari sekian banyak proyek reengineering yang mereka saksikan, hanya 30 % yang berhasil. Ini menandakan bahwa meskipun reengineering menjanjikan hasil  yang sangat besar, namun tidak mudah untuk melaksanakannya.

Sekian artikel tentang Tahap Persiapan dan Identifikasi Analisa Pemodelan Proses Bisnis. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka
  • Hollander, Anita S, Accounting, Information Technology, and Solution Bisnis, McGraw Hill 
  • Charles T. horngen, Pengantar Akuntansi di Indonesia, Salemba empat, Jakarta 
  • Joseph W. Wilkinson, Accounting and Information Systems, John Wiley and Sons 
  • Raymond McLeod, Management Information Systems, Prentice Hall 
  • Jogiyanto. HM, Pengantar Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta 
  • Jogiyanto. HM, Sistem Analis dan Desain Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta

Tujuan, Manfaat dan Contoh Pengembangan Produk Menurut Ahli

Tujuan, Manfaat dan Contoh Pengembangan Produk Menurut Ahli - Produk dirancang untuk dibuat, seringkali disebut desain-untuk-siklus hidup di mana produksi, distribusi, dan akhirnya penghancuran produk dipertimbangkan agar sedapat mungkin memenuhi kebutuhan pelanggan. Siklus hidup yang lebih singkat akibat persaingan yang semakin ketat, khususnya dalam aspek lingkungan dan kesehatan, telah memfokuskan banyak perhatian pada proses pengembangan produk dan jasa baru.

VARIASI PRODUK

Dalam usaha menarik dan mempertahankan pelanggan yang ilusif dan cerdas, perusahaan menggantungkan upayanya pada penawaran prouk atau jasa yang sangat ter-customized. Strategi mass customization baru-baru ini diadopsi oleh segelintir perrusahaan sukses.

TUJUAN PENGEMBANGAN PRODUK BARU

Ada dua tujuan utama yang harus ditetapkan dalam langkah awal pengembangan produk atau jasa baru apapun :
  • Persyaratan produk atau jasa sebagaimana yang ditentukan oleh professional pemasaran dan desain
  • Persyaratan proses yang ditentukan oleh orang-orang yang bertugas dalam produksi atau penyampaian produk atau jasa

Kerja sama dan kerja tim untuk merancang produk atau jasa dan proses secara bersama-sama merupakan kunci keunggulan kompetitif kompetitif yang nyata.

Tujuan, Manfaat dan Contoh Pengembangan Produk Menurut Ahli_
image source: www.linkedin.com
baca juga:


KOMPONEN-KOMPONEN ORGANISASI

Sangat bermanfaat bila mengggunakan pandangan yang lebih tinggi tingkatannya terhadap proses-proses yang ada dalam organisasi. Sebagian besar dapat dibagi menjadi dua elemen berbeda yaitu :
  • Front office àfront-room
  • Back office à back-room
Sangat penting mengenal perbedaan keduanya dalam hal desain dan manajemen.

FRONT-OFFICE

Pelanggan dan organisasi saling ‘bertemu’ di front-office. ‘Pertemuan’ terjadi di mana organisasi dan pelanggan berhubungan .  Hal  ini mungkin dilakukan melalui orang atau teknologi. Armada pejual, telepon dan ATM merupakan contoh-contoh saluran pertemuan jasa. Personil jasa, memainkan peranan dalam front office yang sama besarnya dengan personil penjualan dalam sebuah toko. Dalam organisasi jasa, front-office seringkali lebih besar daripada back office, sementara perusahaan manufaktur malah kebalikannya. Proses dan system pendukung harus berfokus pada peningkatan kemampuan pelanggan dan staff untuk mencapai pertukaran yang memuaskan.

BACK-OFFICE

Merupakan jasa penyampaian dan pendukung front office. Tidak berarti back office kurang penting. Keduanya saling mendukung. Dalam back office, unsure kuncinya adalah skedul atau informasi permintaan, setiap material yang dibuutuhkan untuk menghasilkan produk yang diinginkan.

