Perencanaan Pengembangan dan Analisa Kelayakan Sistem

Perencanaan Pengembangan Sistem dan Analisa Kelayakan Sistem - Perencanaan sistem mengidentifikasikan sistem informasi penting yang strategis dalam organisasi. Melalui artikel ini diharakan mampu merencanakan dan melakukan analisa terkait kelayakan pengembangan sistem.

PERENCANAAN PENGEMBANGAN SISTEM

Tahapan pertama pengembangan proyek sistem informasi bagi manager, staf administrasi, staf penjualan, analis sistem ialah dengan melihat kemungkinan apakah dapat memberikan manfaat bagi perusahaan.Banyak ide dikembangkan dengan menggunakan teknologi terbaru, namun tidak sesuai tujuan dan tidak memberikan manfaat bagi organisasi/perusahaan.

Pengembangan sistem informasi saat ini telah menjadi trend seperti customer relationship management (CRM) yaitu sebuah sistem informasi yang terfokus pada pelanggan agar selalu loyal terhadap produk yang dihasilkan oleh organisasi/perusahaan, data mining yaitu data yang dapat digunakan untuk menampilkan informasi tertentu, mobile computing yaitu aplikasi yang dapat diakses secara mobile yang biasanya menggunakan smartphone. Inovasi yang dijanjikan saat organisasi memulai proyek sistem informasi ialah kemudahan dalam mewujudkan proses bisnis yang terkomputerisasi karena mereka menggangap bahwa dengan menggunakan teknologi dapat meningkatkan daya saing organisasi/perusahaan.

Survey yang dilakukan oleh Standish Group pada tahun 1996 42% dari proyek pengembangan sistem informasi diabaikan sebelum proyek tersebut selesai.Setelah beberapa waktu dicari penyebab gagalnya proyek tersebut ditemukan fakta bahwa saat awal pengembangan sistem tidak diperhatikan apakah dapat meningkatkan daya saing organisasi/perusahaan dan kerugian/resiko yang ditimbulkan dari proyek pengembangan sistem informasi tersebut.

image source: greatbrook.com

baca juga: Pengertian SDLC (System Development Life Cycle) Menurut Para Ahli

Perencanaan sistem dilakukan saat suatu kegiatan akan berjalan. Perencanaan sistem mengidentifikasikan sistem informasi penting yang strategis dalam organisasi.Tujuannya untuk melihat kesempatan memanfaatkan teknologi informasi dan membangun proyek sistem yang mendukung tujuan bisnis.Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak.

Inisiasi proyek dimulai ketika seseorang melihat kesempatan untuk menciptakan nilai bisnis dari penggunaan teknologi informasi dan memahami risiko yang terkait dengan proyek tersebut.

Permintaan System(System request) adalah sebuah dokumen yang menjelaskan alasan bisnis membangun sistem dan nilai yang di sediakan.

• Project name
• Project sponsor
• Business need
• Business Requirement
• Business value
• Special issues or constraints

Elemen	Deskripsi	Contoh
Project Sponsor (Pemilik Proyek/ paling bertanggung jawab)	Orang yang memulai proyek dan yang berfungsi sebagai titik utama komunikasi untuk proyek di sisi bisnis.	• Beberapa anggota dari departemen keuangan • Wakil presiden pemasaran • IT manager • CEO
Business Need (Kebutuhan)	Alasan bisnis terkait yang untuk memulai sistem.	• Meningkatkan penjualan • Meningkatkan pangsa pasar • Meningkatkan akses ke informasi • Meningkatkan layanan pelanggan • Penurunan cacat produk • Merampingkan proses manufaktur
Business Requirement (Syarat/Keperluan)	Kemampuan bisnis yang akan diberikan sistem	• Menyediakan akses online untuk informasi • Menangkap informasi pelanggan demografis • Sertakan kemampuan pencarian produk • Menghasilkan laporan manajemen • Termasuk dukungan user online
Business Value (Nilai)	Manfaat yang akan di ciptakan sistem bagi organisasi	• 30 persen peningkatan penjualan • 10 persen peningkatan pangsa pasar • 50 persen penurunan biaya pasokan
Special issues or Constraints (masalah khusus atau kendala)	Isu-isu yang relevan dengan pelaksanaan sistem dan komite membuat keputusan tentang proyek	• Pemerintah memberikan batas waktu sampei 15 Desember • Sistem dibutuhkan pada saat hari kemerdekaan

Gambar 1. System Request

Mengapa harus di rencanakan ?

