Pengertian Manajemen Sumber Daya Data Menurut Para Ahli

Pengertian Manajemen Sumber Daya Data Menurut Para Ahli - Manajemen sumber daya data yang terdiri dari mengelola sumber daya data, dan dasar-dasr teknis manajemen basis data. Melalui artikel ini diharapkan mampu menjelaskan nilai bisnis dari implementasi proses manajemen dan teknologi sumber data-data dalam sebuah organisasi. Melalui artikel ini diharapkan mampu menjelaskan piranti lunak manajemen basis data untuk mendukung operasi dan manajemen bisnis.

PENGERTIAN DATA DAN INFORMASI

Data berasal dari bahasa latin yakni datum yang artinya adalah sesuatu yang diberikan. Di dalam komputer terdapat tiga buah tipe data dasar, yaitu:

• bilangan bulat atau dikenal dengan nama integer,
• bilangan pecahan atau yang biasanya dikenal dengan floating point,
• simbol atau karakter.

Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

Menurut Burch dan Strater, informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.

Sedangkan menurut George R. Terry, Ph. D, informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.

Pemrosesan data adalah jenis pemrosesan yang dapat mengubah data menjadi informasi atau pengetahuan. Pemrosesan data ini sering menggunakan computer sehingga bisa berjalan secara otomatis. Setelah diolah, data ini biasanya mempunyai nilai yang informatif jika dinyatakan dan dikemas secara terorganisir dan rapi, maka istilah pemrosesan data sering dikatakan sebagai sistem informasi.

image source: www.darshservices.com

baca juga:

• Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia

• Manajemen Proyek Sumber Daya Manusia Menurut Ahli

Pemrosesan data juga dapat berarti yang hampir sama, pemrosesan data mengolah dan memanipulasi data mentah menjadi informasi (hasil pengolahan), sedangkan sistem informasi memakai data sebagai bahan masukan dan menghasilkan informasi sebagai produk keluaran.

Setelah dilakukan pengolahan, maka sifat data akan berubah sehingga bertambah kegunaannya yang dapat dipakai untuk suatu tujuan tertentu atau untuk analisa dan pengambilan keputusan. Biasanya informasi terdiri dari "Selected Data" yaitu data yang terpilih, tergabung dan disusun sesuai dengan kebutuhan dari pemakai data, masalah waktu, tempat dan fungsinya.

DARI BIT KE INFORMASI

Sejak diciptakan pertama kali, komputer bekerja atas dasar sistem biner. Sistem biner adalah sistem bilangan yang hanya mengenal dua macam angka yang disebut dengan istilah bit (binary digit), berupa 0 dan 1. Hanya dengan dua kemungkinan bilangan inilah komputer dapat menyajikan informasi yang begitu berguna bagi peradaban manusia.

Bit-bit dapat digunakan untuk menyusun karakter apa saja. Istilah karakter dalam dunia komputer berarti:

• Huruf, misalnya A dan z.
• Digit, seperti 0,1, 2,3,4,5,6,7,8, 9
• Selain huruf maupun digit, seperti tanda +, - serta & dan bahkan simbol-simbol seperti β.

Sebagai contoh, angka 1001011 memiliki panjang 7 bit. Digit biner hampir selalu digunakan sebagai satuan terkecil dalam penyimpanan dan komunikasi informasi di dalam teori komputasi dan informasi digital.

Byte adalah sebuah kumpulan bit. Saat pertama kali digunakan, byte mempunyai panjang yang tidak tetap. Sekarang, byte umumnya mempunyai panjang sebesar delapan bit.

Macam-macam character :
- Angka : 0 - 9
- Huruf : A - Z
- Special character : + - * / = . , dsb

Fields (medan) level terendah dalam hirarki data yang sudah mempunyai arti.Istilah lain untuk field yaitu elemen data, kolom item, dan atribut. Contoh field yaitu nama seseorang, jumlah barang yang dibeli, dan tanggal lahir seseorang.

Record (rekaman) menyatakan kumpulan dari sejumlah elemen data yang saling terkait. Sebagai contoh, nama, alamat, tanggal lahir, dan jenis kelamin dari seseorang menyusun sebuah record. Istilah lain yang juga menyatakan record yaitu tupel dan baris.

Tabel merupakan himpunan sejumlah record. Sebagai contoh, data pribadi dari semua pegawai disimpan dalam sebuah table pegawai, data semua barang di simpan dalam table barang.

Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi.

SATUAN DATA

Satuan data terkecil dalam sistem komputer adalah bit (binary digit) / angka biner. Di atas satuan bit terdapat byte, kilobyte, megabyte, gigabyte, terabyte dan petabyte.

Byte
Merupakan satuan yang digunakan untuk menyatakan sebuah karakter. Dimana satu karakter sama juga dengan 8 bit.

Kilobyte (KB)
Kilobyte merupakan tingkatan di atas byte, dimana 1 kilobyte = 1024 byte.

Megabyte (MB)
1 Megabyte = 1024 Kilobyte atau sama dengan 1024 x 1024 = 1.048.576 byte.

Gigabyte (GB)
1 Gigabyte = 1024 Megabyte atau sama dengan 1024 x 1024 x 1024 = 1.073.741.824 byte.

Terabyte (TB)
1 Terabyte = 1024 Gigabyte atau sama dengan 1024x1024x1024x1024 = 1.009.511.627.776 byte.

Petabyte (PB)
1 Petabyte = 1024 terabyte atau sama dengan 1024x1024x1024x1024x1024 = 1.125.899.906.842.624.

Selain berbagai istilah yang menggunakan istilah byte, kadangkala dijumpai istilah yang menggunakan bit seperti megabit. Penggunaan istilah ini biasanya dikaitkan dengan “per detik”, misalnya 10 megabit per detik. Istilah megabit per detik sering dinyatakan dengan Mbps (megabit per second). Dalam hal ini, megabit berarti 1.000.000 bit.

DATA

Data adalah fakta, baik berupa sebuah obyek, orang dan lain-lain yang dapat dinyatakan dengan suatu nilai tertentu (angka, symbol, karakter tertentu, dll).

Pemrosesan data menjadi informasi dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan peralatan elektronik berupa computer.

Pemrosesan Data Elektronik (PDE), data sebagai input diproses menjadi informasi sebagai output. Keuntungan yang dapat dilihat secara jelas dari penggunaan komputer ini adalah kecepatan, ketepatan, dan kemudahan dalam memproses data menjadi informasi

Untuk memproses data dengan computer maka data harus dibawa dari storage (tempat menyimpan) ke ALU (tempat proses), Supaya data dapat diproses, maka data harus disimpan dahulu dalam storage. Penyimpanan data dalam storage berbeda-beda caranya. Perbedaan tersebut berkaitan dengan instruksi yang mengerjakannya dan untuk keperluan proses apa data tersebut disimpan.

Data dapat dibagi 2 golongan besar, yaitu:

1. Character

Adalah data yang tidak akan mengalami perhitungan-perhitungan arithmeticMisalnya :Nama pegawai, nomor pegawai

Data tersebut terdiri dari kombinasi semua karakter yang dikenal komputer (huruf Alphabetik, angka 0 – 9, symbol-simbol = + ? !, dll )

Contoh : Ratna, 89092189KJ

Di dalam komputer data ini disimpan dalam bentuk karakter mode.

2. Numerik

Adalah data yang akan mengalami perhitungan arithmetic
Misalnya : bilangan-bilangan

Cara menyimpan data ini bisa secara zoned decimal, packed decimal, binary maupun floating point.

Contoh : 876516, 100028

HIRARKHI DATA

• Bit (Binary Digit)

Adalah pembentuk data yang paling elementer dalam storage.

• Character (byte)

Adalah unit data terkecil dalam storage yang mempunyai alamat.
Character ini terbentuk dari kombinasi 8 bit.

• Field / Item

Adalah kumpulan dari karakter-karakter yang membentuk suatu arti.

• Record / Rekaman / Tupel

Adalah kumpulan dari field-field yang lengkap.

• File

Adalah kumpulan dari record-record yang sejenis yang tergabung dalam 1 tabel.

• Basis Data

Adalah kumpulan dari bermacam-macam file yang disimpan didalam satu disk.

BASIS DATA

Basis data (database) memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan. Informasi dapat diperoleh dengan cepat berkat data yang mendasarinya telah disimpan dalam basis data.

Konsep Basis Data dan Sistem Basis Data

Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa basis data (database ) mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :

1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis
3. Dapat berkembang dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.
5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Dari beberapa kriteria tersebut, nampak adanya perbedaan secara nyata antara file yang berbasis data dan file konvensional yang lebih bersifat program oriented, yaitu hanya dapat digunakan oleh satu program aplikasi, hanya berhubungan dengan suatu persoalan tertentu untuk sistem yang direncanakan , perkembangan data hanya mungkin terjadi hanya pada volume data saja, kerangkapan data tidak terkontrol.

Pemanfaatan basis data :

1. Sebagai salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena

merupakan dasar dalam menyediakan informasi

1. Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat waktu dan relevan.
2. Mengurangi duplikasi data (data redundancy)
3. Hubungan data dapat ditingkatkan
4. Manipulasi terhadap data dengan cepat dan mudah
5. Efisiensi penggunaan ruang penyimpanan

Sistem basis data merupakan sekumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama. Personal-personal yang merancang dan mengelola basis data serta sistem komputer untuk mendukungnya.
Dengan demikian sistem basis data mempunyai beberapa komponen penting yakni:

• Basis Data

Elemen ini disebut juga sebagai koleksi data atau pustaka data adalah sekumpulan dari bermacam-macam tipe record yang mempunyai hubungan antar record, agregat data dan rinci data terhadap suatu obyek tertentu.

• Software

Software yang digunakan dalam suatu basis data terdiri dari dua macam, yaitu Data Base Management System (DBMS) dan Data Base Applikation Software (DBAS). DBMS akan dibahas pada bagian terpisah sedangkan DBAS dalam buku ajar ini tidak dibahas.

• Hardware

Hardware dalam suatu sistem basis data mempunyai komponen-komponen utama yang berupa CPU (Central Processing Unit) dan Unit penyimapanan (storage Unit). CPU mempunyai beberapa bagian penting, yaitu unit aritmatika dan logika ( Aritmatic And Logic Unit atau ALU), memori utama (main memory) dan unit pengendali (Control Unit). Storage Unit merupakan suatu peralatan fisik yang digunakan sebagai media penyimpanan data. Media penyimpanan yang umum digunakan adalah magnetig disk (hard disk dan floppy disk). Sedangkan media penyimpanan data cadangan (back up data) adalah magnetic tape.

• Manusia (brainware)

Manusia merupakan elemen penting pada sistem basis data. Tipe orang yang menggunakan sistem basis data adalah berbeda-beda dan mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda pula. Seorang manajer memerlukan informasi-informasi tersaring untuk membuat keputusan. Dan personal Klarikal mempunyai tugas memasukkan data dari sumber dokumen ke dalam sistem. Pelanggan memerlukan informasi dan laporan. Dengan demikian suatu sistem basis data harus memberikan pemusatan perhatian pada pemakai.

Terdapat beberapa hal yang harus dipatuhi pada file basis data agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data, yaitu hal-hal berhubungan dengan masalah kerangkapan data (data redudancy), inkonsistensi data (data inconsistency), data terisolasi, keamanan data dan integritas data.

1. Data Redudancy

Penyimpanan item data yang sama lebih dari satu lokasi fisik. Umumnya suatu data tertentu hanya disimpan pada satu file tetapi dapat dihubungkan dengan data pada file yang lain. Kerangkapan data perlu dihindari dalam penyusunan file database karena akan mengakibatkan pemborosan penggunaan media penyimpan dan memungkinkan terjadinya ketidak konsistenan data.

1. Data Inconsistency

Munculnya data yang tidak konsisten pada area yang sama untuk beberapa file dengan kunci yang sama. Ketidak konsistenan ini mungkin terjadi akibat kesalahan dalam pemasukan data (data entry), yaitu proses meng-upate data, tetapi akibatnya muncul data yang tidak konsisten.

1. Data Terisolasi

Data terisolasi disebabkan oleh pemakian beberapa file basis data. Program aplikasi yang digunakan tidak dapat mengakses file tertentu dalam sistem basis data tersebut. Data terisolasi ini harus dihindari karena akan mengakibatkan data atau informasi yang dihailkan kurang lengkap atau kurang akurat.

1. Security Problem

Pada prinsipnya file basis data hanya boleh digunakan oleh pemakai tertentu yang mempunyai wewenang untuk mengaksesnya. Pembatasan ini dikendalikan secara intern dalam program aplikasi yang digunakan. Teknik yang bisa digunakan adalah dengan pemakaian password, baik pada awal proses maupun password berlapis yang diberikan pada awal setiap proses. Sedangkan untuk melindungi data dari kerusakan biasanya dapat dibuat back up data.

1. Integrity Problem

Integritas berhubungan dengan unjuk kerja sistem agar dapat melakukan kendali pada semua bagian sistem sehingga sistem selalu beroperasi dalam pengendalian yang penuh.

Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem manajemen basis data. Database yang kompleks dan disertai dengan teknik pendokumentasian dan prosedur manipulasinya akan membentuk Sistem Manajemen Basis Data (DataBase Management System – DBMS)
Pengguna (user) basis data meliputi:

• Database Administrator

pengguna yang memiliki kewenangan sebagai pusat pengendali seluruh sistem basis data maupun program-program yang mengaksesnya, menentukan pola struktur basis data, memodifikasi, membagi tugas pengolahan dan memberikan otoritas tertentu, dan sebagainya.

• Aplication programmers

yaitu programmer aplikasi yang berinteraksi dengan sistem melalui pemanggilan Data Manipulation Language (DML) yang dimasukkan ke dalam program yang tertulis.

• Sophisticated Users

Yaitu pengguna yang berinteraksi dengan sistem tanpa harus menuliskan sendiri programnya diganti dengan melakukan permintaan (request) dalam bentuk bahasa query basis data. Seperti menggunakan MS-Access, SQL dan sebagainya.

• Specialized Users

Yaitu pengguna yang menuliskan program aplikasi basis data khusus yang tidak sesuai dengan framework pemrosesan data tradisional. Contoh: Sistem pakar, multimedia dan sebagainya.

• Naive Users

Yaitu pengguna yang berinteraksi dengan sistem dengan cara memanggil salah satu program aplikasi yang telah disediakan. Contoh: operator pada bagian teller, gaji, personalia, dan sebagainya.

DATABASE MANAGEMENT SYSTEM (DBMS)

Sistem manajemen basis data (DataBase Management Systems – DBMS) berisi kumpulan data yang saling berelasi dengan set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari database dan set program untuk menambah data, menghapus data, mengubah, mengambil dan membaca data. Set program pengelola merupakan suatu paket program yang dibuat agar memudahkan dan mengefisienkan pemasukan atau perekaman informasi dan pengambilan atau pembacaan informasi ke dalam basis data.

DBMS merupakan software yang mengatur proses pengelolaan basis data. Pengelolaannya meliputi pembuatan database, akses terhadap database serta penyimpanan data dalam database.
Manfaat penggunaan DBMS adalah

• Untuk mengorganisasikan dan mengelola data dalam jumlah besar.
• Untuk membantu dalam melindungi data dari kerusakan yang disebabkan penggunaan atau pengaksesan yang tidak sah.
• Memudahkan dalam pengambilan kembali data (data retrieval)
• Untuk memudahkan dalam penggunaan atau pengaksesan data secara bersamaan dalam suatu jaringan.

