Pengertian Proyek, Kriteria, Fase, dan Proses Manajemen Proyek

Pengertian Proyek, Kriteria, Fase, dan Proses Manajemen Proyek - Pemahaman terhadap manajemen proyek dapat menentukan keberhasilan pengerjaan proyek agar sesuai dengan rencana. Melalui artikel ini diharapkan mampu memahami manajemen proyek.

PENGERTIAN PROYEK


Proyek :

• Usaha dalam waktu yang terbatas untuk mencapai tujuan /hasil tertentu (produk/jasa)
• Umumnya proyek melibatkan banyak orang seringkali dari berbagai bidang ilmu yang kegiatannya saling terkait

Jenis Kegiatan Proyek :

• Kegiatan untuk menghasilkan produk proyek
• Kegiatan yang menjamin produk proyek selesai sesuai persyaratan yang ditetapkan, terutama dalam hal : Cakupan, Waktu,  Biaya,  

Produk Proyek :

Produk antara Diserahkan sesuai jadwal sebelum proyek selesai Contoh: Hasil survei Hasil analisis Rancangan.

Produk akhir Diserahkan pada akhir proyek. Contoh: P/K dan jaringan terpasang Sistem aplikasi terpasang, Panduan bagi pengguna  Dokumentasi teknis sistem

Sifat Proyek :

• Sasaran unik.
• Berlangsung sementara.
• Perlusumber daya dari berbagai bidang, baik dari dalam maupun dari luar organisasi
• Personil, perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, dll
• Punya sponsor utama/ pelanggan, yang:
• menjadi penentu sasaran proyek
• menjadi penentu dalam hal finansial

• Proyek memiliki KENDALA  (sesuatu yang berasal dari/ditentukan oleh pihak luar proyek
• Dana/sumber daya, jumlah dan ketersediaannya
• Waktu pelaksanaan
• Cakupan

image source: raconteur.net

baca juga: 

• Inisiasi, Integrasi, dan Ruang Lingkup Manajemen Proyek

• Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi Menurut Ahli

• Manajemen Proyek Sumber Daya Manusia Menurut Ahli

• Konsep dan Pemikiran Manajemen Proyek Sebagai Profesi

• Pengertian Integrasi dan Koordinasi dalam Manajemen Proyek

PROYEK SEBAGAI RANGKAIAN FASE

• Manajer proyek dapat memandang proyek sebagai serangkaian fase-fase yang terkait untuk menghasilkan produk proyek.
• Siklus hidup proyek sangat bervariasi.
• Contoh: model spiral (Muench, 1994) yang melewati kuadran : identifikasi, perancangan, konstruksi, dan evaluasi
• Dapat dipandang sebagai kegiatan yang terkait dengan kelayakan proyek, diikuti dengan kegiatan yang terkait dengan akuisisi proyek (proyek diterima dan dilaksanakan) fokus pada hasil kerja

• Kegiatan dalam proyek yang terkait dengan produk proyek, mengikuti Siklus Hidup Produk
• Sifatnya bervariasi, tergantung produk proyek

Contoh: siklus hidup produk pada pengembangan SI:

• Model air terjun, memiliki tahapan linear
• Model spiral Boehm, memiliki tahapan iteratif
• Model bertumbuh, makin lama PRODUK makin lengkap
• Model R.A.D. (Rapid Application Development) dengan 4 fase, yaitu: perencanaan kebutuhan; desain oleh pengguna; konstruksi; pengalihan sistem (cut over).
• Model dengan prototipe
• Extreme programming, analisa dan desain tidak dimodelkan, se-olah2 langsung pemrograman

Ukuran proyek menentukan bentuk team, teknik dan tools yang diperlukan. 6 (enam) kategori ukuran proyek :

1. Trivial Proyek

Proyek sederhana umumnya dikerjakan oleh satu programmer (pembuat program, pengerjaannya biasanya dalam beberapa hari atau beberapa minggu.program yang dihasilkan kurang dari 500 baris yang mungkin disusun antara 10 -20 subrutin (modul).Pada kategori ini, memerlukan sedikit analisis formal, dokumentasi perancangan yang tidak terlampau rumit, tidak terlampau luas perencanaan uji coba program.