KETERKAITAN FRONT-OFFICE / BACK-OFFICE

Keterkaitan antara pelanggan dan ffront office dan pada gilirannya front office dan back office perlu dilaksanakan secara halus dan efektif, bila memungkinkan keterkaitan antara front office dan back office harus transparan bagi pelanggan. Jika muncul masalah maka harus ditangani secara cepat, pelanggan dipuaskan dan karenanya dapat dipertahankan.

Ada sejumlah pertimbangan yang berlaku bagi semua bagian system operasional, yaitu :
  • Lead time dalam proses – berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan?
  • Manajemen kapasitas – apakah sumberdayanya memadai, dantidak berlebihan?
  • Manajemen persediaan – di mana stok harus ditempatkan selama proses ?
  • Manajemen kualitas – bagaimana seharusnya menangani kualitas?
  • Pengukuran prestasi - bagaimana proses berlangsung dan bagaimana menyempurnakannya?

MANAJEMEN KAPASITAS, PERSEDIAAN, DAN KUALITAS

Dalam istilah operasi, permintaan dan penawaran seringkali disebut load dan kapasitas :
  • Load merupakan permintaan yang ditempatkan pada system operasional, atau permintaan yang telah dimasukkan ke dalam sistem
  • Kapasitas merupakan kemampuan system operasional untuk menangani permintaan, atau kemampuan untuk memenuhi load.
  • Output adalah tingkat actual di mana load sedang diproses. Jika perusahaan sepenuhnya dipenuhi dengan load, maka output aka sama dengan kapasitas efektif.

MANAJEMEN KAPASITAS

Dalam mengelola kapasitas, ada tiga strategi generik yang sering ditetapkan :
  • Level – yaitu operasi mempertahankan outputnya pada tingkat konstan tertentu dan menggunakan stok dan manipulasi permintaan untuk menyeimbangkanload dalam system. Contoh operasi dokter.
  • Chase – di mana kapasitas berubah-ubah untuk memenuhi perubahan permintaan.
  • Coping – salah satu cara untuk mengelola penawaran dan permintaan adalah mengatasinya. Jika permintaan melebihi kapasitas dan organisasi yang menyampaikan produk atau jasa harus mengatasi situasi. Kunci strategi coping adalah memahami apa yang diprioritaskan untuk disampaikan system tersebut dan di mana kemungkinan terjadi kegagalaan dengan dampak paling kecil.

MANAJEMEN PERSEDIAAN

Persediaan dapat digunakan untuk meningkatkan tingkat layanan pelanggan, melindungi operasi dri kekacauan pasokan, meningkatkan fleksibilitas dan memanfaatkan diskon kuantitas (pembelian dalam jumlah besar). Kerugiannya adalah bahwa persediaan sangat mahal, baik dalam biaya kesempatan maupun bioaya administrasi dan penanganan.

Jenis-jenis utama persediaan dapat dikategorikan sebagai berikut :
  • Persediaan Bahan Mentah (PBM) – biasanya disediakan untuk mencegah terjadinya gangguan dalam pasokan
  • Barang Dalam Proses (BDP) – tanpa BDP tidak aka nada produksi dan sementara banyak program perbaikan yang mengajarkan produksi tanpa persediaan atau persediaan nol. JEDI (Just Enough Desirable Inventory) untuk menggambarkan kebutuhan persediaan yang mencakup pula keinginan bahwa persediaan tersebut harus diminimalkan.
  • Persediaan Barang Jadi (PBJ) – disediakan untuk mengatasi fluktuasi permintaan, mencegah terjadinya gangguan pasokan, dan untuk memenuhi permintaan pelanggan ‘off the shelf’. Untuk memenuhi permintaa ‘off the shelf’, tingkat persediaan akan ditentukan oleh tingkat layanan pelanggan yang ditargetkan, biasanya dikenal dengan istilah first pick availability, yaitu proporsi pesanan pelanggan yang tersedia pada saat yang dibituhkan.

