Konsep dan Pengertian Sistem dalam Manajemen Proyek

Konsep dan Pengertian Sistem dalam Manajemen Proyek - Pada artikel ini akan membahas mengenai sebuah konsep dari sistem yang dibangun dan bersifat saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Melalui artikel ini diharapkan mampu memahami dan mengetahui bahwa dalam membangun system harus memikirkan bahawa system tidak dapat berdiri sendiri, dan harus saling terintegrasi baik dengan sistem yang lama maupun system yang akan dibangun dan sistem masa yang akan datang.

Arti Konsep Sistem

Arti konsep sistem mulai diperkenalkan sekitar dekade 1920-an.

Definisi konsep sistem menurut Buckley adalah :

"Suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan di antara bagian-bagiannya dinamakan suatu sistem."

Definisi konsep sistem menurut H. Kerzner ( 1989 ) adalah :

"Sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan atau bukan manusia (nonhuman) yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga komponen-komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir"

Komponen, Subsistem, dan Keterkaitannya

Setiap sistem terdiri dari komponen-komponen, dan komponen ini dapat dipecah menjadi komponen yang lebih kecil lagi, yang bila dipandang dari segi hirarki dapat dinamakan sebagai subsistem.

Subsistem adalah sistem yang menjadi bagian dari sistem yang lebih besar.

Bagian terkecil dari sistem disebut elemen.

image source: www.durhamcollege.ca

baca juga: Konsep dan Pemikiran Manajemen Proyek Sebagai Profesi

Unsur dan Sifat Sistem

Fungsi dan efektivitas sistem dalam usaha mencapai tujuannya tergantung dari ketepatan susunan rangkaian atau struktur terhadap tujuan yang telah ditetapkan.

Beberapa sifat yang melekat pada sistem dan masing-masing komponennya, demikian pula hubungan antara satu dengan yang lain adalah sebagai berikut :

- Bersifat Dinamis
Sistem menunjukkan sifat yang dinamis, dengan perilaku tertentu. Perilaku sistem pada umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukan (input) menjadi hasil (output).

- Sistem Terpadu Lebih Besar daripada Jumlah Komponen-komponennya
Bila elemen-elemen atau bagian-bagian tersebut tersusun dan terorganisir secara benar, maka akan terjalin suatu sistem terpadu yang lebih besar daripada jumlah/besaran bagian-bagiannya.

- Mempunyai Arti yang Berbeda
Satu sistem yang sama bisa jadi dipandang atau diartikan berbeda, tergantung siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa.

- Mempunyai Sasaran yang Jelas
Salah satu tanda keberadaan sistem adalah adanya tujuan atau sasaran yang jelas. Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengetahui perilaku suatu sistem dan bagian-bagiannya.

- Mempunyai Keterbatasan
Sistem mempunyai keterbatasan yang disebabkan oleh faktor luar dan faktor dalam. Faktor luar berupa hambatan dari lingkungkan, sedangkan faktor dalam adalah batasan sumber daya.

A. Siklus dan Proses Sistem

Aspek penting dari pendekatan sistem terletak pada siklus sistem dan prosesnya, yaitu perubahan teratur yang mengikuti pola dasar tertentu dan terjadi selama sistem masih aktif. Sistem yang aktif akan bergerak seiring dengan berjalannya waktu.

Dengan titik tolak pandangan demikian, maka dapat diantisipasi tahap-tahap yang akan dilalui dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengelola sistem dan semua tahap dengan sebaik-baiknya.

Menurut sudut pandang sistem, setiap sistem baik sistem produk, instalasi produk atau manufaktur, atau yang lain, mempunyai masa siklus dan tahapan-tahapan tertentu. Bila hal tersebut tidak sepenuhnya dipahami, maka akan mengarah kepada pengambilan keputusan yang tidak tepat, seperti tetap memproduksi produk yang sudah ketinggalan jaman, mempertahankan peralatan yang teknologinya sudah usang, menggunakan sistem pengelolaan yang sudah tidak cocok, dan lain-lain, yang kesemuanya dalam jangka panjang akan merugikan perusahaan.

