Memahami Cara Pengendalian Internal Kas Kecil (Petty Cash)
Biasanya menulis cek untuk membayar sejumlah kecil pengeluaran, seperti prangko, tidak praktis dilakukan oleh perusahaan. Selain itu, pembayaran jumlah kecil dapat dilakukan cukup sering sehingga lama-kelamaan jumlah tersebut, jika ditambahkan, akan menjadi besar. Oleh karena itu, tindakan pengendalian terhadap pembayaran semacam ini juga diperlukan. Untuk tujuan ini, dana kas khusus, yang disebut dana kas kecil (petty cash fund), digunakan.
Dana Kas Keperluan Khusus
Memahami Cara Pengendalian Internal Kas Kecil (Petty Cash) - Dana kas kecil dibentuk pertama-tama dengan memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pembayaran selama periode tertentu, misalnya selama satu minggu atau satu bulan. Setelah persetujuan diberikan, cek ditulis dan diuangkan sebesar jumlah perkiraan tadi. Uang dari cek tersebut, kemudian diberikan kepada karyawan yang berhak untuk mengeluarkan uang dari dana kas. Untuk tujuan pengendalian, perusahaan dapat menetapkan batasan jumlah maksimum pembayaran dan jenis pembayaran yang dapat dilakukan dari dana tersebut. Setiap kali uang dibayarkan dari kas kecil, karyawan mencatat rincian pembayaran dalam formulir penerimaan kas kecil.
Sebagai ilustrasi mengenai ayat jurnal dana kas kecil normal, diasumsikan bahwa dana kas kecil sebesar Rp500.000 dibentuk pada tanggal 1 Agustus. Ayat jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah sebagai berikut:
Pada akhir bulan Agustus, penerimaan kas kecil menunjukkan pengeluaran untuk pos-pos berikut: bahan habis pakai – kantor Rp402.000; bahan habis pakai – toko, Rp35.000; dan beban administrasi lain-lain, Rp30.000.
Ayat jurnal untuk mengisi kembali dana kas kecil pada tanggal 31 Agustus adalah sebagai berikut:
Pengisian kembali dana kas kecil mengembalikan kas ke jumlah awalnya sebesar Rp500.000. Jangan lupa bahwa tidak ada ayat jurnal untuk akun Kas Kecil saat dana diisi kembali. Kas Kecil didebit hanya saat dana awal disediakan atau saat dana dinaikkan jumlahnya di kemudian hari. Sebaliknya Kas Kecil dikredit jika jumlahnya dikurangi.
Dana kas keperluan khusus pada awalnya dibentuk dengan memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pembayaran dari dana tersebut selama periode tertentu, misalnya selama satu minggu atau satu bulan. Setelah disetujui, kas dikirmkan ke dana keperluan khusus. Karyawan yang bertugas mengeluarkan uang dari dana kas akan menyetujui seluruh pengeluarandari dana kas tersebut.
Untuk tujuan pengendalian, perusahaan dapat menetapkan batasan jumlah maksimun pembayaran dan jenis pembayaran yang dapat dilakukan dari dana kas. Secara berkala, karyawan independen memeriksa pengeluaran dari dana kas, pengeluaran dicatat, dan dana akan diisi kembali.
Pelaporan Kas dalam Laporan Keuangan
Kas merupakan aset yang paling likuid, oleh karena itu disebutkan sebagai aset yang pertama dalam bagian Aset Lancar di neraca. Kebanyakan perusahaan hanya menyajikan satu jumlah kas dalam neraca dengan menggabungkan seluruh akun bank dan dana kasnya.
Perusahaan dapat memiliki jumlah kas melebihi kebutuhan operasinya. Dalam hal ini, perusahaan biasanya menginvestasikan kasnya dalam investasi yang sangat likuid untuk memperoleh bunga. Investasi semacam ini disebut setara kas (cash equivalents).
Contoh setara kas mencakup Sertifikat Bank Indonesia (SBI), deposito jangka pendek, wesel yang dikeluarkan oleh perusahaan-perusahaan besar (disebut commercial paper). Perusahaan yang menginvestasikan kelebihan kasnya dalam setara kas biasanya melaporkan Kas dan Setara Kas dalam satu jumlah di neraca.
Bank dapat mengharuskan nasabahnya untuk mempertahankan saldo kas minimum dalam rekening banknya, yang disebut compensating balance. Sering kali persyaratan ini ditentukan oleh bank sebagai bagian dari perjanjian pinjaman atau fasilitas kredit. Fasilitas kredit merupakan jumlah maksimum yang telah disetujui sebelumnya oleh bank untuk dipinjamkan sesuai permohonan nasabah. Persyaratan saldo kas minimum harus diungkapkan di catatan atas laporan keuangan.