Penambahan persediaan dikelola dalam berbagai cara :
  • Periode pemesanan ulang – di mana pesanan baru ditetapkan pada periode waktu spesifik dengan kuantitas pesanan yang tergantung pada tingkat persediaan saat ini.
  • Tingkat pemesanan ulang – di mana persediaan baru hanya dipesan bila tingkatnya berada di bawah tingkat yang telah ditentukan sebelumnya, dengan kuantitas pesanan yang akan segera ditentukan.
  • Material Requirements Planning (MRP) – merupakan penentuan fase waktu kebutuhan persediaan yang didasarkan pada disagregasi produk jadi ke dalam setiap komponennya.

Logistic dan jaringan pasokan

Logistic mencakup semua aspek penyimpanan dan pemindahan orang dan material antar Negara, tantar tempat, dan dalam suatu tempat tertentu. Logistic merupakan bidang penting yang perlu dipertimbangkan semua operasi. Bagaimana cara terbaik suatu operasi membawa input yang dibutuhkan ke tempat dibutuhkannya dan setiap baranng jadi atau penumpang ke lokasi yang diinginkan.

Virtual inventory

Merupakan filosofi yang banyak memanfaatkan teknologi informasi. Persediaan total suatu organisasi dikelola seolah-olah ada gudang tunggal yang besar meskipun secara fisik gudang tersebut  terletak di tempat-tempat yang lokasi geografisnya tersebar.

MANAJEMEN KUALITAS

Total Quality (TQ), kadangkala disebut TQM,TQC,TQE

Konsep ini telah menjadi prioritas sebagian besar organisasi, yaitu sebagai alat untuk:
  • Menyempurnakan layanan pelanggan
  • Mengurangi biaya

Biaya Kualitas

Biaya-biaya ini dapat dikategorikan sebagai berikut :
  1. Biaya kegagalan yang terdiri dari biaya-biaya yang ditimbulkan akibat :
  • Sisa bahan dan pengerjaan ulang – di mana produk dan jasa harus dikerjakan lagi untuk kedua kalinya guna membetullkan kesalahan yang terjadi.
  • Klaim garansi – di mana produk dan jasa yang disediakan gagal memenuhi janji yang dinyatakan dan para pelanggan mengklaim kompensasi kembali melalui system garansi yang memerlukan biaya untuk merealisasikan.
  • Keluhan pelanggan – jika pelanggan mengeluh, mereka mengkonsumsi waktu dan sumber daya staf organisasi
  • Kehilangan goodwill pelanggan – di mana pelanggan menjadi kecewa terhadap organisasi dan kemungkinan cenderung akan membeli dari pesaing di masa mendatang.
  1. Biaya penilaian
  • Inspeksi – biaya-biaya yang berkaitan dengan usaha menginspeksi barang-barang untukk mengidentifikasi tingkat kualitasnya.
  • Pengukuran – biaya-biaya pengukuran secara actual tingkat kualitas suatu opersai secara keseluruhan.
  • Pengujian – biaya-biaya untuk menguji produk dan jasa, termasuk pula biaya mengkonsumsinya

  1. Biaya pencegahan
  • Pelatihan – biaya-biaya melatih karyawan
  • Pekerjaan desain awal – yang dipresepsikan lebih mahal daripada yang dilakukan saat ini, meskipun bila dilakukan dengan benar, biaya dapat dikurangi.

  1. Factor psikologis atau hassle factor – kerapkali biaya yang paling sulit diukur adalah pengaruh buruk dari kualitas rendah dan masalah yang menyertainya terhadap staf à staf yang bermoral rendah dan stress dapat menyebabkan penurunan kualitas jasa.

System Kualitas

Dalam beberapa tahun terakhir , standar bagi system kualitas semakin penting seiring dengan banyaknya pemerintah dan bisnis swasta di seluruh dunia yang menspesialisasikannya ketimbang menggunakan standar mereka masing-masing. International Standart Organization menetapkan ISO9000 sebagai standar internasional yang mengatur operasi system kualitas suatu perusahaan.

