Karakteristik dan Contoh Kasus Rekayasa Ulang yang Berhasil

Karakteristik dan Contoh Kasus Rekayasa Ulang yang Berhasil - Tidak formula yang menjamin keberhasilan suatu reengineering. Yang ada hanya petunjuk berupa prinsip-prinsip, teknik, pengalaman, kunci keberhasilan, dan hal-hal sejenis itu. Salah satu dari petunjuk yang diberikan berdasarkan pengalaman ialah beberapa karakteristik proses yang dapat dikenali dari suatu reengineering yang baerhasil.

Karakteristik yang dimaksud adalah :

1. Pelanggan paling diutamakan

• Pelanggan internal /eksternal 
• Apa yang menjadi kepentingan pelanggan adalah kepentingan Anda juga 
• Reengineering mulai dari luar dan bawa ke dalam perusahaan 

2. Ciptakan dan pertahankan hanya yang memberikan nilai tambah

• Proses/bagian yang perlu dipertahankan dan diciptakan ialah yang memberikan nilai tambah (added value) 
• Yang menimbulkan biaya tambah (cost centre) perlu dihilangkan 

3. Pimpin dari atas dan kerjakan perincian dari bawah

• Reengineering ialah strategi bisnis yang sangat penting, oleh karena itu harus dipimpin dari paling atas dan jangan diserahkan pada lapisan bawah 
• Sedangkan perincian cetak biru dapat diserahkan pada professional / tenaga ahli yang lebih mengerti 

4. Desain dari keseluruhan dan implementasi mengenai yang kecil-kecil

• Harus mengenai keseluruhan sehingga proses tidak kehilangan arah dan tujuan 
• Implementasi mengenai hal yang kecil-kecil dan dilaksanakan sesuai denga jadwal yang telah ditentukan 

5. Disiplin dan tetap pada itu

• Cara dan teknik yang telah dipilih, harus tetap digunakan secara konsisten sampai selesai 
• Disiplin diperlukan selama proses berlangsung 
• Dapat dilakukan improvisasi tertentu, namun harus tetap pada alur konsep dasar semula 

6. Jangan biarkan konsultan melakukannya untuk Anda atau kapada Anda

• Konsultan yang baik ialah yang memberikan petunjuk arah, pedoman, rambu-rambu, dan kegunaan teknologi informasi pada perusahaan Anda dalam rangka reengineering, sedangkan keputusan akhir harus pada Anda sendiri 
• Jangan biarkan konsultan mengambil keputusan untuk perusahaan Anda atau Anda bertindak menyerahkan segala-galanya pada mereka.

Di samping karakteristik, ada juga beberapa petunjuk arah (beacon) yang dapat membantu, yaitu :

1. strategi bisnis ;
2. proses bisnis dan alur kerja ;
3. struktur kerja dan organisasi ;
4. teknologi infromasi ;
5. system penghargaan ;
6. strategi manajemen ;
7. nilai dan budaya;

image source: transireltd.files.wordpress.com

baca juga:

• Pengertian dan Ruang Lingkup Proses Bisnis Menurut Para Ahli

• Pengertian Batasan Bisnis, Risiko, dan Pengendalian Bisnis

• Pengertian Analisa Proses Bisnis dan Contoh Proses Bisnis

1. PROSES PENYAMPAIAN PRODUK DAN  JASA

Pelanggan dipikat dengan janji-janji dan dipertahankan melalui kepuasan. Pemasaran dapat memberikan janji-janji tetapi hanya perusahaan secara keseluruhan yang dapat memberikan kepuasan. → Philip Kotler.

TUGAS PELAYANAN

Dalam merancang serangkaian proses untuk menyampaikan suatu produk dan jasa, harus dijelaskan dengan jelas persyaratan pasar dan pelanggan yang ada di dalamnya. Desain proses dipengartuhi oleh factor-faktor lain. Secara keseluruhan keempat elemen kunci yang harus dipertimbangkan adalah :

• Permintaan pelanggan
• Pola permintaan
• Kendala-kendala
• Target efisiensi

Keempat elemen dikombinasikan untuk membentuk deliverables bagi suatu proses penyampaian barang dan jasa → persyaratan kombinasi tersebut dinamakan sebagai tugas pelayanan (service task).

