Konsep dan Pemikiran Manajemen Proyek Sebagai Profesi

Konsep dan Pemikiran Manajemen Proyek Sebagai Profesi - Menyadari semakin meluasnya aplikasi manajemen proyek (MP) dalam dunia usaha, industri dan bidang-bidang lain dewasa ini, timbul pemikiran perlunya suatu kodefikasi dan standarisasi yang berkaitan dengan profesi Manajemen Proyek.

Menurut J.R Adams (1994) mengemukakan sebagai berikut:

“Pada kenyataannya, siapa saja, terlepas dari pengalaman kerjanya, tidak pandang latar belakang pendidikan akademisnya, dapat menjadi pimpro dengan sekedar mengklaim title tersebut.”

Porsi Penguasaan komponen Teknis

Sampai pada waktu ini pengalaman menunjukan bahwa umumnya (bagi non project oriented company) para pimpro dan pelaku proyek yang lain tidak mempunyai persiapan untuk mengelola atau menduduki jabatan proyek. Biasanya persoalan berawal dari pucuk pimpinan perusahaan dengan adanya penambahan kegiatan baru atau perbaikan fasilitas yang telah ada yang harus dikerjakan sebagai proyek. Sebagai pemimpin menunjuk seorang sebagai penanggung jawab karena alas an sebagai berikut:

• Memiliki keahlian teknis sesuai dengan lingkup kerja proyek. 
• Tersedia pada saat itu, yaitu pada waktu diperlukan. 
• Manajer berpengalaman yang diharapkan mampu memecahkan masalah manajerial yang mungkin timbul. 
• Memiliki indikasi bersedia menghadapi berbagai tantangan. 

Jadi, karir pimpro dan para perilaku penting umumnya mengikuti urutan diatas. Artinya tidak ada perencanaan nyata ataupun latihan dan pendidikan formal bagi mereka untuk profesi MP, kecuali bekal pengetahuan teknis dari lingkup kerja suatu proyek yang hendak ditangani.

image source: www.cio.com

baca juga:

• Konsep dan Pemikiran Manajemen Menurut Para Ahli

• Perilaku Manajemen Proyek dan Pengelolaannya Menurut Ahli

• Pengertian Manajemen Proyek Sistem Informasi Menurut Ahli

Manajemen Proyek Sebagai Profesi

Profesi adalah suatu kejuruan yang memerlukan pendidikan dan latihan serta melibatkan kecakapan intelektual. Banyak profesi di masyarakat yang telah diakui secara formal, seperti akuntan, ekonom, dokter, pengacara, insinyur dan lain-lain. Sifat pelayanan profesi bervariasi contohnya: seorang dokter atau pengacara mempunyai kontak langsung dengan pelanggan, sedangkan seorang insinyur dan ekonom umumnya digaji oleh badan atau perusahaan tempat mereka bekerja. Langkah penting untuk mendapatkan pengakuan masyarakat atas profesi adalah memiliki “licensi” oleh otorisasi atau badan resmi yang dibentuk untuk maksud tersebut. Maksud dengan adanya licensi ini memberi tanda bahwa pemegangnya telah kompeten dalam bidangnya.

Sertifikasi umumnya dikeluarkan dan diadministrasikan oleh perkumpulan profesi yang bersangkutan atau badan pemerintah yang berwenang, setelah memenuhi bermacam persyaratan seperti pendidikan, pengalaman dan ujian.

Atribute suatu Profesi

Disiplin ilmu manajemen proyek adalah ilmu manajemen, yaitu pengetahuan untuk mengelola suatu kegiatan. Dalam hal ini kegiatan tersebut bersifat spesifik, yaitu berbentuk proyek, atau lebih luas lagi, mengelola dinamika perubahan (management of change). Sebagai ilmu manajenen, profesi MP berkaitan erat dengan fungsi merencakanan, memimpin, mengorganisasi, dan mengendalikan berbagai kegiatan proyek yang sering kali sarat dengan kandungan disiplin ilmu aksitetur, engginering, akutansi, keuangan dan lain-lain. Jadi perbedaan antara profesi MP dengan profesi-profesi tersebut diatas terletak pada konteks penyelenggaraan proyek.

Profesi managemen proyek juga harus memiliki berbagai attribute, seperti body of knowledge, kode itik, standart of entry, serta organisasi yang mendukung.

a. Body of Knowledge
Body of knowledge (BOK) adalah attribute yang berkaitan dengan konsep dan prinsip unik profesi yang bersangkutan. Ini kemudian didokumenentir, dikodefikasikan, dan distandarisasi sehingga dapat dipelajari dan diakarkan dilembaga pendidikan formal, kemudian dipakai sebagai pegangan dalam praktek dilapangan.

b. Kode etik
Atribute ini umumnya dimiliki oleh setiap macam profesi, untuk dipakai sebagai pegangan/petunjuk yang berkaitan denga tingkah laku yang benar bagi profesi yang bersangkutan.