Statistical Process Control (SPC)

SPC memberi tekanan lebih pada proses daripada produk, dan peranan utamanya adalah untuk  memberikan umpan balik mengenai kondisi operasi prooses dan dnegan demikian memungkinkan usaha eliminasi setiap kesalahan dalam proses.

PENGUKURAN KINERJA

Semua organisasi bertujuan agar dapat sangat efektif, sangat efisien, dan sangat adaptif. Apabila efektifitas didefinisikan sebagai ‘melakukan sesuatu yang benar’ dan efisiensi sebagai ’melakukan sesuatu dengan benar’ maka idealnya suatu perusahaan harus ‘melakukan sesuatu yang benar dengan benar’.


Perusahaan-perusahaan yang sangat efisien tetapi tidak efektif akan mati terlebih dahulu di pasar;mereka sama sekali tidak punya cara untuk memperlambat kematian.
Mengukur kinerja merupakan kunci untuk menjadi efektif dan efisien, jika tidak berarti tidak melakukan pengelolaan.

Pengukuran dan Target (Sasaran)

Sasaran merupakan unsur penting dalam memotivasi kinerja dan ussaha perbaikan. Sasaran harus menekankan kebutuhan akan perbaikan dan inovasi secara berkesinambungan, dan sasaran perbaikan tahunan harus melengkapi setiap ukuran absolute. Perlu memahami dampak sasaran efisiensi terhadap sasaran lainnya dalam system tersebut seperti tingkat kualitas. Mis. mengurangi biaya staf di toko, mungkin menyebabkan penurunan layanan pelanggan karena tidak cukup staf untuk melayani jumlah pelanggan yang besar. Dalam situasi ini, beberapa pelanggan mungkin jemu dan beralih ke perusahaan lain.

Segala sesuatu yang terjadi dalam proses dapat ditempatkan dalam salah satu di antara dua kategori berikut :
  • Value adding
  • Non-value adding

Dalam merancang setiap proses baru, organisasi harus berusaha menjamin bahwa value adding activities-nya dilakukan secara efisien dan bahwa proses tersebut memiliki non-value adding activities minimum. Ukuraan yang bermanfaat untuk diterapkan dalam merancang suatu proses guna memantau kinerja adalah efisiensi throughput.

Efisiensi Throughput

Efisiensi troughput merupakan indicator kunci dari efisiensivalue adding organisasi dan didefenisikan sebagai berikut :
                                                               Waktu isi pekerjaan (work content time)
            Efisiensi throughput        = ________________________________  x 100 %
                                                            Total waktu dalam sistem

Membentuk Sistem Pengukuran Kinerja

Kaplan dan Norton mengembangkan suatu teknik untuk membentuk serangkaian ukuran kinerja yang dikenal dengan ‘balanced score card’. Score card  tersebut , biasanya antaar 15 – 20 ukuran level tinggi yang berbeda, dibagi menjadi empat kategori :
  • Finasial : misalnya profitabilitas, aliran kas, pangsa pasar, return on investment.
  • Pelanggan : misalnya kepuasan pelanggan, kinerja penyampaian, retensi pelanggan
  • Internal : misalnya perputaran persediaan, ruang yang dipergunakan, tenaga kerja yang dipergunakan.
  • Inovasi dan pembelanjaan ; misalnya tingkat kemajuan teknologi, jumlah proyek bersama.

Manajemen harus memilih ukuran-ukuran kunci dalam setiap kategori dengan menetapkan tujuan dalam rangka mendukung strategi bisnis mereka kemudian menentukan ukuran-ukuran untuk mendukung pencapaian tukuan tersebut.

Ukuran-ukuran lain yang membantu memfokuskan perhatian adalah :
  • Analisis profitabilitas pelangggan- pelanggan mana yang paling menguntungkan, dan barangkali, pelanggan mana yang menghabiskan uang perusahaan?
  • Analisis profitabilitas produk/jasa- produk dan jasa mana yang palaing menguntungkan (mana yang paling merugikan)?- ini bermanfaat khususnya jika ingin mengurangi variasi produk.