Tugas pelayanan

PERMINTAAN PELANGGAN

Memahami bagaimana cara memuaskan pelanggan tidaklah selalu semudah yang dibayangkan. Organisasi harus berorientasi pada kebutuhan pelanggannya dan menentukan dasar yang akan mereka gunakan untuk bersaing. Secara umum perusahaan dapat bersaing dengan  dasar yang dapat dikategorikan sbb. :

• Kualitas

Ada dua aspek utama kualitas yang perlu dibedakan, yaitu :
Konsistensi → seberapa konsisten produk dan jasa sesuai dengan yang diharapkan
Kapabilitas → seberapa baik produk dan jasa dapat memenuhi kebutuhan pelanggan

Dimensi kualitas Garvin u/ kualitas produk (mis. Mobil)

1. Kinerja → karakteristik operasi utama suatu produk
2. Sifat → karakteristik sekunder / sup;emen suatu produk
3. Keandalan → keandalan suatu produk
4. Kesesuaian → bagaimana kesesuaian produk dengan spesifikasinya
5. Daya tahan → berapa lama produk tersebut dapat digunakan sebelum produk menjadi mahal perawatannya.
6. Kemempuan untuk direparasi → seberapa mudah produk dapat direparasi dalam hal kecepatan dan biaya
7. Estetika → bagaimana penampilan produk, suaranya, rasanya, atau baunya
8. Perceive quality → banyak dimensi kualitas tidak dapat digolongkan dalam suatu katagori secara tegas, tetapi mungkin signifikan bagi pelanggan

Dimensi kualitas Fitzgerald u/ kualitas jasa (mis. Bank)

1. Akses → seberapa mudah para pelanggan untuk mengakses
2. Estetika/penampilan → bagaimana penampilan outlet jasa menurut pelanggan
3. Ketersediaan → apakah jasa tersedia pada saat dibutuhkan
4. Kebersihan/kerapihan → seberapa bersih dan rapi fasilitasnya
5. Kenyamanan → tingkat kenyamanan baik secara fisik maupun mental dalam menerima pelayanan
6. Komunikasi → seberapa baik komunikasi penyedia jasa dengan pelanggan
7. Kompetensi → seberapa besar kompetensi penyedia jasa untuk memberikan pelayanan
8. Kesopanan → seberapa sopan sikap penyedia jasa
9. Keramahtamahan → seberapa ramah jasa diberikan
10. Keandalan → apakah jasa tersebut andal
11. Daya tanggap → seberapa responsive organisasi terhadap permintaan
12. Kemanan → seberapa aman jasa dan pengalaman jasa tersebut.

• Fleksibilitas

Fleksibilitas dapat diterapkan dalam tiga aspek utama :

1. Desain
2. Volume
3. Ragam

Setiap organisasi yang berusaha memahami fleksibilitasnya dalam setiap aspek, perlu mempertimbangkan dimensi-dimensi berikut :

1. Rentang (range)
2. Respon
3. Mobilitas
4. Keseragaman

• Keandalan penyampaian

Keandalan penyampaian merupakan hal penting dalam banyak industry. Keandalan financial merupakan kunci untuk menjaga keandalan penyampaian dalam periode waktu yang diperpanjang dan ketiadaan aspek ini dapat menyebabkan kehilangan pesanan.

• Kecepatan

Kecepatan menjadi basis persaingan yang semakin penting. Kecepatan ini dapat dipandang dari dua aspek :

1. Delivery lead time – waktu yang dibutuhkan untuk operasi kerja sehari-hari → Seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyampaikan produk atau jasa kepada pelanggan.
2. Development lead time – waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkaan dan melaksanakan produk, jasa dan proses mendatang → Seberapa lama waktu yang diperlukan untuk menyampaikan produk atau jasa baru ke pasar.