Contohnya : keperluan pribadi seorang programmer

2. Small Proyek

Biasanya dikerjakan oleh 1 – 4 programmer dan program dihasilkan terdiri dari 1000 – 2500 baris yang disusun dalam 25 – 50 subrutin ( modul) waktu pekerjaan umumnya antara 1 -6 bulan. Pada small proyek umumnya memerlukan sedikit interaksi antara programmer dengan pemakai (user)/pelanggan ( customer) . Small proyek memerlukan teknik dan notasi yang sudah standart, dokumentasi yang standart tetapi tingkatannya tidak terlalu formal, juga dibandingkan dengan large proyek.Contohnya : penyelesaian numerik masalah sains

3. Medium Proyek

Dikerjakan oleh 2-5 Programmer, lama pengerjaan 1-2 tahun dan jumlah baris 5K-50K.Contohnya : compiler berukuran tidak terlalu besar

4. Large Proyek

Memerlukan 5 – 10 orang programmer dengan waktu 2 – 3 tahun dan program yang dihasilkan terdiri dari 50.000 – 100.000 baris perintah, disusun dalam beberapa sub system.Komunikasi yang terjadi antara programmer, manager dan pelanggan atau pemakai umumnya terjadi dalam team.Contohnya : paket data base

5. Very Large Proyek

Dikerjakan oleh 100-1K , lama pengerjaan 4-5 tahun, dan jumlah baris 1M. Contohnya : sistem operasi besar

6. Extremmely Large Proyek

Dikerjakan oleh 2K-5K , lama pengerjaan 5-10 tahun, dan jumlah baris 1M-10M Contohnya : sistem pertahanan balistik

KRITERIA KEBERHASILAN PROYEK

Secara umum kirteria dan cara mengukur keberhasilan dari sebuah proyek adalah,

• Menentukan definisi tujuan (goal definition) yang jelas, maksudnya seberapa besar proyek yang akan dilaksanakan serta kebutuhan apa yang diperlukan oleh semua orang yang terlibat dalam pembuatan proyek.
• Hasil dari proyek tersebut dapat diterima oleh pelanggan, deadline yang tepat, serta sesuai anggaran atau tidak melebihi budget.
• Komitmen yang kuat pada suatu proyek, maksudnya proyek yang berhasil adalah proyek yang dapat memiliki komitmen dalam hal manajemen dan organisasi dalam sebuah proyek. Sesuai yang direncanakan maksudnya tidak mengambil jalan pintas dalam sebuah proyek. Terlihat dari harapan-harapan yang membangun di sebuah tim yang menangani proyek.
• Cakupan (Scope) proyek yang digarap sewajarnya, biasanya proyek yang berhasill memliki cakupan (scope) yang jelas, tidak serakah dan hasilnya pun sempurna.
• Biaya yang dikeluarkan ketika proyek terselesaikan tidak jauh dari rencana awal, maksudnya jangan sampai biaya yang dikeluarkan sudah besar, akan tetapi kualitas dari hasil sebuah proyek mengecewakan. Atau biaya yang dikeluarkan sudah banyak hasil proyeknya telat waktu.
• Kualitas yang baik, maksudnya ketika dilakukan proses pengujian hasil proyek sesuai dengan apa yang diharapkan. Jangan sampai hasil dari sebuah proyek cepat, tapi kualitasnya dikorbankan.
• Ketrampilan sumber daya manusia, maksudnya diperlukan SDM yang mempunyai kompetensi yang unggul atau ahli didalam bidangnya. SDM yang mempunyai jiwa disiplin tepat waktu, dapat membuat lingkungan kerja yang kondusif, serta pekerja yang dapat diatur oleh manajer.
• Komunikasi yang baik, maksudnya ketika tim proyek menjalankan sebuah proyek ada baiknya menjalin hubungan secara terus menerus kepada pemilik dan pengguna. Dan tidak menutup kemungkinan proyek yang berhasil adalah tim yang dapat menjalin komunikasi sesama tim
• Resiko yang ditimbulkandari sebuah proyek kecil, sebisa mungkin proyek yang dijalankan tidak menimbulkan resiko. Diharapkan seminimal mungkin resiko terjadi dalam sebuah proyek.
• Yang terakhir hasil dari sebuah proyek diharapkan tidak menimbulkan suatu permasalahan baru diperusahaan dalam artikata malah menyulitkan perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan.