Sekian artikel tentang Tujuan, Manfaat dan Contoh Pengembangan Produk Menurut Ahli. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka
  • Hollander, Anita S, Accounting, Information Technology, and Solution Bisnis, McGraw Hill 
  • Charles T. horngen, Pengantar Akuntansi di Indonesia, Salemba empat, Jakarta 
  • Joseph W. Wilkinson, Accounting and Information Systems, John Wiley and Sons 
  • Raymond McLeod, Management Information Systems, Prentice Hall 
  • Jogiyanto. HM, Pengantar Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta 
  • Jogiyanto. HM, Sistem Analis dan Desain Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta
  • Jogiyanto. HM, Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer, Andi Offset, Yogyakarta

Karakteristik dan Contoh Kasus Rekayasa Ulang yang Berhasil

Karakteristik dan Contoh Kasus Rekayasa Ulang yang Berhasil - Tidak formula yang menjamin keberhasilan suatu reengineering. Yang ada hanya petunjuk berupa prinsip-prinsip, teknik, pengalaman, kunci keberhasilan, dan hal-hal sejenis itu. Salah satu dari petunjuk yang diberikan berdasarkan pengalaman ialah beberapa karakteristik proses yang dapat dikenali dari suatu reengineering yang baerhasil.

Karakteristik yang dimaksud adalah :

1. Pelanggan paling diutamakan
  • Pelanggan internal /eksternal 
  • Apa yang menjadi kepentingan pelanggan adalah kepentingan Anda juga 
  • Reengineering mulai dari luar dan bawa ke dalam perusahaan 

2. Ciptakan dan pertahankan hanya yang memberikan nilai tambah
  • Proses/bagian yang perlu dipertahankan dan diciptakan ialah yang memberikan nilai tambah (added value) 
  • Yang menimbulkan biaya tambah (cost centre) perlu dihilangkan 

3. Pimpin dari atas dan kerjakan perincian dari bawah
  • Reengineering ialah strategi bisnis yang sangat penting, oleh karena itu harus dipimpin dari paling atas dan jangan diserahkan pada lapisan bawah 
  • Sedangkan perincian cetak biru dapat diserahkan pada professional / tenaga ahli yang lebih mengerti 

4. Desain dari keseluruhan dan implementasi mengenai yang kecil-kecil
  • Harus mengenai keseluruhan sehingga proses tidak kehilangan arah dan tujuan 
  • Implementasi mengenai hal yang kecil-kecil dan dilaksanakan sesuai denga jadwal yang telah ditentukan 

5. Disiplin dan tetap pada itu
  • Cara dan teknik yang telah dipilih, harus tetap digunakan secara konsisten sampai selesai 
  • Disiplin diperlukan selama proses berlangsung 
  • Dapat dilakukan improvisasi tertentu, namun harus tetap pada alur konsep dasar semula 

6. Jangan biarkan konsultan melakukannya untuk Anda atau kapada Anda
  • Konsultan yang baik ialah yang memberikan petunjuk arah, pedoman, rambu-rambu, dan kegunaan teknologi informasi pada perusahaan Anda dalam rangka reengineering, sedangkan keputusan akhir harus pada Anda sendiri 
  • Jangan biarkan konsultan mengambil keputusan untuk perusahaan Anda atau Anda bertindak menyerahkan segala-galanya pada mereka.

Di samping karakteristik, ada juga beberapa petunjuk arah (beacon) yang dapat membantu, yaitu :
  1. strategi bisnis ;
  2. proses bisnis dan alur kerja ;
  3. struktur kerja dan organisasi ;
  4. teknologi infromasi ;
  5. system penghargaan ;
  6. strategi manajemen ;
  7. nilai dan budaya;

Karakteristik dan Contoh Kasus Rekayasa Ulang yang Berhasil_
image source: transireltd.files.wordpress.com
baca juga:

1. PROSES PENYAMPAIAN PRODUK DAN  JASA

Pelanggan dipikat dengan janji-janji dan dipertahankan melalui kepuasan. Pemasaran dapat memberikan janji-janji tetapi hanya perusahaan secara keseluruhan yang dapat memberikan kepuasan.  Philip Kotler.