c. Standard of Entry
Atribut ini menetapkan standar minimum bagi mereka yang dapat diakui sebagai pemegang/pemilik profesi yang bersangkutan. Standar tersebut memberi batasan tentang pendidikan formal, pelatihan dan ujian (testing) sebelum dapat diberikan sertifikasi sebagai pengakuan formal atas pengusaha ilmu dari profesi yang bersangkutan

d. Organisai yang mendukung 

Bagi pembentukan profesi baru diperlakukan suatau badan atau organisasi yang mendukung (sanctioning orhanization). Badan ini memberikan pimpinan, merumuskan standar, melakukan penelitian dan berfungsi sebagai pusat komunikasi dan koordinasi bagi mereka yang berkepentingan dengan profesi yang sedang dikembangkan.

Konsep Manajemen Proyek oleh PMI

PMI (Project Management Institute) di Amerika Serikat sejak tahun 1981 dan beberapa institusi di Negara-negara lain seperti INTERNET (International Project Management Association) di Eropa telah merintis program dan langkah-langkah untuk menyusun dan memenuhi attribute di atas dengan sasaran berikutnya sertifikasi profesi manajemen proyek.

“Manajemen Proyek adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu lingkup, mutu, jadwal, dan biaya serta memenuhi keinginan para stake holder.”

Beberapa hubungan konsep Manajemen Proyek (MP) diantaranya:

• Hubungan dengan disiplin Ilmu Manajemen yang lain.
• Area Ilmu Manajemen Proyek.
• Batasan PM-BOK

PM-BOK terdiri dari 1 kerangka kerja (frame work), 4 komponen inti (core function), dan 4 komponen pendukung (supporting functions).

1. Kerangka kerja terdiri dari:
   - Pengelolaan integrasi
2. Komponen inti terdiri dari:
   - Pengelolaan lingkup proyek
   - Pengelolaan waktu atau jadwal
   - Pengelolaan biaya
   - Pengelolaan kualitas atau mutu
3. Komponen pendukung terdiri dari:
   - Pengelolaan sumber daya manusia (SDM)
   - Pengelolaan risiko
   - Pengelolaan pengadaan / kontrak
   - Pengelolaan komunikasi

Gambar Delapan komponen knowledge area PM-BOK dari PMI

Proses pengelolaan dan siklus proyek

Pengelolaan Integrasi

Pengelolaan integrasi adalah proses yang bertujuan agar berbagai unsure kegiatan proyek terkoordinasi dan terintegrasi sebagiamana mestinya.

Langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut:

1. Menyusun perencanaan (Plan Develompment)
2. Melaksanakan hasil perencanaan (Plan Execution)
3. Mengendalikan seluruh perubahan (Overal change control)

Gambar Proses pengelolaan integrasi

Teknik dan metode pada Pengelolaan Integrasi:

Hubungannya dengan konsep system dan interface management

Pengelolaan Lingkup

Lingkup adalah total jumlah kegiatan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk yang diinginkan oleh proyek tersebut.

Sistematis proses pengelolaan lingkup terlehita pada gambar dibawah ini dengan rincian keterangan dibawahnya.

Gambar Proses pengelolaan lingkup

Teknik dan metode pada pengelolaan Lingkup:

Terutama dalam tahap pemilihan alternative serta batasan-batasan,sering digunakan metode dan teknik yang berkaitan dengan seleksi proyek, seperti pengkajian kelayakan proyek yang dilihat dari berbagai aspek (financial, ekonomi, teknik, lingkungan, dan lain-lain) serta cost and benefit rasio

Pengelolaan Biaya

Pengelolaan biaya meliputi segala kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan dan pemakaian dana proyek, mulai dari proses memikirkan jumlah keperluan dana, mencari dan memilih sumber dan macam pembiayaan, perencanaan serta pengendalian alokasi pemakaian biaya sampai pada akuntansi dan administrasi pinjaman/keuangan.

Gambar Proses pengelolaan biaya

Teknik dan metode pada pengelolaan biaya:

• Mengkaji catatan masa lalu (data histories).
• Menggunakan data bank, catalog, dan indeks harga.
• Metode parametris, metode lang, dan rumus Hirsch & Glazier.
• Quantity take-off dan harga satuan.
• Varians dan metode earned value
• Cost and schedule control systemcriteria.
• Rekayasa nilai.

Pengelolaan waktu atau Jadwal

Waktu atau jadwal merupakan salah satu sasaran utama proyek. Keterlambatan akan mengakibatkan benrbagai bentuk kerugian,

Dibawah ini gambar menunjukan proses pengelolaan waktu.