• Harga

Harga tidak boleh dirancukan dengan biaya. Biaya merupakan suatu factor dalam mempertimbangkan keunggulan bersaing perusahaan, tetapi harga merupakan suatu mekanisme di mana perusahaan dapat bersaing dan mengelola permintaan.

• Manajemen hubungan

Dalam manajemen hubungan diidentifikasikan dua bidang utama, yaitu :

1. Kemitraan – perusahaan2 yang bekerja dalam kemitraan dapat mempertahankan hubungan dengan pelanggan lebih lama dan lebih menguntungkan daripada perusahaan-perusahaan yang hanya mengejar kesepakatan kontraktual langsung.
2. Belajar – perusahaan yang bersedia dan mampu belajar dari pihak lain, termasuk pemasok, pelanggan dan perusahaan dalam industry lain akan dapat menjamin bahwa mereka tidak akan puas dengan diri sendiri dan juga mereka akan dapat mempertahankan keunggulan kompetitif.

Faktor higienis dan pemenang order

Perusahaan harus mengenali factor-faktor higienis pasar mereka dan menjamin bahwa kinerja mereka lebih tinggi daripada harapan akan factor-faktor tersebut. Para pelanggan akan dimenangkan dan dipertahankan karena keunggulan faktor-faktor tersebut, sehingga mereka mencari nilai-nilai tambah. Hal-hal yang menyebabkan pelanggan lebih tertarik untuk membeli dari suatu perusahaan daripada perusahaan yang lain adalah karena perusahaan tersebut memuaskan setiap criteria higienis, yang disebut factor-faktor keunggulan bersaing dan kadang-kadang disebut sebagai criteria memenangkan pesanan.

POLA PERMINTAAN

pola permintaan suatu produk dan jasa akan memainkan peranan signifikan dalam menentukan desain dan penyediaan sumber daya suatu system penyampaian.
Permintaan dapat bervariasi dalam sejumlah dimensi :

1. Variasi
2. Volume
3. Variasi dalam sifat dan tingkat permintaan

Variasi dan volume

Dalam meneliti variasi dan volume, gagasan Runners, Repeaters dan Strangers, seperti yang dipergunakan Lucas Engineering, sangatlah bermanfaat.

• Runners –adalah produk-produk atau jasa-jasa yang dihasilkan organisasi dalam basis yang mendekati terus-menerus.
• Repeaters-adalah produk-produk atau jasa-jasa yang seringkali diminta, tetapi tidak secara konstan.
• Strangers-kadangkala pelanggan meminta sesuatu yang bukan penawaran standar.

Variasi - permintaan akan beberapa barang dan jasa juga akan beraneka ragam dalam aspek selain volume dan variasi. Fluktuasi permintaan musiman mepengaruhi banyak industry.

Mengelola permintaan

Ada beberapa strategi yang dapat diadopsi oleh organisasi untuk mengelola permintaan akan barang atau jasa supaya dapat mengoptimalkan penggunaan proses :

• Penetapan harga diferensial à Harga yang lebih rendah untuk pemakaian telepon dalam jam-jam sepi
• Diskon atas pemesanan awal à pemesanan tempat duduk pesawat jauh-jauh hari/bulan.
• Promosi u/ meningkatkan tingkat permintaan selama periode sepi
• Janji dan reservasi u/mengatur tingkat permintaan dan mengelola harapan pelanggaan atas ketersediaan jasa.

KENDALA-KENDALA

Kendala-kendala dapat dikelompokkan dalam beberapa kategori sebagai berikut :

• Pemerintah / legeslatif /peraturan
• Kebijakan perusahaan
• Kendala financial

TARGET EFISIENSI

Target efisiensi akan mempengaruhi jumlah dan sumber daya yang dapat digunakan oleh proses, termasuk orang, mesin, computer, fasilitas, sumber daya financial, dan lain-lain. Target-target tersebut akan mempengaruhi desain proses. Banyak perusahaan menggunakan target efisiensi untuk memberikan jawaban biaya-rendah inovatif terhadap berbagai permasalahan.