TUGAS PELAYANAN

Dalam merancang serangkaian proses untuk menyampaikan suatu produk dan jasa, harus dijelaskan dengan jelas persyaratan pasar dan pelanggan yang ada di dalamnya. Desain proses dipengartuhi oleh factor-faktor lain. Secara keseluruhan keempat elemen kunci yang harus dipertimbangkan adalah :
  • Permintaan pelanggan
  • Pola permintaan
  • Kendala-kendala
  • Target efisiensi

Keempat elemen dikombinasikan untuk membentuk deliverables bagi suatu proses penyampaian barang dan jasa → persyaratan kombinasi tersebut dinamakan sebagai tugas pelayanan (service task).

Tugas pelayanan_
Tugas pelayanan

PERMINTAAN PELANGGAN

Memahami bagaimana cara memuaskan pelanggan tidaklah selalu semudah yang dibayangkan. Organisasi harus berorientasi pada kebutuhan pelanggannya dan menentukan dasar yang akan mereka gunakan untuk bersaing. Secara umum perusahaan dapat bersaing dengan  dasar yang dapat dikategorikan sbb. :
  • Kualitas
Ada dua aspek utama kualitas yang perlu dibedakan, yaitu :
Konsistensi → seberapa konsisten produk dan jasa sesuai dengan yang diharapkan
Kapabilitas → seberapa baik produk dan jasa dapat memenuhi kebutuhan pelanggan

Dimensi kualitas Garvin u/ kualitas produk (mis. Mobil)
  1. Kinerja → karakteristik operasi utama suatu produk
  2. Sifat → karakteristik sekunder / sup;emen suatu produk
  3. Keandalan → keandalan suatu produk
  4. Kesesuaian → bagaimana kesesuaian produk dengan spesifikasinya
  5. Daya tahan → berapa lama produk tersebut dapat digunakan sebelum produk menjadi mahal perawatannya.
  6. Kemempuan untuk direparasi → seberapa mudah produk dapat direparasi dalam hal kecepatan dan biaya
  7. Estetika → bagaimana penampilan produk, suaranya, rasanya, atau baunya
  8. Perceive quality → banyak dimensi kualitas tidak dapat digolongkan dalam suatu katagori secara tegas, tetapi mungkin signifikan bagi pelanggan

Dimensi kualitas Fitzgerald u/ kualitas jasa (mis. Bank)
  1. Akses → seberapa mudah para pelanggan untuk mengakses
  2. Estetika/penampilan → bagaimana penampilan outlet jasa menurut pelanggan
  3. Ketersediaan → apakah jasa tersedia pada saat dibutuhkan
  4. Kebersihan/kerapihan → seberapa bersih dan rapi fasilitasnya
  5. Kenyamanan → tingkat kenyamanan baik secara fisik maupun mental dalam menerima pelayanan
  6. Komunikasi → seberapa baik komunikasi penyedia jasa dengan pelanggan
  7. Kompetensi → seberapa besar kompetensi penyedia jasa untuk memberikan pelayanan
  8. Kesopanan → seberapa sopan sikap penyedia jasa
  9. Keramahtamahan → seberapa ramah jasa diberikan
  10. Keandalan → apakah jasa tersebut andal
  11. Daya tanggap → seberapa responsive organisasi terhadap permintaan
  12. Kemanan → seberapa aman jasa dan pengalaman jasa tersebut.

  • Fleksibilitas
Fleksibilitas dapat diterapkan dalam tiga aspek utama :
  1. Desain
  2. Volume
  3. Ragam
Setiap organisasi yang berusaha memahami fleksibilitasnya dalam setiap aspek, perlu mempertimbangkan dimensi-dimensi berikut :
  1. Rentang (range)
  2. Respon
  3. Mobilitas
  4. Keseragaman
  • Keandalan penyampaian
Keandalan penyampaian merupakan hal penting dalam banyak industry. Keandalan financial merupakan kunci untuk menjaga keandalan penyampaian dalam periode waktu yang diperpanjang dan ketiadaan aspek ini dapat menyebabkan kehilangan pesanan.

  • Kecepatan
Kecepatan menjadi basis persaingan yang semakin penting. Kecepatan ini dapat dipandang dari dua aspek :
  1. Delivery lead time – waktu yang dibutuhkan untuk operasi kerja sehari-hari → Seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyampaikan produk atau jasa kepada pelanggan.
  2. Development lead time – waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkaan dan melaksanakan produk, jasa dan proses mendatang → Seberapa lama waktu yang diperlukan untuk menyampaikan produk atau jasa baru ke pasar.

  • Harga
Harga tidak boleh dirancukan dengan biaya. Biaya merupakan suatu factor dalam mempertimbangkan keunggulan bersaing perusahaan, tetapi harga merupakan suatu mekanisme di mana perusahaan dapat bersaing dan mengelola permintaan.

  • Manajemen hubungan
Dalam manajemen hubungan diidentifikasikan dua bidang utama, yaitu :
  1. Kemitraan – perusahaan2 yang bekerja dalam kemitraan dapat mempertahankan hubungan dengan pelanggan lebih lama dan lebih menguntungkan daripada perusahaan-perusahaan yang hanya mengejar kesepakatan kontraktual langsung.
  2. Belajar – perusahaan yang bersedia dan mampu belajar dari pihak lain, termasuk pemasok, pelanggan dan perusahaan dalam industry lain akan dapat menjamin bahwa mereka tidak akan puas dengan diri sendiri dan juga mereka akan dapat mempertahankan keunggulan kompetitif.

Faktor higienis dan pemenang order

Perusahaan harus mengenali factor-faktor higienis pasar mereka dan menjamin bahwa kinerja mereka lebih tinggi daripada harapan akan factor-faktor tersebut. Para pelanggan akan dimenangkan dan dipertahankan karena keunggulan faktor-faktor tersebut, sehingga mereka mencari nilai-nilai tambah. Hal-hal yang menyebabkan pelanggan lebih tertarik untuk membeli dari suatu perusahaan daripada perusahaan yang lain adalah karena perusahaan tersebut memuaskan setiap criteria higienis, yang disebut factor-faktor keunggulan bersaing dan kadang-kadang disebut sebagai criteria memenangkan pesanan.

POLA PERMINTAAN
pola permintaan suatu produk dan jasa akan memainkan peranan signifikan dalam menentukan desain dan penyediaan sumber daya suatu system penyampaian.
Permintaan dapat bervariasi dalam sejumlah dimensi :
  1. Variasi
  2. Volume
  3. Variasi dalam sifat dan tingkat permintaan

Variasi dan volume

Dalam meneliti variasi dan volume, gagasan Runners, Repeaters dan Strangers, seperti yang dipergunakan Lucas Engineering, sangatlah bermanfaat.
  • Runners –adalah produk-produk atau jasa-jasa yang dihasilkan organisasi dalam basis yang mendekati terus-menerus.
  • Repeaters-adalah produk-produk atau jasa-jasa yang seringkali diminta, tetapi tidak secara konstan.
  • Strangers-kadangkala pelanggan meminta sesuatu yang bukan penawaran standar.

Variasi - permintaan akan beberapa barang dan jasa juga akan beraneka ragam dalam aspek selain volume dan variasi. Fluktuasi permintaan musiman mepengaruhi banyak industry.

Mengelola permintaan

Ada beberapa strategi yang dapat diadopsi oleh organisasi untuk mengelola permintaan akan barang atau jasa supaya dapat mengoptimalkan penggunaan proses :
  • Penetapan harga diferensial à Harga yang lebih rendah untuk pemakaian telepon dalam jam-jam sepi
  • Diskon atas pemesanan awal à pemesanan tempat duduk pesawat jauh-jauh hari/bulan.
  • Promosi u/ meningkatkan tingkat permintaan selama periode sepi
  • Janji dan reservasi u/mengatur tingkat permintaan dan mengelola harapan pelanggaan atas ketersediaan jasa.