Contoh Kasus
Soal 1
Buatlah ayat jurnal untuk mencatat kasus berikut ini:
Pembahasan
Soal 2
PT Irwan melakukan transaksi berikut selama bulan Oktober 2017:
1 Okt. Membentuk dana kas kecil sebesar Rp750.000.
15 Penjualan tunai pada hari tersebut menurut catatan mesin kasir berjumlah Rp9.702.380. Kas yang sebenarnya diterima dari penjualan tunai adalah Rp 9.752.380
31 sisa dana kas kecil sebesar Rp40.750. Pengisian kembali dana kas kecil untuk pengeluaran berikut ini yang masing-masing dicatat dalam penerimaan kas kecil:
4 Okt. Bahan habis pakai – toko, Rp217.300.
8 Beban pengiriman kilat atas barang terjual, Rp150.000 (Beban pengiriman)
9 Bahan habis pakai – kantor, Rp13.750.
18 Bahan habis pakai – kantor, Rp27.800.
19 Prangko, Rp11.700 (Bahan Habis Pakai – Kantor).
21 Perbaikan kunci cabinet fail kantor, Rp50.000 (Beban Administrasi Lain-lain).
23 Prangko untuk surat pengiriman khusus, Rp21.950 (Beban Administrasi Lain-lain).
24 Beban pengiriman atas barang terjual, Rp165.000 (Beban Pengiriman).
29 Bahan habis pakai – Kantor, Rp26.850.
31 Penjualan tunai pada hari tersebut menurut catatan mesin kasir berjumlah Rp10.125.950. kas yang sebenarnya diterima dari penjualan tunai adalah Rp10.123.050.
31 Menambah jumlah dana kas kecil sebesar Rp150.000.
Pembahasan
Sekian artikel tentang Memahami Cara Pengendalian Internal Kas Kecil (Petty Cash). Semoga bermanfaat.
Daftar Pustaka
Memahami Cara Pengendalian Internal Kas Kecil (Petty Cash) - Dana kas kecil dibentuk pertama-tama dengan memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pembayaran selama periode tertentu, misalnya selama satu minggu atau satu bulan. Setelah persetujuan diberikan, cek ditulis dan diuangkan sebesar jumlah perkiraan tadi. Uang dari cek tersebut, kemudian diberikan kepada karyawan yang berhak untuk mengeluarkan uang dari dana kas. Untuk tujuan pengendalian, perusahaan dapat menetapkan batasan jumlah maksimum pembayaran dan jenis pembayaran yang dapat dilakukan dari dana tersebut. Setiap kali uang dibayarkan dari kas kecil, karyawan mencatat rincian pembayaran dalam formulir penerimaan kas kecil.
 |
| image source: www.bolehcompare.com |
baca juga: Memahami Metode Kas dan Rekonsiliasi Bank Beserta Contohnya
Sebagai ilustrasi mengenai ayat jurnal dana kas kecil normal, diasumsikan bahwa dana kas kecil sebesar Rp500.000 dibentuk pada tanggal 1 Agustus. Ayat jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah sebagai berikut:
Pada akhir bulan Agustus, penerimaan kas kecil menunjukkan pengeluaran untuk pos-pos berikut: bahan habis pakai – kantor Rp402.000; bahan habis pakai – toko, Rp35.000; dan beban administrasi lain-lain, Rp30.000.
Ayat jurnal untuk mengisi kembali dana kas kecil pada tanggal 31 Agustus adalah sebagai berikut:
Pengisian kembali dana kas kecil mengembalikan kas ke jumlah awalnya sebesar Rp500.000. Jangan lupa bahwa tidak ada ayat jurnal untuk akun Kas Kecil saat dana diisi kembali. Kas Kecil didebit hanya saat dana awal disediakan atau saat dana dinaikkan jumlahnya di kemudian hari. Sebaliknya Kas Kecil dikredit jika jumlahnya dikurangi.
Dana kas keperluan khusus pada awalnya dibentuk dengan memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pembayaran dari dana tersebut selama periode tertentu, misalnya selama satu minggu atau satu bulan. Setelah disetujui, kas dikirmkan ke dana keperluan khusus. Karyawan yang bertugas mengeluarkan uang dari dana kas akan menyetujui seluruh pengeluarandari dana kas tersebut.
Untuk tujuan pengendalian, perusahaan dapat menetapkan batasan jumlah maksimun pembayaran dan jenis pembayaran yang dapat dilakukan dari dana kas. Secara berkala, karyawan independen memeriksa pengeluaran dari dana kas, pengeluaran dicatat, dan dana akan diisi kembali.
Pelaporan Kas dalam Laporan Keuangan
Kas merupakan aset yang paling likuid, oleh karena itu disebutkan sebagai aset yang pertama dalam bagian Aset Lancar di neraca. Kebanyakan perusahaan hanya menyajikan satu jumlah kas dalam neraca dengan menggabungkan seluruh akun bank dan dana kasnya.
Perusahaan dapat memiliki jumlah kas melebihi kebutuhan operasinya. Dalam hal ini, perusahaan biasanya menginvestasikan kasnya dalam investasi yang sangat likuid untuk memperoleh bunga. Investasi semacam ini disebut setara kas (cash equivalents).