B. Siklus Sistem dan Siklus Biaya

Karakteristik sistem yang dihasilkan dari gabungan parameter teknis, seperti ukuruan-ukuran dimensi, berat, kapasitas, prestasi, kecepatan, kualitas, keandalan, dan lain-lain yang menentukan efektivitas suatu sistem, merupakan suatu titik tolak berapa besarkah biaya yang diperlukan untuk mewujudkan/merealisasikan sistem yang diinginkan termasuk biaya operasionalnya untuk kedepannya. Biaya ini disebut siklus biaya (life cycle cost), mencakup semua biaya yang diperlukan selama periode siklus sistem (system life cycle), yaitu dari penelitian dan pengembangan, desain engineering, manufaktur dan konstruksi, sampai pada operasi atau produksi serta utilisasi dan pemeliharaan.

Gambar 3-1 Keseimbangan antara siklus biaya sistem dengan parameter sistem yang endaknya diwujudkan.

Secara garis besar biaya yang muncul pada suatu siklus sistem dikelompokkan menjadi biaya untuk mewujudkan sistem secara fisik (biaya proyek) atau biaya akuisisi dan biaya yang berkaitan dengan operasi atau produksi dan pemeliharaan.

Satu hal yang perlu diperhatiakan dan diusahakan untuk menciptakan dan mengoperasikan suatu sistem adalah tercapainya keseimbangan optimal antara biaya yang diperlukan dengan sistem yang hendak diwujudkan untuk mencapai tujuan usaha.

Aplikasi Konsep Sistem

Konsep sistem adalah suatu konsep pemikiran yang bertujuan memandang sesuatu atas dasar totalitas.

Untuk mengetahui bagaimana aplikasi konsep sistem dalam melakukan kegiatan, misalnya sebagai strategi untuk memecahkan suatu masalah, perencanaan, dan implementasi, diperlukan adanya pendekatan sistem ( system approach ) dengan rumusan metodologinya, yaitu analisis sistem, engeineering sistem, dan manajemen sistem.

Gambar 3-2 Ikhtisar konsep sistem berikut metodologinya.

A. Analisis Sistem

Pada garis besarnya analisis sistem adalah menganalisis dan memecahkan masalah pengambilan keputusan dengan memilih alternatif yang terbaik, dengan melihat sumber daya yang diperlukan dibandingkan manfaat yang akan diperoleh, termasuk pengkajian risiko yang mungkin dihadapi.

Proses analisis sistem terdiri dari beberapa tahap, yaitu formulasi, penelitian, analisis/kesimpulan, dan verifikasi.

Gambar 3-3 Proses analisis sistem.

B. Engineering Sistem

Engineering sistem adalah proses yang teratur dalam aspek engineering untuk mewujudkan suatu gagasan menjadi sistem yang diinginkan bagi keperluan organisasi atau utilisasi.

Definisi engineering sistem menurut B. S. Blanchard ( 1990 ) adalah :

"Aplikasi yang efektif dari usaha-usaha ilmu pengetahuan dan engineering dalam rangka mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses yang saling terkait berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi."

Langkah-langkah dalam metodologi engineering sistem :

• Menjabarkan keperluan-keperluan operasional menjadi parameter dari sistem yang diperlukan melalui proses analisis fungsional, definisi, sintesis, prestasi, keandalan, kemampuan produksi, dan lain-lain.
• Mengintegrasikan parameter-parameter teknis tersebut di atas ke dalam suatu kegiatan desain-engineering yang akan mengoptimalkan sistem secara keseluruhan.

SIKLUS DAN PROSES ENGINEERING SISTEM DALAM SIKLUS SISTEM

Engineering sistem mempunyai siklus yang ditandai oleh seluruh spektrum aktivitas yang terdiri dari beberapa tahap. Tahap-tahap tersebut diawali dengan identigikasi kebutuhan, dilanjutkan dengan desain dan pengembangan, aspek engeineering pada konstruksi, produksi, operasi, dan pemeliharaan. Pada akhirnya, sistem yang dibangun melalui suatu proyek akan berhenti dan tidak berguna lagi.

Siklus sistem dan siklus engineering sistem dimulai dengan timbulnya kebutuhan. Bila hal tersebut terjadi, yang harus dihadapi pertama-tama adalah mengidentifikasi seberapa jauh keperluan tersebut harus dipenuhi dan memperkirakan secara kasar seberapa besar sumber daya yang sekiranya diperlukan.