Gambar Proses pengelolaan waktu dan jadwal

Teknik dan metode pada pengelolaan waktu dan Jadwal:

• Bagan balok dan jaringan kerja (CTM, PERT, PDM) untuk menyusun jadwal dan menganalisa waktu penyelesaian proyek.
• Data bank dan historical record untuk memperkirakan kurun waktu komponen kegiatan.
• Resource leveling untuk meratakan penggunaan sumber daya.
• Cost and schedule trade off untuk mencari jadwal yang ekonomis.
• Simulasi, misalnya analisis Monte carlo.
• Fast tracking
• Mengelola float atau stack pada jaringan kerja, serta konsep cadangan waktu (time reserved)

Pengelolaan Mutu

Pengelolaan mutu meliputi kegiatan-kegiatan yang diperlukan agar hasil proyek memenuhi persyaratan, criteria dan spesifikasi yang telah ditentukan. Agar suatu produk atau proyek memenuhi syarat penggunaan , diperlukan suatu proses yang panjang dan kompleks, mulai dari mengkaji syarat yang dikehendaki oleh pemilik proyek atau pemesan produk.

Gambar Proses pengelolaan mutu

Teknologi dan metode pada pengelolaan mutu:

• Destruction test
• Inspeksi dan uji coba kemampuan kinerja (performance test)
• Control chart.
• Pareto diagram.
• Metode sampling.

Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)

Pengelolaan ini bertujuan untuk mengupayakan penggunaan secara efektif sumber daya manusia proyek. Dimulai dari inventaris kebutuhan, merekrut atau mengajukan keperluan, menyusun organisasi, membentuk tim, serta mempraktekan cara kepemimpinan yang sesuai dengan tuntutan proyek.

Sistematis proses pengelolaan Sumber Daya Manusia terlihat pada gambar dibawah ini.

Gambar Proses pengelolaan sumber daya manusia (SDM)

Teknik dan metode pada pengelolaan Sumber Daya Manusia:

• Penggunaan teori umum organisasi dan manajemen.
• Penggunaan kebijakan dan procedure perusahaan yang bersangkutan.
• Pengadaan metode kontrak jangka pendek untuk merekrut personil
• Pelatihan dan kursus untuk meningkatkan efektivitas tim.

Pengelolaan Resiko

Pengelolaan resiko meliputi identifikasi secara sistematis jenis, besar, dan sumber resiko selama siklus proyek, penyiapan tanggapan yang tepat dalam arti meningkatkan segi positif dan menurunkan dampak negative yang mungkin timbul, selanjutnya pemantauan dan pengendalian terhadap pelaksanaanya.

Sistematis pengelolaan resiko terlihat pada gambar dibawah ini:

Gambar Proses pengelolaan resiko

Teknik dan Metode pada pengelolaan resiko:

• Simulasi, misalnya simulasi monte carlo untuk melihat kemungkinan melesetnya suatu jadwal.
• Metode berdasarkan ilmu statistic, terutama untuk melihat distribusi probabilitas perkiraan biaya dan lain-lain.
• Decision tree.
• Pengadaan kontrak dan penutupan asuransi
• Penyediaan Kontijensi.

Pengelolaan Pengadaan dan kontrak

Meliputi kegiatan yang berkaitan dengan usaha mendapatkan barang dan/atau jasa dari pihak luar untuk proyek.

Sistematis terlihat pada gambar dibawah ini:

Gambar Proses pengelolaan pengadaan dan kontrak

Teknik dan metode pada pengelolaan pengadaan dan kontrak:

• Analisis sewa atau beli
• Pemilihan jenis kontrak.
• Metode seleksi (kontraktor, subkontraktor, konsultan)
• Jenis cara pembayaran.
• Pengendalian perubahan.
• Audit keuangan dan kinerja.

Pengelolaan Komunikasi

Pengelolaan komunikasi adalah proses yang diperlukan agar mereka yang terlibat dalam proyek, misalnya stake holder, memperoleh informasi yang diperlukan dan pada waktu yang tepat.

Sistematis terlihat pada gambar dibawah ini:

Gambar Proses pengelolaan Komunikasi

Teknik dan metode pada pengelolaan Komunikasi:

Mengadakan pertemuan dan rapat, membuat laporan tertulis, dan menggunakan system informasi manajemen proyek.

Struktur PM-BOK dari "International Project Management Association"

Struktur PM-BOK dari International Project Management Association (INTERNET) yang dikelompokan menjadi teknik dan prosedur, organisasi, teknologi, pengetahuan umum proyek, manajemen umum, kompetensi umum manajemen dan kepandaian integrasi.

Gambar Jalur profesi karir manajemen proyek

Program Sertifikasi

Profesional commitment bagi calon pemegang sertifikat diterjemahkan sebagai berikut:

• Latar belakang pendidikan
• Pengalaman pekerjaan
• Kegiatan professional

Dengan adanya jalur akademis dan program sertifikasi MP diharapkan potensi karis mereka yang memilih profesi tersebut lebih mudah direncanakan.

Sekian artikel Modul Makalah tentang Konsep dan Pemikiran Manajemen Proyek Sebagai Profesi.

Daftar Pustaka

• Ani Nur, Manajemen Proyek, modul Universitas Mercu Buana 2008