Perencanaan system berhubungan dengan perencanaan bisnis. Selain itu juga untuk menghindari pinalti/ hukuman yang diderita jika tidak sesuai atau tidak ada perencanaan sistem, misalnya :

1. Biaya yang terlalu tinggi untuk hardware, software dan jaringan telekomunikasi yang terlambat dipesan
2. Pekerjaan yang terburu-buru hingga akhir proyek, karena tim proyek tidakmenyediakan waktu yang cukup untuk mengimplementasikan tugas,seperti persiapan lapangan, ujicoba, pelatihan dan konversi
3. Gangguan user dan pekerjaannya dan operasi perusahaan selama produksi memuncak karena salah penjadwalan
4. Kehilangan kredibilitas user karena tanggal target yang terlewat (ini dapat terjadi bagi suatu perencanaan sistem yang baik karena manajer proyeknya tidak hati-hati).

Siapa yang merencanakan Sistem ?

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau karena sistem yang lama masih mempunyai kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki (misal meningkatkan produkitivitas, efektivitas dan pelayanan).

Dalam banyak organisasi, manajemen puncak atau steering committee sangat berperan dalam perencanaan sistem. Idealnya terdiri dari CIO, CEO, CFO dan eksekutif senior perwakilan kelompok user yang lain. Komite ini yang menghubungkan tujuan bisnis dan sistem informasi untuk mencapai tujuannya. Adapun beberapa yang dilakukannya adalah :

1. Menyelesaikan konflik teritori dan politik dari membangun sistem yang baru
2. Menentukan prioritas proposal proyek sistem
3. Menyetujui perencanaan dan anggaran sistem
4. Mereview kemajuan proyek
5. Menentukan apakah proyek tertentu dapat dilanjutkan atau tidak.

Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun). Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh :

• Planning staff
• Departemen pengembangan sistem atau konsultan pengembangan sistem di luar perusahaan
• Departemen pengolahan data atau dapat digabung dengan departemen akuntansi.

Dalam perencanaan, hampir semua pihak yang terlibat dalam proyek sistem informasi harus diikutsertakan, mulai manajer proyek (Project Manager) , user, calon pengguna sistem informasi, Busines Process Analyst, Sistem Analyst, Programmer sampai Tester.

Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem

• Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
• Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
• Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
• Menetapkan kendala proyek-proyek sistem  (mis.  Batasan biaya, waktu, umur ekonomis)
• Menetukan prioritas proyek-proyek sistem
• Membuat laporan perencanaan sistem
• Meminta persetujuan manajemen

2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan

Persiapan ini meliputi :

• Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)
• Mengumumkan proyek pengembangan system
  3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan

Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :

• Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
• Melakukan studi kelayakan
• Menilai kelayakan proyek sistem
• Membuat usulan proyek sistem
• Meminta persetujuan manajemen

Fase Perencanaan dimulai ketika Steering Committee (komite pengendali) menerima project request (permintaan proyek). Fungsi Steering Commite adalah :

• Mengkaji dan menyetujui permintaan proyek
• Memprioritaskan permintaan proyek
• Mengalokasikan sumber daya
• Membentuk tim pengembangan proyek untuk setiap proyek yang disetujui

Dalam tahap perencanaan terdapat langkah-langkah yang harus dilakukan yang salah satunya adalah studi kelayakan.Studi kelayakan proyek dilakukan di tahap awal untuk menentukan apakah sebuah proyek baik untuk diteruskan atau tidak.Dengan menilai batasan-batasan pada sistem yang diusulkan, pihak manajemen dapat mengevaluasi kelayakan proyek.