Tahapan atau proses dalam proses engineering sistem adalah sebagai berikut :

a. Tahap Konseptual
Memperjelas dan merumuskan permasalahan dalam suatu studi kelayakan, termasuk menentukan tujuan dan sasaran. Mengkaji dasar-dasar keperluan untuk mewujudkan sistem, operasi sistem, dan pemeliharaan.

b. Desain Pendahuluan dan Definisi Sistem
Menentukan fungsi utama sistem berarti meletakkan dasar untuk penyusunan kriteria dan spesifikasi peralatan yang diperlukan, koalitas dan kuantitas pegawai, fasilitas pendukung, pemeliharaan, dan lain-lain.

Kemudian mengelompokkan dalam subsistem, dilanjutkan dengan melakukan analisis untuk mengevaluasi alternatif desain secara terinci seperti :

• Melihat semua aspek untuk mewujudkan sistem (konstruksi atau manufaktur), operasi, dan pemeliharaan.
• Mendefinisikan masing-masing fungsi semua componen sistem (peralatan utama, peralatan pendukung, dan lain-lain).
• Mencari keseimbangan antara keperluan sumber daya yang tersedia, dengan mengkaji parameter teknis yang dibandingkan dengan siklus biaya.

c. Desain Terinci

Tahap ini terdiri dari beberap kegiatan diantaranya menyiapkan deskripsi konfigurasi subsistem, komponen system, dan perincian lain-lainnya. Pada akhirnya desain terinci menghasilakn dokumen-dokumen seperti gambar-gambar engineering, gambar konstruksi, dan lain-lain.

Kegiatan dalam tahap desain terinci lainnya adalah membuat model dan menyusun prosedur tes dan evaluasi.

Secara singkat kegiatan ini terdiri dari :

• Deskripsi dari spesifikasi, kriteria, dan konfigurasi terinci dari subsistem atau komponen sistem.
• Membuat dokumen engineering subsistem seperti gambar engineering, gambar konstruksi, dan lain-lain.
• Membuat model dari sisitem yang hendap dibangun
• Menyiapkan prosedur inspeksi, tes, dan evaluasi.

Adapun kebutuhan operasi dan pemeliharaan yang dominan terdiri dari :

Memenuhi kinerja teknis (technical performance), baik kapasitas maupun mutu.

• Bersifat tangguh atau dapat dipercaya (reliable), beroperasi dengan baik selama kurun waktu yang telah ditentukan.
• Memperhatikan faktor manusia yang akan mengerjakan operasi dan pemeliharaan tidak sulit, tidak cepat melelahkan, dan cukup memperhatikan aspek keamanan (safety).
• Memperhatikan faktor productibilty, constructibillity, dan maintainability.
• Keluwesan atau flexibility, misalnya suatu system yang diwujudkan harus mampu beroparasi dengan kapasitas yang berubah-ubah atau mutu yang bervariasi.
• Transportasi, sistem, atau produk yang dihasilkan telah memasukkan faktor transportasi yang dihadapi, misalnya ukuran, dimensi, berat rakitan, dan lain-lain.
• Pemeriksaan dan inspeksi, yaitu, apakah sistem atau produk yang dihasilkan telah memperhatikan kemudahan pemeriksaan, inspeksi, dan testing yang setiap waktu diperlukan.
• Tersedianya material atau komponen di lokasi atau daerah yang berdekatan.

Desain terinci juga harus memenuhi syarat ekonomis dalam kegiatan operasionalnya, dan adanya keseimbangan yang optimal antara siklus biaya maupun sumber daya dengan parameter sistem yang telah ditentukan.

d. Pabrikasi dan Konstruksi

Pada tahap ini, engineering sistem mendukung aspek engineering dari seluruh kegiatan mulai dari pembelian material, peralatan pabrikasi dan manufaktur, konstruksi, inspeksi, dan uji coba dalam rangka mewujudkan sistem yang diinginkan menjadi kenyataan fisik, yang siap untuk dioperasikan.