Pihak-pihak yang menentukan keberhasilan dari suatu proyek :

• Owner/ Pemilik, pihak utama yang menentukan proyek berhasil atau tidak. Karena pihak ini merupakan ide utama sekaligus pemilik investasi materi berupa budget pada sebuah proyek.
• User/Pengguna, pihak kedua yang menentukan hasil proyek tersebut gagal. Karena pada tahap ini adalah tahap dimana hasil tersebut akan digunakan. Orang yang merasakan ketika menggunakan hasil dari proyek tersebut akan lebih nyaman atau tidak.
• Lingkungan/ Pihak luar seperti pemerintah, lingkungan sekitar atau bahkan Suplier dalam suatu proyek penjualan. Pihak luar dapat merasakan langsung ketika hasil suatu proyek berhasil dan terselesaikan.

Cara mengukur kebutuhan dari suatu proyek dapat digunakan beberapa tehnik, kebanyakan dari proyek besar menggunakan tehnik Gant Chart.Tetapi untuk sebuah proyek yang kompleks dan membutuhkan biaya yang cukup besar dapat menggunakan tehnik CPM (Critical Path Mehtode) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Dari beberapa cara mengukur kebutuhan dari sebuah proyek disesuaikan dengan mode dan seberapa besar proyek tersebut.

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK

Manajemen  proyek  merupakan  lapisan  pertama  dalam  proses  rekayasa  perangkat lunak skala besar. Untuk menuju pada proyek yang berhasil, perlu dimengerti tentang :

• Lingkup pekerjaan
• Resiko yang dapat ditimbulkan
• Sumber-sumber yang diperlukan
• Tugas yang harus dilaksanakan
• Patokan yang harus diikuti
• Usaha atau biaya yang dikeluarkan
• Dan Penjadwalan

Manajemen Proyek Yang Efektif harus meliputi  4 P :

(People, Product, Process, Project)

1. People/personil Faktor terpenting yg menjadi suksesnya suatu proyek
2. b) Product Software yg akan di bangun
3. c) Process Memberikan suatu aktifitas kerangka kerja dan rencana komprehensif bagi pengembangan perangkat lunak
4. d) Project Segala pekerjaan yang harus dilakukan untuk membuat produk itu terealisas

Awal Proyek Perangkat Lunak
Untuk   mengestimasi   biaya,   pembagian   tugas,   dan   penjadwalan,   sebelum   sebuah proyek direncanakan perlu :

• Memastikan tujuan dan ruang lingkup
• Memperhatikan alternatif-alternatif solusi
• Identifikasi batasan teknik dan manajerial

Pengukuran dan Satuan Ukuran
Pengukuran  dan  satuan  ukuran  akan  membantu  untuk  mengerti  proses-proses  dalam pengembangan  produk  dan  produk  itu  sendiri.  Proses  dan  produk diukur  dalam usaha  untuk meningkatkan kualitasnya.

Estimasi
Dalam aktifitas utama proyek yaitu perencanaan, dilakukan estimasi :

• Sumber daya manusia (ukuran orang/bulan)
• Jangka waktu kronologis (Ukuran waktu kalender)
• Biaya (Ukuran uang Rp)

Koordinasi Pelaksana Proyek
Struktur tim “terbaik” tergantung pada gaya manajemen sebuah organisasi, jumlah orang yang akan ada tim tersebut, dan tingkat keterampilannya, serta kesulitan masalah secara keseluruhan, Mantei [MAN81] mengusulkan tiga organisasi tim yang umum:

• Demokrasi terdesentralisasi(DD). Tim rekayasa perangkat lunak ini tidak memiliki yang permanen . Tetapi “koordinator” dipilih untuk bertugas di dalam durasi waktu yang pendek, yang kemudian diganti oleh yang lain yang mungkin bertugas untuk mengkoordinasi tugas-tugas yang berbeda.
• Terkontrol terdesentralisasi(CD). Tim rekeyasa perangkat lunak memiliki pemimpin tertentu yang mengkordinasi tugas-tugas khusus serta memiliki pemimpin-pemimpin sekunder yang bertanggung-jawab atas masalah sub-sub tugas. Pemecahan masalah merupakan aktivitas dari kelompok, tetapi implementasi dari pemecahan masalah di pecah di antara sub-sub kelompok oleh pimpinan tim.
• Terkontrol tersentralisasi (CC). Koordinasi pemecahan masalah tingkat puncak dan internal tim diatur oleh pimpinan tim. Komonikasi antara pimpinan dan anggota tim bersifat vertical.

Analisis Resiko

Analisis  resiko  sangat  penting  dalam  manajemen  proyek  perangkat  lunak.  Beberapa hal yang harus diperhatikan berkaitan dengan resiko adalah ;

• Masa yang  akan  datang  :  resiko  apa  yang  mempengaruhi  trend  (kecenderungan) proyek perangkat lunak
• Perubahan :    Bagaimana    perkembangan    dunia    mempengaruhi    keawetan    dan kesuksesan perangkat lunak
• Pilihan :  metode  apa  yang  dipakai,  berapa  orang  diperlukan,  seberapa  tinggi  kualitas perangkat lunak dan sebagainya

Analsis resiko merupakan serangkaian langkah untuk menyiasati resiko, yaitu :
Identifikasi resiko me-list semua resiko sesuai dengan kategori(secara makro) sebagai berikut :

1. Resiko  proyek  :  masalah  pembiayaan,  penjadwalan,  personil,  sumber  daya, pelanggan dan kebutuhan dikaitkan dengan  akibatnya terhadap pelanggan.
2. Resiko   teknis   :   masalah   desain,   implementasi,   antarmuka,   verifikasi   dan pemeliharaan.
3. Resiko  bisnis  :  termasuk  di  dalamnya  adalah  resiko  pasar,  resiko  manajemen, dan resiko pembiayaan.

METRIK PENGUKURAN PROYEK PL / SISTEM

Pengukuran merupakan sesuatu hal yang pokok bagi disiplin ilmu eksak. Pengukuran dapat digunakan pada proyek PL untuk membantu perhitungan, kualitas kontrol, perkiraan produktivitas  dan kontrol proyek.

• Pengukuran Output : Sebuah fungsi usaha dan waktu yang diaplikasikan
• Pengukuran Kesesuaian Pemakaian : Produk kerja yang dihasilkan 

METRIK DALAM PROSES DAN DOMAIN PROYEK

• METRIK PROSES
• METRIK PROYEK

Metrik harus dikumpulkan sehingga indikator proses dan indikator produk (proyek) dapat dipastikan.
Indikator prosesmemungkinkan :

1. sebuah organisasi rekayasa PL memperoleh pengetahuan tentang reliabilitas sebuah proses yg sedang berlangsung
2. manajer& pelaksana memperkirakan apa yg harus dikerjakan dan yang tidak.