KENDALA-KENDALA
Kendala-kendala dapat dikelompokkan dalam beberapa kategori sebagai berikut :
  • Pemerintah / legeslatif /peraturan
  • Kebijakan perusahaan
  • Kendala financial

TARGET EFISIENSI
Target efisiensi akan mempengaruhi jumlah dan sumber daya yang dapat digunakan oleh proses, termasuk orang, mesin, computer, fasilitas, sumber daya financial, dan lain-lain. Target-target tersebut akan mempengaruhi desain proses. Banyak perusahaan menggunakan target efisiensi untuk memberikan jawaban biaya-rendah inovatif terhadap berbagai permasalahan.

Tipe proses bisnis

Terdapat tiga jenis proses bisnis:
  1. Proses manajemen, yakni proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya semisal Manajemen Strategis
  2. Proses operasional, yakni proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.
  3. Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Contohnya semisal akunting, rekruitmen, pusat bantuan.

Pengelolaan bisnis proses yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan pada organisasi perusahaan yang banyak, yaitu :
  1. Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer.
  2. Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar.
  3. Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin.
  4. Organisasi dapat mengelola dengan baik interrelasi proses-proses antar bagian yang ada.

Keuntungannya adalah :
  • Organisasi dapat memonitor secara sistematik aktifitas-aktifitas pada setiap proses pada bisnis prosesnya.
  • Organisasi dapat dengan mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin.
  • Organisasi dapat memahami proses setiap perubahan input menjadi output pada bisnis prosesnya.
  • Organisasi mampu melakukan pengukuran pada setiap perubahan pada kondisi perusahaan.
  • Organisasi dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar.

Suatu proses bisnis adalah “satu rangkaian aktivitas yang diharapakan untuk memenuhi tujuan strategis dari suatu organisasi.”
  • Operating Events adalah suatu aktivitas operasi yang dilaksanakan di dalam proses bisnis untuk menyediakan barang dan jasa untuk konsumen.
  • Information Events termasuk tiga aktivitas : merekam data tentang kejadian operasi, pemeliharaan data referensi yang penting untuk organisasi, dan melaporkan informasi yang dibutuhkan untuk manajemen dan pengambil keputusan yang lain.
  • Decision/Management Events adalah aktivitas dimana manajemen dan orang lain membuat keputusan tentang perencanaan, pengawasan dan evaluasi proses bisnis.

Penjualan Eceran Toko McKell’s Kasus Pos pemeriksaan —Aturan Bisnis
  • Masing-masing penjualan berlangsung pada specific register (lokasi).
  • Masing-masing penjualan melibatkan hanya one customer (agen eksternal).
  • Hanya one salesperson (agen internal) yang bertanggung jawab atas masing-masing penjualan.
  • Masing-masing penjualan melibatkan one or more items of merchandise (sumber daya).
  • Jenis barang dagangan McKell’s are not uniquely identified. Masing-masing kelengkapan barang dagangan mengacu pada jenis dan penggolongan dari barang dagangan (e.g. ukuran 12 T-shirt putih, atau ukuran 9 sepatu tennis putih, atau ukuran 5 sarung tangan kulit).
  • Tenaga penjual dan pelanggan tidak mempunyai hubungan langsung, seban McKell tidak menugaskan pelanggan untuk tenaga penjual yang spesifik. Pelanggan dan tenaga penjual terkait hanya melalui penjualan

Sekian artikel tentang Karakteristik dan Contoh Kasus Rekayasa Ulang yang Berhasil. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka
  • Hollander, Anita S, Accounting, Information Technology, and Solution Bisnis, McGraw Hill 
  • Charles T. horngen, Pengantar Akuntansi di Indonesia, Salemba empat, Jakarta 
  • Joseph W. Wilkinson, Accounting and Information Systems, John Wiley and Sons 
  • Raymond McLeod, Management Information Systems, Prentice Hall 
  • Jogiyanto. HM, Pengantar Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta 
  • Jogiyanto. HM, Sistem Analis dan Desain Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta
Please enable / Bitte aktiviere JavaScript!
Veuillez activer / Por favor activa el Javascript![ ? ]