e. Operasi atau Produksi

Pada tahap ini, sistem beroperasi atau berproduksi (misalnya, pabrik), atau utilisasi (misalnya, pesawat terbang). Pendekatan engineering sisten bermaksud mendukung sistem yang telah terwujud agar dapat beroperasi sesuai dengan kapasitas atau prestasi yang telah ditentukan dengan cara antara lain melakukan pemeriksaan, inspeksi berkala, evaluasi untuk perbaikan, dan lain-lain.

f. Pendukung dan Pemeliharaan

Tahap keenam ini merupakan aspek engineering dari pemeliharaan yang dapat dimodifikasi bila diperlukan dan didukung pelayanan teknis yang lain agar sistem dapat beroperasi dan berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

g. Menurun dan Berhenti

Disini fungsi sistem mulai menurun, misalnya karena bagian-bagian yang merupakan komponen (peralatan) telah menjadi usang dan akhirnya seluruh sistem berhenti karena tidak ekonomis lagi untuk berfungsi. Pada aspek engineering diadakan evaluasi apakah perbaikan memang sudah tidak ekonomis lagi untuk dilakukan.

Gambar 3-4 Siklus engineering sistem dari siklus sistem suatu produk.

SIKLUS PROYEK DAN SIKLUS SISTEM

Siklus proyek merupakan bagian dari siklus sistem. Siklus proyek hanya sebatas sampai terbentuknya hasil proyek dalam bentuk fisik, tahap atau proses perwujudan tersebut sering disebut sebagai akuisisi (acquitition). Adapun proses selanjutnya, seperti operasi atau produksi dan pemeliharaan, sudah diluar siklus proyek.

C. Manajemen Sistem

Penekanan manajemen sistem terletak pada keberhasilan tujuan sistem secara keseluruhan, dengan demikian pengelolaan dilakukan berdasarkan pertimbangan optimasi total sistem dan bukan komponen-komponennya.

Manajemen sistem menitikberatkan pada terselenggaranya koordinasi dan integrasi di antara komponen-komponennya, baik dalam aspek perencanaan, implementasi, maupun pengendalian agar terdapat sinkronisasi dalam usaha mencapai tujuan total sistem secara efektif.

Definisi manajemen sistem dari sudut pandang pengelolaan perusahaan menurut H. Kerzner (1989) adalah sebagai berikut :

”Sejumlah unsur, baik manusia ataupun bukan manusia (nonhuman) diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut bertindak sebagai kesatuan dalam rangka mencapai tujuan”.

Kegunaan Konsep Sistem bagi Manajemen Proyek

Pada dasarnya metodoli pendekatan sistem yang digunakan pada konsep sistem sangat efektif digunakan dalam usaha mencapai keberhasilan proyek, terutama bagi proyek yang berukuran besar dan kompleks.

Pada tahap implementasi, yaitu setelah proyek dinyatakan lulus evaluasi dan seleksi, serta telah tersedia sumber daya, manajemen proyek memusatkan perhatian pada keberhasilan pelaksanaan pekerjaan dengan cara sebagai berikut :

• Mengelola para peserta proyek (konsultan, kontraktor, rekanan penyandang dana, dan lain-lain) dengan pengertian bahwa mereka adalah subsistem dari suatu sistem (proyek). Mereka harus diarahkan untuk mencapai sasaran bersama, yaitu keberhasilan proyek, meskipun terdapat tujuan yang berlainan. (Pemilik ingin menekan biaya proyek, sedangkan kontraktor atau rekanan ingin meningkatkan laba).
• Mengelola proyek dengan menyadari bahwa proyek adalah bagian dari siklus sistem yang utuh, jadi mengikuti pola tahap konseptual, desain pendahuluan dan pengembangan, desain terinci, sampai pada konstruksi dan manufaktur, dengan memperhatikan keperluan-keperluan untuk tahap berikutnya (operasi atau produksi dan pemeliharaan).
• Mengelola proyek dengan memahai siklus proyek dan siklus sistem, sehingga dapat mengikuti dinamika kegiatan dan mengantisipasi kapan, jumlah, dan jenis sumber daya yang harus disediakan.

Sekian artikel Modul Makalah tentang Konsep dan Pengertian Sistem dalam Manajemen Proyek.

Daftar Pustaka

• Ani Nur, Manajemen Proyek, modul Universitas Mercu Buana 2008