Indikator proyek memungkinkan manajer proyek PL :

1. memperkirakan status sebuah proyek yg sedang berlangsung
2. menelusuri resiko-resiko potensial
3. menemukan area masalah sebelum masalah ‘menjadi semakin kristis’.
4. menyesuaikan aliran kerja atau tugas-tugas.
5. mengevaluasi kemampuan tim proyek untuk mengontrol kualitas hasil kerja RPL.

METRIK PROSES

Metrik proses digunakan untuk tujuan strategis.

Cara untuk meningkatkan proses perangkat lunak :

• mengukur atribut tertentu dari proses 
• mengembangkan serangkaian metrik yg berarti 
• menggunakan metrik itu untuk memberikan indikator yg akan membawa kepada sebuah strategi pengembangan.

Mengukur reliabilitas proses PL secara tidak langsung yaitu dengan mengambil serangkaian metrik berdasarkan keluaran yg dapat diambil oleh proses.

Keluaran menyangkut :

• pengukuran kesalahan yg ditemukan sebelum pelepasan PL.
• cacat yg disampaikan & dilaporkan oleh pemakai akhir.
• produk kerja yg dikirim.
• usaha manusia yg dilakukan
• waktu kalender yg digunakan
• konfirmasi jadwal
• dll

Kesalahan :
Ketidaksempurnaan pd sebuah produk kerja yg ditemukan oleh perekayasa PL sebelum PL itu disampaikan kepada pemakai akhir.

Cacat :
Ketidaksempurnaan pd sebuah produk kerja yg ditemukan oleh perekayasa PL setelah PL itu disampaikan kepada pemakai akhir.

Analisis kegagalan bekerja dengan cara sbb. :

1. Semua kesalahan & cacat dikategorikan dari awal
2. Biaya untuk mengkoreksi setiap kesalahan & cacat dicatat.
3. Jumlah kesalahan & cacat dari setiap kategori dihitung dan ditata dalam urutan naik.
4. Biaya keseluruhan dari kesalahan & cacat dalam setiap kategori dihitung.
5. Data resultan dianalisis untuk menemukan kategori yg menelan biaya besar.
6. Rencana dikembangkan untuk memodifikasi proses guna mengeliminasi kelas kesalahan  & cacat yg paling membutuhkan banyak biaya.

METRIK PROYEK

Tujuan metrik proyek :

1. untuk meminimalkan jadwal pengembangan dengan melakukan penyesuaian yg diperlukan untuk menghindari penundaan serta mengurangi masalah & resiko potensial.
2. untuk memperkirakan kualitas produk pada basis yg berlaku, dan bila dibutuhkan, memodifikasi pendekatan teknis untuk meningkatkan kualitas.

Pengukuran proyek PL bersifat taktis, yaitu bahwa metrik proyek & indikator yg berasal dari pengukuran digunakan oleh manajer proyek dan tim PL untuk mengadaptasi aliran kerja proyek & aktifitas teknis.

Selagi sebuah proyek berjalan, pengukuran usaha dan waktu kalender yg digunakan dibandingkan dengan perkiraan awal (dan jadwal proyek).

Manajer proyek menggunakan data tersebut untuk memonitor & mengontrol kemajuan.
Selagi PL berjalan dari spesifikasi ke perancangan, metrik teknik dikumpulkan untuk memperkirakan kualitas desain serta memberikan indikator yg akan mempengaruhi pendekatan yg akan diambil untuk memunculkan kode & modul serta pengujian integrasi (integrated test).

Model  lain dari metrik  proyek mengusulkan bahwa setiap proyek seharusnya mengukur :

• input ( pengukuran sumber daya)
• output (pengukuran kemampuan penyampaian atau produk kerja yg diciptakan selama proses RPL)
• hasil (pengukuran yg menunjukkan kemampuan penyampaian)

Sekian artikel tentang Pengertian Proyek, Kriteria, Fase, dan Proses Manajemen Proyek. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• Alan Denis, et all, System Analysis and Design With UML 2.0, Wiley, 2005 
• http://dbudiman-fakis.blogspot.com/2009/12/manajemen-proyek-software-engineering.html