Contoh setara kas mencakup Sertifikat Bank Indonesia (SBI), deposito jangka pendek, wesel yang dikeluarkan oleh perusahaan-perusahaan besar (disebut commercial paper). Perusahaan yang menginvestasikan kelebihan kasnya dalam setara kas biasanya melaporkan Kas dan Setara Kas dalam satu jumlah di neraca.
Bank dapat mengharuskan nasabahnya untuk mempertahankan saldo kas minimum dalam rekening banknya, yang disebut compensating balance. Sering kali persyaratan ini ditentukan oleh bank sebagai bagian dari perjanjian pinjaman atau fasilitas kredit. Fasilitas kredit merupakan jumlah maksimum yang telah disetujui sebelumnya oleh bank untuk dipinjamkan sesuai permohonan nasabah. Persyaratan saldo kas minimum harus diungkapkan di catatan atas laporan keuangan.
Contoh Kasus
Soal 1
Buatlah ayat jurnal untuk mencatat kasus berikut ini:
- Cek No 6172 dikeluarkan untuk membentuk dana kas kecil sebesar Rp 1.000.000
- Jumlah kas dalam dana kas kecil sekarang adalah Rp 239.160. Cek no 6319 dikeluarkan untuk mengisi kembali dana tersebut, berdasarkan rangkuman penerimaan dana kas kecil berikut: bahan habis pakai Rp379.100; beban penjualan lain-lain, Rp216.250; beban administrasi lain-lain, Rp143.060.
Pembahasan
- Jurnalnya sebagai berikut
| 01-Okt | Kas Kecil | 1.000.000 | ||
| Kas | 1.000.000 |
- Jurnalnya sebagai berikut
| 31-Okt | Bahan Habis Pakai | 379.100 | ||
| Bahan Penjualan Lain-lain | 216.250 | |||
| Beban Administrasi Lain-lain | 143.060 | |||
| Kas kurang atau kas lebih | 22.430 | |||
| Kas | 760.840 | |||
Soal 2
PT Irwan melakukan transaksi berikut selama bulan Oktober 2017:
1 Okt. Membentuk dana kas kecil sebesar Rp750.000.
15 Penjualan tunai pada hari tersebut menurut catatan mesin kasir berjumlah Rp9.702.380. Kas yang sebenarnya diterima dari penjualan tunai adalah Rp 9.752.380
31 sisa dana kas kecil sebesar Rp40.750. Pengisian kembali dana kas kecil untuk pengeluaran berikut ini yang masing-masing dicatat dalam penerimaan kas kecil:
4 Okt. Bahan habis pakai – toko, Rp217.300.
8 Beban pengiriman kilat atas barang terjual, Rp150.000 (Beban pengiriman)
9 Bahan habis pakai – kantor, Rp13.750.
18 Bahan habis pakai – kantor, Rp27.800.
19 Prangko, Rp11.700 (Bahan Habis Pakai – Kantor).
21 Perbaikan kunci cabinet fail kantor, Rp50.000 (Beban Administrasi Lain-lain).
23 Prangko untuk surat pengiriman khusus, Rp21.950 (Beban Administrasi Lain-lain).
24 Beban pengiriman atas barang terjual, Rp165.000 (Beban Pengiriman).
29 Bahan habis pakai – Kantor, Rp26.850.
31 Penjualan tunai pada hari tersebut menurut catatan mesin kasir berjumlah Rp10.125.950. kas yang sebenarnya diterima dari penjualan tunai adalah Rp10.123.050.
31 Menambah jumlah dana kas kecil sebesar Rp150.000.
Pembahasan
| 01-Okt | Kas Kecil | 750.000 | ||
| Kas | 750.000 | |||
| Seharusnya | 9.752.380 | |||
| Selisih | 50.000 |
|||
| 15-Okt | Kas | 50.000 | ||
| Kas kurang/kas lebih | 50.000 | |||
| 31-Okt | Bahan Habis Pakai - toko | 217.300 | ||
| Bahan Habis Pakai - kantor | 80.100 | |||
| Beban Pengiriman | 315.000 | |||
| Beban Administrasi Lain | 71.950 | |||
| Kas kurang atau kas lebih | 24.900 | |||
| Kas | 709.250 | |||
| 31-Okt | 10.125.950 | |||
| 10.123.050 | ||||
| Selisih | 2.900 | |||
| 31-Okt | Kas kurang/kas lebih | 2.900 | ||
| Kas | 2.900 | |||
| 31-Okt | Kas Kecil | 150.000 | ||
| Kas | 150.000 | |||
Sekian artikel tentang Memahami Cara Pengendalian Internal Kas Kecil (Petty Cash). Semoga bermanfaat.
Daftar Pustaka
- Ikatan Akuntan Indonesia, Revisi 2010, Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta
- Reeve, James M., Carl S. Warren, Jonathan E. Duchac, Ersa Tri Wahyuni, Gatot Soepriyanto, Amir Abadi Jusuf, Chaerul D. Djakman. (2009). Pengantar Akuntansi Adaptasi Indonesia, Buku 1. Salemba Empat.
){kind=link}
Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.
BalasHapus