Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi Menurut Ahli

Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi Menurut Ahli - Definisi Manajemen Proyek menurut H. Kerzner (1982) adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki vertikal dan horisontal. Konsep manajemen proyek adalah :

1. Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya 
2. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan secara spesifik. 
3. Memakai pendekatan sistem (system approach to management) 
4. Mempunyai hierarki horisontal disamping hierarki vertikal 

image source: www.transcendwireless.com

baca juga: Perilaku Manajemen Proyek dan Pengelolaannya Menurut Ahli

A. Wawasan Proyek versus Fungsional : Suatu Perbandingan

Tabel 2.2 memaparkan perbandingan antara wawasan manajemen proyek dengan manajemen fungsional.

Tabel 2.2

Fenomena	Wawasan Proyek (Manajemen Proyek)	Wawasan Fungsional (Manajemen Klasik)
- Lini-staff dikotomi	- Hierarki lini-staff serta wewenang dan tanggung jawabnya tetap ada sebagai fungsi penunjang	- Fungsi lini mempunyai tanggung jawab tunggal untuk mencapai sasaran
- Hubungan atasan dengan bawahan	- Manajer ke spesialis, kelompok dengan kelompok	- Merupakan dasar hubungan pokok dalam struktur organisasi
- Struktur Piramida	- Unsur-unsur rantai hubungan vertikal tetap ada, ditambah adanya arus kegiatan horisontal	- Kegiatan utama organisasi dilakukan menurut hierarki vertikal
- Kerja sama untuk mencapai tujuan	- Joint venture para peserta, ada tujuan yang sama dan ada juga yang berbeda	- Kelompok dalam organisasi dengan tujuan tunggal
- Kesatuan komando	- Manajer proyek mengelola, menyilang lini fungsional untuk mencapai sasaran	- Manajer lini merupakan pimpinan tunggal dari kelompok yang bertujuan sama
- Wewenang dan tanggung jawab	- Terdapat kemungkinan tanggung jawab lebih besar dari otoritas resmi	- Tanggung jawab sepadan dengan wewenang, integritas, tanggung jawab dan wewenang terpelihara
- Jangka waktu	- Kegiatan manajemen proyek berlangsung dalam jangka waktu pendek. Tidak cukup waktu untuk mencapai optimasi operasional proyek	- Terus - menerus dalam jangka panjang sesuai umur instalasi dan produk. Optimasi dapat diusahakan maksimal

B. Teknik dan Metode yang Bercorak Khusus

Beberapa teknik dan metode yang spesifik untuk menangani kegiatan proyek yang sampai derajat tertentu membedakannya dari manajemen klasik, diantaranya adalah:

1. Merencanakan

Pada aspek perencanaan, baik manajemen proyek maupun manajemen klasik mengikuti hierarki perencanaan. Namun pada tahap operasional manajemen proyek perlu didukung oleh suatu metode perencanaan. Metode tersebut adalah:

• Analisis jaringan kerja
• Metode penyusunan perkiraan biaya proyek, dilakukan dengan bertahap sesuai dengan keperluan dan informasi.

2. Mengorganisir

Dibuat susunan organisasi yang memacu terselenggaranya arus kegiatan horisontal ataupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penggunaan sumber daya secara optimal.

3. Memimpin

Pimpinan tunggal dari kelompok dan bagian organisasi diserahi tugas khusus. Jadi, dia memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi yang arus kerjanya vertikal dan horisontal menyilang lini/struktur fungsional yang telah ada sebelumnya. Untuk melengkapi atau menambah otoritas resmi pimpro yang umumnya dianggap kurang dibanding tanggung jawabnya, maka harus dikembangkan expert power dan referent power.