Masing-masing aspek tersebut yaitu:

1. Kelayakan Teknis (technical feasibility)berkaitan dengan apakah sistem tersebut dapat dikembangkan dengan teknologi yang ada saat ini atau apakah diperlukan teknologi baru.
2. Kelayakan Ekonomi (economic feasibility)berkaitan dengan ketersediaan dana untuk menyelesaikan proyek.
3. Kelayakan Hukum (legal feasibility)mengidentifikasikan setiap konflik antara proposal yang diusulkan dan kemampuan perusahaan untuk bebas dari tanggung jawab hukumnya
4. Kelayakan Operasional (operational feasibility)menunjukkan tingkat kecocokan antara prosedur-prosedur perusahaan yang ada saat ini serta keahlian personel dan persyaratan operasional dari sistem yang baru.
5. Kelayakan Jadwal (schedule feasibility)berkaitan dengan kemampuan perusahaan untuk mengimplementasikan proyek dalam kerangka waktu yang dapat diterima. Faktor-faktor kelayakan ini mempengaruhi ruang lingkup proyek, dan apakah itu akan dikembangkan didalam perusahaan atau dibeli dari pemasok peranti lunak.

Aspek-aspek Studi kelayakan tersebut harus dilakukan secara terperinci.

1. Pada Kelayakan Teknis, dalam mengevaluasinya, teknologi yang sudah mapan dan dipahami memiliki resiko yang lebih kecil dibandingkan dengan teknologi yang belum dikenal sama sekali. 
2. PadaKelayakan Ekonomi, dibatasi menilai komitmen keuangan manajemen terhadap keseluruhan proyek. 
3. Pada Kelayakan Hukum, dalam sistem pemrosesan transaksi keuangan, legalitas sistem selalu menjadi masalah. Namun demikian, legalitas juga merupakan isu bagi sistem non keuangan yang memproses data-data. 
4. Pada Kelayakan Operational, sistem yang terlatih dengan baik, memiliki motivasi dan berpengalaman merupakan masalah penting dalam mengevaluasi kelayakan operasional suatu desain.
5. Dan Pada Kelayakan Jadwal, proses desain penilaian sistem berada dalam posisi yang lebih baik untuk mengukur kemungkinan bahwa sistem akan diselesaikan sesuai dengan jadwal.
6. Melihat dari aspek-aspek diatas, Intinya studi kelayakan itu penting dan harus ada dalam perencanaan suatu proyek agar kita dapat mengetahui apakah proyek tersebut baik diteruskan atau tidak. Mengapa harus dalam tahap perencanaan? Jawabannya karena proyek tersebut belum terlalu jauh prosesnya (masih dalam tahap rencana). Artinya jika didapat hasil yang tidak bagus pada studi kelayakan, maka kita bisa memperbaiki proyek tersebut dengan meminimalkan kerugian yang ada. Jika tidak ada studi kelayakan sebelumnya, maka kerugian yang mungkin terjadi akan lebih besar

ANALISIS KELAYAKAN SISTEM

Analisis Sistem merupakan Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Perencanaan sistem dan analisis kelayakan

Analisis kelayakan

Tujuannya adalah :

1. Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan.
2. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar – benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.

Perencanaan sistem dan analisis sistem mencakup 7 tahap yaitu :

1. Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak.
2. Penetapan dewan pengarah perencanaan sistem.
3. Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan.
4. Pengembangan perencanaan sistem informasi strategik.
5. Identifikasi dan memprioritaskan area spesifik dalam organisasi sebagai focus pengembangan sistem.
6. Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisis dan perancangan awal sub system tertentu.
7. Pembentukan tim untuk tujuan analisis perancangan awal sistem.

Tugas – tugas analisis kelayakan :

1. Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem.
2. Pembentukan sasaran sistem baru.
3. Pengidentifikasian para pemakai system

Metode penentuan penganggaran modal :

1. Payback period
2. Net present value
3. Internal rate of return
4. Modified internal rate of return.

Ukuran kelayakan :

1. Teknologi
2. Ekonomi
3. Non ekonomi
4. Organisasi atau operasional
5. Jadwal

Sekian artikel tentang Perencanaan Pengembangan Sistem dan Analisa Kelayakan Sistem. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• Alan Denis, et all, System Analysis and Design With UML 2.0, Wiley, 2005