Keunggulan DBMS adalah

• Praktis

Penggunaan media penyimpan yang berukuran kecil namun padat informasi.

• Cepat

Mesin dapat mengambil atau mengubah data jauh lebih cepat daripada manusia

• Mengurangi kejenuhan

Menghindari pekerjaan yang berulang-ulang dan monoton yang bisa membosankan

• Terbaru (up to date)

Informasi yang tersedia mutakhir dan akurat setiap saat.

DBMS menggunakan dua bahasa data yang berbeda, yaitu bahasan perincian data (data description language / DDL) dan bahasa manipulasi data (data manipulation language / DML).

Data Definition Language (DDL)

Mempunyai fungsi utama untuk mendefinisikan data dalam database secara logika, diantaranya yaitu

• Digunakan untuk mendefinisikan karakteristik dari record (meliputi nama, tipe dan lebar dari field)
• Untuk menentukan kunci field
• Menyediakan cara untuk menentukan hubungan dengan data di file lain
• Untuk merubah struktur dari record
• Untuk menampilkan struktur dari record

Data Manipulation Language (DML)
Digunakan untuk memanipulasi basisdata yang telah didefinisikan dengan DDL. DML menyediakan beberapa commad, diantaranya adalah

• USE untuk menggunakan file database tertentu
• APPEND untuk menambahkan atau mengisikan data ke file database
• EDIT untuk mengoreksi data
• REPLACE untuk menggantikan data suatu field
• LIST untuk menampilkan data
• DISPLAY untuk menampilkan data
• SORT untuk mengurutkan data
• FIND untuk mencari data tertentu yang telah diindeks

DML merupakan suatu paket DBMS yang memperbolehkan pemakai untuk mengakses atau memanipulasi data sebagaimana yang telah diorganisasikan sebelumnya dalam model data yang tepat.

Dengan DML , pengguna dapat melakukan:

• Mengambil informasi yang tersimpan dalam basisdata
• Menyisipkan informasi baru dalam basisdata
• Menghapus informasi dari tabel

Tipe File

Tipe-tipe file yang digunakan dalam DBMS dibedakan menjadi:

• File induk (master file)

Di dalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting, karena berisi record-record yang sangat perlu didalam organisasi. File ini akan tetap terus ada selama hidup dari sistem. File induk dapat dikategorikan lagi menjadi:

• File induk acuan (reference master file) yaitu file induk yang recordnya relative statis, jarang berubah nilainya.

Misalnya adalah file daftar gaji, file daftar matakuliah.`

• File induk dinamik (dynamic master file) yaitu file induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan (up-dated) sebagai hasil dari suatu transaksi.

Misalny: file induk data barang, yang setiap saat field unitnya harus dimutakhirkan bila terjadi transaksi.

• File transaksi (transaction file)

File transaksi disebut juga nama input file. File digunakan untuk merekam data hasil dari transaksi yang terjadi.

Contoh: file penjualan, yang berisi data hasil transaksi penjualan.

• File Laporan ( report file)

File ini disebut juga dengan nama output file, yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan. Isi dari file biasanya diambilkan dari field di satu atau lebih master file untuk mempersiapkan pembuatan laporan.

• File Sejarah (history file)

File sejarah disebut juga file arsip (archival file) merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan sebagai arsip.

• File pelindung (backup file)

Merupakan salinan dari file-file yang masih aktif didalam basisdata pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai pelindung atau cadangan bila file basisdata yang aktif mengalami kerusakan atau hilang.

Sekian artikel tentang Pengertian Manajemen Sumber Daya Data Menurut Para Ahli. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• O’Brien, James.A. (2005). Introduction to Information System. 12th Edition. McGraw-Hill. Singapore
• Whiteley, David. (2000). E-Commerce: Strategy, Technologies and Applications. International Edition. McGraw-Hill. Singapore
• Glover, Steven M., Liddle, Stephen W., Prowitt, Douglas F. (2003). E-Business: Principles and Strategies for Accountants. 2nd Edition. Prentice Hall. New Jersey\