- Penanggung jawab Tunggal
Karena sifat kegiatan yang beragam, maka perlu adanya satu titik tumpuan yang dapat bertindak sebagai :

• Pusat sumber informasi bagi semua masalah yang berkaitan dengan proyek
• Pelaku koordinasi dan tindak lanjut antara peserta proyek
• Integrator dan pendorong agar kegiatan dikerjakan sesuai prioritas dan kepentingan yang lain dari proyek
• Penanggunggugatan (accountability) terhadap pelaksanaan penyelenggaraan proyek

- Aspek Integrasi
Penekanan khusus fungsi kepemimpinan dalam manajemen proyek adalah sebagai integrator, terutama bila manajemen proyek ini beroperasi dengan memakai struktur organisasi matriks. Bila kadar ketergantungannya cukup besar, maka diperlukan langkah integrasi yang intensif agar kegiatan bisa menjadi sinkron dan tidak terlepas sendiri – sendiri.

4. Mengendalikan

Dalam kegiatan proyek diperlukan adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian yang relatif lebih erat dibanding dengan kegiatan yang bersifat rutin. Diperlukan metode yang dapat mengungkapkan atau mendeteksi penyimpangan sedini mungkin.

5. Menggunakan Pendekatan Sistem

Pendekatan ini menekankan bahwa proyek adalah bagian dari siklus sistem yang lengkap. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik dipakai engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi dipakai manajemen sistem.

6. Pendekatan Contingency atau Situasional

Pendekatan contingency menyatakan bahwa tugas manajemen adalah mengidentifikasi teknik dan metode mana yang harus digunakan untuk menangani suatu kegiatan pada waktu dan kondisi tertentu untuk mencapai persetujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.

C. Evolusi Manajemen Proyek

Perumusan dan pelaksanaan manajemen proyek mengalami pertumbuhan secara bertahap. Defini 4 jenis organisasi proyek menurut Keith Davis adalah:

1. Ekspeditor Proyek

Ekspeditor Proyek tidak melaksanakan fungsi manajer, tetapi mnegerjakan dua fungsi pokok, yaitu :

- Sebagai ”ekspeditor pekerjaan”
Menjelaskan ”bahasa” dan aspek teknik yang kompleks menjadi parameter yang perlu diketahui oleh pimpinan dan mereka yang berkepentingan.

- Sebagai pusat komunikasi penyelenggaraan proyek
Ekspeditor proyek siap menjawab pertanyaan dan memberikan informasi kemajuan proyek dan masalah lain kepada stake folder.

2. Koordinator Proyek

Koordinator proyek adalah pimpinan staff dan mempunyai kebebasan untuk bertindak dan bertanggungjawab atas tindakannya. Ia melaksanakan kepemimpinan melalui prosedur bukan otoritas lini.

3. Konfederasi Proyek

Mempunyai fungsi manajemen, seperti merencanakan, mengorganisir, memimpin, melakukan motivasi dan mengendalikan kegiatan proyek, termasuk juga pekerjaan ekspeditor dan koordinator.

4. Manajemen Proyek

Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk memimpin penyelenggaraan proyek. Ia memiliki jalur kontak yang luas, baik ke dalam maupun ke luar.

D. Kapan Manajemen Proyek Digunakan

D. I Cleland dan W. R. King menyarankan agar dipertimbangkan untuk menggunakan manajemen bila menghadapi situasi sebagai berikut :

- Menyangkut Reputasi Perusahaan
Bila keberhasilan atau pelaksanaan suatu kegiatan berpengaruh besar terhadap reputasi perusahaan. Pendekatan ini memungkinkan mobilitas tenaga dan sumber daya lain secara efektif.

- Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Amat Besar
Bila tujuan perusahaan harus dicapai dengan melaksanakan tugas –tugas yang memerlukan kerja sama erat dari berbagai bidang internal ataupun external organisasi.

- Besarnya ukuran kegiatan (Usaha)
Bilamana volume kegiatan suborganisasi secara substansi melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk melaksanakannya memerlukan tambahan sumber daya, maka pendekatan pengelolaan dengan manajemen proyek berguna untuk dipertimbangkan agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien dipandang dari segi perusahaan secara menyeluruh.

Sekian artikel Modul Makalah tentang Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi Menurut Ahli.

Daftar Pustaka

• Ani Nur, Manajemen Proyek, modul Universitas Mercu Buana 2008