Pengertian Employee Relations dan Contoh Kegiatan Menurut Ahli

Pengertian Employee Relations dan Contoh Kegiatan Menurut Ahli - Ungkapan yang kerap muncul, karyawan adalah aset perusahaan/organisasi, tidak bisa dibantah. Dari perspektif komunikasi atau Humas, hubungan karyawan (employee relations) merupakan salah satu komponen penting dalam aktivitas kehumasan. Tentu, titik berat kegiatan employee relations itu pada hal-hal yang berkaitan dengan hubungan antara pimpinan perusahaan dengan karyawan atau publik seperti: penempatan dan pemindahan karyawan; penerimaan pegawai baru, kenaikan pangkat dan kondite karyawan; pemutusan hubungan kerja; dan pensiun dan jaminan sosial.

Dalam kaitan dengan kegiatan kehumasan, yang paling penting adalah bagaimana merancang sistem komunikasi yang mampu menyampaikan pesan secara internal, sehingga bisa dipahami atau dikenal oleh para karyawan. Sistem komunikasi yang dimaksudkan disini tentu bersifat internal. Para pakar Humas seperti Jefkins melihat, komunikasi internal itu bisa dilakukan dalam beberapa bentuk: komunikasi ke bawah yaitu komunikasi dari pihak pimpinan kepada karyawan. Kedua, komunikasi ke atas, yaitu komunikasi berlangsung dari karyawan kepada atasannya dan ketiga komunikasi sejajar, yaitu komunikasi yang berlangsung antara sesama pegawai. Ini proses komunikasi yang bersifat formal karena mengikuti struktur organisasi. Di luar proses komunikasi formal, para anggota organisasi melakukan proses komunikasi yang bersifat informal.

Kegiatan employee relations bertujuan antara lain: mendapatkan saling pengertian antara pegawai, ataupun antara pimpinan dengan semua pegawai dalam sebuah organisasi; Mendapatkan data-data yang lengkap tentang sikap dan tingkah laku pegawai. Data ini diperlukan dalam rangka pembinaan, pengorganisasian, kerjasama, koordinasi dan evaluasi terhadap pegawai; Menciptakan kerjasama yang serasi antara pegawai; Menanamkan rasa damai kepada pegawai; Menanamkan rasa sukses kepada pegawai sehingga mereka merasa diberi kesempatan untuk maju dalam mengembangkan kariernya; Menanamkan loyalitas para pegawai; Menanamkan rasa tanggungjawab kepada para pegawai; Menciptakan adanya semangat kerja yang tinggi; Kegiatan employee relations.

Sebagai fungsi manajemen, tentu Humas harus mampu proses komunikasi organisasi. Dalam kaitan ini, Humas harus merancang sistem komunikasi yang bisa digunakan, berikut media komunikasi apa yang bisa menyentuh seluruh lapisan manajemen. Dalam beberapa organisasi/perusahaan, Humas menyelenggarakan penerbitan berkala dalam wujud inhouse journal yang memuat informasi mengenai kegiatan-kegiatan manajemen. Belakangan ini, banyak pula organisasi yang menggunakan media online. Penerbitan inhouse magazine seperti itu sangat relevan untuk mendistribusikan pesan-pesan manajemen. Namun demikian, hal yang penting adalah konsistensi penerbitannya. Sebuah media komunikasi yang diterbitkan secara konsisten tentu akan mendukung citra positif organisasi.

Selain merancang media komunikasi, hal yang tidak kalah pentingnya juga adalah merancang sistem komunikasi yang melibatkan partisipasi semua pihak dalam manajemen. Pihak Humas harus mampu menawarkan pilihan-pilihan forum komunikasi, yang memungkinkan seluruh anggota manajemen terlibat dan berpartisipasi. Sebagai contoh, memanfaatkan hari ulang tahun perusahaan, hari-hari besar keagamaan merupakan kesempatan yang tepat untuk seluruh manajemen berkumpul dan berkomunikasi. Humas harus mampu menggali dan merencanakan forum dan media komunikasi untuk seluruh anggota perusahaan berkumpul dan menyampaikan gagasannya.

image source: workitdaily.com

baca juga: Pengertian dan Pendekatan Teori Stakeholder Menurut Para Ahli

Employee Relations
Sebagai perusahaan, karyawan merupakanhal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Hal ini sesuai dengan pendapat Murray bahwa karyawan menjadi kunci keberhasilan organisasi yang bergerak di bidang jasa (Angela Murray, 2001, 32). Pada buku This is PR, The Realities of Public Relations, dikatakan bahwa karyawan merupakan publik yang sangat penting karena merekalah yang menjadi „ujung tombak‟ (front line) didalam organisasi (Newson, Turk, Kruckerberg, 2004: 96). Bahkan begitu pentingnya keberadaan karyawan bagi perusahaan, Scott M. Cutlip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom dalam buku Effective Public Relations menyatakan bahwa “No organizational relationships are as important as those with employees at all level” atau bahwa tidak ada hubungan organisasional yang paling penting selain hubungan perusahaan dengan karyawan pada semua tingkatan (1985: 311).

Karena itulah pembangunan hubungan yang baik antara perusahaan dengan karyawan seharusnya menjadi agenda utama yang dapat diwujudkan salah satunya melalui penerapan kegiatan employee relations. Menurut Bonar, employee relations adalah usaha yang mengatur secara khusus hubungan antara pihak manajemen perusahaan dengan karyawan agar selalau dalam keadaan baik serta sebagai bagian dari kesatuan sistem organisasi (Bonar, 1973: 55). Pembinaan hubungan baik antara karyawan dengan pimpinan perusahaan maupun antar karyawan agar selalu dalam keadaan baik melalui penerapan kegiatan employee relations selain bertujuan untuk memberikan suatu pengabdian dan mengatur kerja sama di antara anggota, terutama untuk menciptakan komunikasi internal yang efektif di dalam perusahaan (Bonar, 1973:56).

Guna membina hubungan tersebut, Frazier Moore mengemukakan dasar pelaksanaan kegiatan employee relations adalah berkomitmen dalam menyediakan pekerjaan sehari-hari, kondisi kerja yang baik, kompetisi yang adil, kesempatanuntuk mengembangkan meningkatkan kompetensi diri, pengakuan atas pencapaian yang dihasilkan, pengawasan yang baik, kesempatan untuk mengekspresikan diri dan menyediakan keuntungan yang sesuai bagi para karyawannya (1981: 27). Dasar-dasar pelaksanaan kegiatan employee relationsapabila diaplikasikan secara optimal maka akan dapat mencapai tujuan-tujuan organizational yang diharapkan perusahaan.

Menurut Cutlip, Center, dan Broom dalam buku Rosady Ruslan, maksud dan tujuan kegiatan employee relations adalah:

• Sebagai sarana komunikasi internal secara timbal balik yang dipergunakan dalam suatu organisasi atau perusahaan
• Untuk menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan komunikasi antara manajemen perusahaan dengan para karyawan.
• Sebagai sarana saluran atau alat komunikasi dalam upaya menjelaskantentang kebijaksanaan, peraturan, dan ketatakerjaan dalam sebuahorganisasi atau perusahaan.
• Sebagai media komunikasi internal bagi karyawan untuk meyampaikankeinginan-keinginan atau sumbangan saran dan informasi serta laporankepada pihak manajemen perusahaan (pimpinan).

Dalam mencapai tujuan-tujuan tersebut, kegiatan employee relations dapat dilaksanakan dalam bentuk: (Ruslan, 2004, 278)

• Program pendidikan dan pelatihan

Program pendidikan dan pelatihan dilaksanakan perusahaan, dalam upaya meningkatkan kinerja dan keterampilan (skill) karyawan, dan kualitasmaupun kuantitas pemberian jasa pelayanan dan lain sebagainya

• Program motivasi kerja berprestasi

Program tersebut dikenal dengan istilah Achievement Motivation Training (AMT), dimana melalui pelatihan tersebut diharapkan dapatmempertemukan antara motivasi dan prestasi kerja serta disiplin karyawandengan harapan-harapan atau keinginan dari pihak perusahaan dalammencapai produktivitas tinggi.

• Program penghargaan

Program penghargaan yang dimaksud adalah upaya pihak perusahaan(pimpinan) dalam memberikan suatu penghargaan kepada karyawan, baikyang berprestasi kerja maupun cukup lama masa pengabdian pekerjaan.Dalam hal ini, penghargaan yang diberikan itu akan menimbulkanloyalitas dan rasa memiliki (sense of belonging) yang tinggi terhadap perusahaan.

• Program acara khusus (special event)

Yaitu merupakan suatu program khusus yang sengaja dirancang di luar bidang pekerjaan sehari-hari, misalnya dalam rangka event ulang tahun perusahaan, diadakan kegiatan keagamaan, olahraga, lomba, hinggaberpiknik bersama yang dihadiri oleh pimpinan dan semua parakaryawannya. Kegiatan dan program tersebut dimaksudkan untukmenumbuhkan rasa keakraban bersama di anatara sesama karyawan danpimpinan.

• Program media komunikasi internal

Membentuk media komunikasi internal melalui buletin, news release (majalah dinding), dan majalah perusahaan yang berisikan pesan.Informasi dan berita yang berkaitan dengan kegiatan antar karyawan atauperusahaan dan pimpinan.

Sedangkan Frank Jefkins menguraikan beberapa kegiatan employee relations secara terperinci yang memberikan penekanan akan pentingnyakomunikasi internal di sebuah perusahaan. Kegiatan-kegiatan tersebut dapatdiuraikan sebagai berikut: (Jefkins, 1996: 173-178)

1. Jurnal internal

Jurnal internal ini diciptakan khusus untuk publik internal perusahaan yang dapat berbentuk majalah atau tabloid. Jurnal internal ini akan dapat menjadi jembatan penghubung antara perusahaan, pihak manajemen, dan karyawannya

2. Papan pengumuman

Papan pengumuman ini dapat ditempatkan pada berbagai lokasi yang ramai atau sering disinggahi oleh karyawan-karyawan agar mereka dapat memperoleh informasi yang sama pada saat yang bersamaan pula.

3. Kotak saran

Untuk memperoleh dan menampung berbagai masukan dari para karyawan, pihak manajemen dapat menempatkan sejumlah kotak saran ditempat-tempat umum di seluruh lokasi perusahaan. Setiap karyawan yang memiliki komentar, ide, keluhan, atau bahkan kecaman pedas pada atasan atau perusahaan dipersilahkan menyampaikan secara anonim melalui kotak-kotak surat tersebut.

4. Rangsangan berbicara

Pemimpin perusahaan dapat membuka nomor telepon khusus sehingga setiap karyawan dapat langsung menghubunginya secara langsung tanpa harus menempuh liku-liku birokrasi perkantoran. Teknik ini bisa juga dilakukan dengan menyediakan formulir aduan. Setiap karyawan yang merasa dirinya perlu menyatakan sesuatu dapat menuangkannya secara tertulis ke dalam kertas formulir tersebut dan memasukkannya ke suatu kotak pos khusus yang menjamin akan sampainya formulir-formulir aduan tersebut ke tangan pimpinan.

5. Presentasi Video atau slide

Perangkat audio visual dapat digunakan untuk berbagai tujuan mulai dari mendidik para pegawai baru, menjelaskan standar keamanan kerja, menguraikan kemajuan yang telah dicapai perusahaan, memaparkan laporan-laporan pembukuan tahunan, mengadakan rekrutmen, dan lain - lain.

6. Literatur Pengenalan

Literatur pengenalan adalah berbagai macam naskah, materi atau buklet yang berisikan riwayat singkat perusahaan, berbagai kegiatan pokok, cara kerjanya, struktur manajemen, dan berbagi hal-hal yang perlu diketahui karyawan baru.

7. Kunjungan oleh pihak manajemen

Dalam organisasi yang memiliki banyak kantor cabang, salah satu cara yang dapat digunakan untuk menggalang kedekatan dan hubungan baik antara manajemen dan karyawan adalah melalui kunjungan secara langsung oleh pimpinan perusahaan. Kunjungan tersebut bisa
menjembatani jauhnya jarak fisik.

8. Obrolan langsung

Pembicaraan tatap muka secara pribadi dan langsung kepada yang bersangkutan, sejak dahulu hingga sekarang merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk memperlihatkan sikap terbuka pihak manajemen perusahaan. Komunikasi tatap muka adalah suatu bentuk komunikasi yangpaling efisien (Jefkins, 1996: 176-177). Kelebihan obrolan langsung dibandingkan penyampaian pesan melalui radio, kaset video, maupun surat adalah karyawan dapat mengajukan komentar, keluhan, ide, pernyataan, dan menyatakan pendapat atau isi hatinya secara langsung dan juga mendapat tanggapan secara langsung dari atasannya (komunikasi dua arah)

9. Konferensi staf

Konferensi staf merupakan acara berkumpul yang bermanfaat untuk menggalang kebersamaan dan keakraban, sekaligus untuk menciptakan hubungan yang baik dan erat antara pihak manajemen dengan para karyawan.

10. Acara-acara kekeluargaan

Berbagai kegiatan dan acara tidak resmi, seperti pesta perusahaan, makan malam dalam rangka merayakan tahun baru atau ulang tahun perusahaan, olahraga dan piknik bersama – semuanya menyertakan anggota keluarga dan lingkungan terdekat dari masing-masing karyawannya – ternyata sangat besar manfaatnya untuk merekatkan hubungan baik antara
manajemen dengan pihak karyawan.

11. Klub-klub sosial

Pada organisasi yang telah mapan biasanya terdapat klub-klub sosial atau olahraga yang dilengkapi dengan gedung yang memadai dan berbagai fasilitas kenyamanan lainnya. Klub sosial dapat menjadi ajang bertemu dan berkegiatan bersama demi mempererat hubungan antara manajemen dengan karyawan.

Sesuai dengan penjabaran tujuan kegiatan employee relations di atas, terlihat jelas bahwa tujuan ini sangat terkait dengan harapan akan mendukung sistem informasi atau iklim komunikasi internal yang terjadi selama pelaksanaandan implikasi pasca berlangsungnya kegiatan employee relations. Membenarkan pernyataan Anggoro bahwa tujuan hubungan karyawan yang paling penting adalah memelihara keterbukaan perusahaan dan penyambung lidah karyawan (2001: 36). Hal ini berarti hubungan dengan karyawan dipengaruhi oleh komunikasi internal antara pimpinan dengan karyawan maupun antar karyawan. Karena itu hasil positif yang dapat dicapai dengan dilaksanakannya employee relations sangat berkaitan erat dengan iklim komunikasi internal yang terjadi didalam perusahaan.

Merupakan salah satu bentuk dari kegiatan internal public relations yang menitik beratkan kepada hubungan antara pimpinan perusahaan dengan karyawan/publik karyawan, yang dalam hal ini mencakup kepada bentuk kegiatan (H.R Danan Djaja 1985: 26-27) :

• Penempatan dan pemindahan karyawan
• Penerimaan pegawai baru
• Kenaikan pangkat dan kondite karyawan
• Pemutusan kerja
• Pensiun dan jaminan sosial

Perencanaan dan pelaksanaan suatu program informasi dan komunikasi karyawan biasanya harus terletak pada seksi hubungan karyawan dari bagian hubungan masyarakatnya (PR). Nasihat serta kerjasama manajemen dan staf, pelaksana yang melaksanakan hubungan personalia, karyawan, atau industri, harus diusahakan dalam menentukan tujuan, media, dan pesan dari program komunikasi. Koordinasi yang erat antara seksi hubungan karyawan dengan seluruh staf serta bagian pelaksanaan organisasi adalah penting. Kegagalan dalam menyajikan informasi kepada karyawan tentang kebijakan dan perkembangan perusahaan yang mempengaruhi kepentingannya, akan menimbulkan kesalah pahaman, desas-desus palsu, dan kecaman. Apabila tidak diberikan informasi tentang hal seperti itu, maka karyawan akan membuat asumsinya sendiri, yang mungkin salah, atau mereka akan mendengarkan sumber dari luar, yang mungkin memberikan informasi yang tidak tepat (H Frazier Moore, 2005: 347).

Para karyawan juga ingin menyatakan pendapatnya kepada manajemen tentang pekerjaan, kondisi pekerjaan, dan hal-hal lain yang mempengaruhi kepentingannya. Pelaksanaan komunikasi dua arah yang memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan usulan kepada manajemen adalah penting (H Frazier Moore, 1988: 5).

Fungsi komunikasi internal adalah mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan mengusahakan agar manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan oleh karyawan. Frank Jefkins (2005 :172) mengatakan bahwa:

Komunikasi internal (lebih lanjut disebut sebagai komunikasi pegawai atau employee relations), memiliki tiga bentuk. Yang pertama adalah komunikasi ke bawah yaitu komunikasi dari pihak pimpinan kepada karyawan. Kedua adalah komunikasi ke atas, yaitu komunikasi yang berlangsung dari karyawan kepada atasannya. Ketiga adalah komunikasi sejajar, yaitu komunikasi yang berlangsung antar sesama pegawai

Dalam upaya mencapai tujuan perusahaan maka harus adanya keselarasan, semangat kerja sama di antara para anggota perusahaan melalui komunikasi yang baik antara manajemen dan karyawan seperti yang disebutkan dalam bentuk aliran komunikasi diatas. Menurut IG Wasanto (1987: 186) tujuan dari employee relations adalah sebagai berikut:

1. Untuk mendapatkan saling pengertian antar pegawai ataupun antara pimpinan dengan semua pegawai dalam sebuah organisasi.
2. Mendapatkan data-data yang lengkap tentang sikap dan tingkah laku pegawai. Data ini diperlukan dalam rangka pembinaan, pengorganisasian, kerjasama, koordinasi, dan evaluasi terhadap pegawai.
3. Menciptakan kerjasama yang serasi antara pegawai.
4. Menanamkan rasa damai kepada pegawai.
5. Menanamkan rasa sukses kepada pegawai sehingga mereka merasa diberi kesempatan untuk maju dalam mengembangkan kariernya.
6. Menanamkan loyalitas para pegawai.
7. Menanamkan rasa tanggung jawab kepada para pegawai.
8. Menciptakan adanya semangat kerja yang tinggi.

Kegiatan employee relations dalam perusahaan dapat dilaksanakan dalam berbagai bentuk kegiatan dengan tujuan membentuk iklim komunikasi organisasi yang positif. Dalam kaitannya dengan peneltian ini adalah dengan melakukan aktivitas employee relations melalui regular meeting dalam perusahaan.

Sekian artikel tentang Pengertian Employee Relations dan Contoh Kegiatan Menurut Ahli. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• Freeman, R. E., (1984). Strategic Management: A Stakeholder Approach, , Boston: Pitman Publishing
• Cutlip, Scott M., Allen H. Center, & Glen M. Broom. 2011. Effective Public Relations. Jakarta: Kencana Prada Media Group.
• Ardianto, Elvinaro dan Sumirat, Soleh. 2004. Dasar-dasar Public Relations. Remaja Rosdakarya, Bandung