Tipe proses bisnis

Terdapat tiga jenis proses bisnis:

1. Proses manajemen, yakni proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya semisal Manajemen Strategis
2. Proses operasional, yakni proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.
3. Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Contohnya semisal akunting, rekruitmen, pusat bantuan.

Pengelolaan bisnis proses yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan pada organisasi perusahaan yang banyak, yaitu :

1. Organisasi dapat lebih memfokuskan diri pada kebutuhan customer.
2. Organisasi mampu mengendalikan dan memprediksi setiap perubahan yang terjadi di lingkungan dalam ataupun luar.
3. Organisasi mampu memperbaiki tingkat penggunaan sumber dayanya sehingga dapat menekan biaya pemakaian serendah mungkin.
4. Organisasi dapat mengelola dengan baik interrelasi proses-proses antar bagian yang ada.

Keuntungannya adalah :

• Organisasi dapat memonitor secara sistematik aktifitas-aktifitas pada setiap proses pada bisnis prosesnya.
• Organisasi dapat dengan mudah menemukan kesalahan dalam proses dan memperbaikinya secepat mungkin.
• Organisasi dapat memahami proses setiap perubahan input menjadi output pada bisnis prosesnya.
• Organisasi mampu melakukan pengukuran pada setiap perubahan pada kondisi perusahaan.
• Organisasi dapat memahami setiap proses dan metode dari proses yang benar.

Suatu proses bisnis adalah “satu rangkaian aktivitas yang diharapakan untuk memenuhi tujuan strategis dari suatu organisasi.”

• Operating Events adalah suatu aktivitas operasi yang dilaksanakan di dalam proses bisnis untuk menyediakan barang dan jasa untuk konsumen.
• Information Events termasuk tiga aktivitas : merekam data tentang kejadian operasi, pemeliharaan data referensi yang penting untuk organisasi, dan melaporkan informasi yang dibutuhkan untuk manajemen dan pengambil keputusan yang lain.
• Decision/Management Events adalah aktivitas dimana manajemen dan orang lain membuat keputusan tentang perencanaan, pengawasan dan evaluasi proses bisnis.

Penjualan Eceran Toko McKell’s Kasus Pos pemeriksaan —Aturan Bisnis

• Masing-masing penjualan berlangsung pada specific register (lokasi).
• Masing-masing penjualan melibatkan hanya one customer (agen eksternal).
• Hanya one salesperson (agen internal) yang bertanggung jawab atas masing-masing penjualan.
• Masing-masing penjualan melibatkan one or more items of merchandise (sumber daya).
• Jenis barang dagangan McKell’s are not uniquely identified. Masing-masing kelengkapan barang dagangan mengacu pada jenis dan penggolongan dari barang dagangan (e.g. ukuran 12 T-shirt putih, atau ukuran 9 sepatu tennis putih, atau ukuran 5 sarung tangan kulit).
• Tenaga penjual dan pelanggan tidak mempunyai hubungan langsung, seban McKell tidak menugaskan pelanggan untuk tenaga penjual yang spesifik. Pelanggan dan tenaga penjual terkait hanya melalui penjualan

Sekian artikel tentang Karakteristik dan Contoh Kasus Rekayasa Ulang yang Berhasil. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• Hollander, Anita S, Accounting, Information Technology, and Solution Bisnis, McGraw Hill 
• Charles T. horngen, Pengantar Akuntansi di Indonesia, Salemba empat, Jakarta 
• Joseph W. Wilkinson, Accounting and Information Systems, John Wiley and Sons 
• Raymond McLeod, Management Information Systems, Prentice Hall 
• Jogiyanto. HM, Pengantar Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta 
• Jogiyanto. HM, Sistem Analis dan Desain Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta