Pengertian dan Tahap Persiapan Untuk Pengembangan Usaha

Pengertian dan Tahap Persiapan Untuk Pengembangan Usaha - Sebelum langkah-langkah pengembangan usaha, perlu dilakukan persiapan sumber daya fisik dan SDM. Melalui artikel ini diharapkan mampu mempersiapkan sumber daya yang diperlukan ketika mengembangkan usaha.

Setelah arah pengembangan ditentukan, langkah berikutnya adalah keputusan taktis yaitu merencanakan secara detil langkah-langkah pelaksanaan strategi dalam jangka pendek dan menengah.

Pertanyaan utama yang muncul:

• Sumber daya apa yang kita butuhkan untuk melaksanakan pengembangan tersebut?

Secara umum bahasan adalah mengenai tempat, ruang, pabrik dan peralatan, angkutan, peralatan kantor dan komputer, peralatan komunikasi, bahan mentah atau persediaan, kemasan, bahan iklan, staf dan manajer untuk mengelola semua input tersebut menjadi produktif, dan uang untuk membayar itu semua.   

Tempat usaha

Pada tahap awal usaha, tempat dipilih berdasarkan kriteria:

• Kemampuan bayar sesuai dengan keterbatasan 
• Keinginan untuk mengurangi biaya tetap.
• Kebutuhan untuk menekan pengeluaran.
• Keengganan berkomitmen dalam jangka panjang.

Ketika usaha yang sudah mapan ingin berkembang, kriteria di atas berubah:

• Perusahaan ingin menemukan tempat yang memiliki visi kepentingan jangka panjang (bahkan bila perlu dibeli).
• Idealnya dengan kapasitas yang cukup untuk pertumbuhan jangka panjang.
• Perusahaan ingin mengoptimalkan posisinya dalam pasar dengan cara menemukan tempat utama di kawasan bisnis, atau tempat yang memproyeksikan citra keberhasilan dan profesionalisme; berdampingan dengan perusahaan yang tumbuh  
• Perusahaan dapat mempertimbangkan untuk membuka tempat di lokasi geografis yang berbeda guna memperlebar cakupan distribusi dan jaringan pemasaran.
• Pemilik-pendiri usaha kadang-kadang ingin pindah ke kawasan lain yang lokasinya lebih baik berdasarkan alasan kemudahan akses dan keamanan lebih terjamin. 

Pertanyaan rinci yang perlu dikemukakan :

• Ruang atau tempat apa, yang sekarang ini dimiliki dan apakah ini akan cukup untuk perkembangan usaha di masa depan?
• Ruang atau tempat apa yang dibutuhkan oleh perusahaan di masa yang akan datang?
• Berapa luas ruang tambahan yang diperlukan?  
• Seberapa cepat perusahaan memerlukan perluasan dan apa jenis keterlambatan yang mungkin terjadi?
• Apakah perusahaan harus berpindah ke kawasan lain?
• Apa bentuk kontrak yang perlu dipikirkan?
• Apa pilihan dana yang tersedia untuk ekspansi?

Pabrik dan peralatan

Pertanyaan :

• Apa pabrik dan peralatan yang dimiliki sekarang  dan apakah itu cukup untuk kebutuhan saat ini?
• Apakah itu mungkin cukup untuk kebutuhan di masa mendatang atau apakah diperlukan kapasitas produksi yang lebih besar?
• Apakah perusahaan mampu melakukan investasi dalam pabrik atau peralatan baru?
• Apakah perusahaan harus berinvestasi dalam teknologi baru?
• Bagaimana mempertimbangkan pilihan terbaik?

image source: coachfederation.org

baca juga:

• Rincian Permasalahan Ketika Mengembangkan Usaha dan Solusinya

• Rencana Pengembangan Usaha ke Masa Depan yang Menjanjikan

• Laporan Keuangan dan Konsekuensi Langkah Pengembangan Usaha

Angkutan dan penyaluran produk

Pertanyaan:

• Apakah perusahaan perlu mengoperasi sendiri kenderaannya?
• Kalau tidak, apa pilihan yang lain?
• Jenis angkutan apa yang dibutuhkan?
• Apakah perusahaan perlu membeli secara tunai atau menyewa beli (leasing) kenderaan? 

Administrasi, teknologi informasi, dan komunikasi

Pertanyaan:

• Apakah sistem informasi sekarang berkinerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan?
• Apa kekurangan dari sistem yang ada sekarang?
• Apakah sistem informasi aman dari intrusi pihak yang tidak dikendaki?

Gambar 1 Ancaman keamanan terhadap sistem informasi

Bahan baku, persediaan untuk dijual, dan pengemasan

Pertanyaan:

• Apa peningkatan yang dapat dibuat?
• Apakah perusahaan mengelola pembelian secara tepat?
• Bagaimana hubungan perusahaan dengan pemasoknya?
• Apakah perusahaan dapat mengurangi biaya pengemasan?
• Apakah semua pengemasan barang, benar-benar diperlukan?

Gambar 2 Tujuan mengelola persediaan

Sumber Daya Manusia (SDM)

• Manajemen strategis SDM meliputi mendapatkan orang  yang tepat, dengan keahlian yang tepat, pada tempat yang tepat dan pada saat yang tepat.
• Kemudian, menyediakan mereka struktur dan keseimbangan yang tepat antara motivasi dan ganjaran, dalam rangka mempertahankan mereka dalam 
• Dalam perusahan besar sekalipun ini sukar dicapai, apalagi di UKM yang tidak memiliki spesialis SDM.

Perencanaan angkatan kerja

Pada tingkat strategis, hal ini meliputi pencocokan keahlian eksekutif kunci atau manajer dengan kebutuhan yang diidentifikasikan dalam rencana strategis, yaitu keahlian manajemen dalam rangka mencapai tujuan jangka panjang usaha.

Aspek strategis meliputi pemantauan dan penilaian kinerja untuk menjamin :

• Manajer berkinerja pada tingkat yang memungkinkan usaha mencapai sasaran strategis perusahaan.
• Keahlian tersebut dimodifikasikan atau dikembangkan secara terus menerus sesuai dengan kebutuhan yang berubah dari usaha yang dilakukan.   

Kemungkinan memerlukan pengembangan angkatan kerja yang lebih lentur (fleksibel) dengan inti dari staf tetap yang dilengkapi dengan staf tambahan di sekelilingnya (pekerja paruh waktu, sementara, musiman, dsb.).

Pengembangan staf jangka menengah

• Pengembangan karir
• Rencana pelatihan, dsb., dalam rangka mengurangi ketergantungan pada perekrutan dari luar ketika terjadi kekurangan pasokan keahlian. 

Pada tingkatan operasional, perencanaan tenaga kerja meliputi :

• proses perekrutan dan pemilihan tenaga kerja yang tepat dari hari ke hari,
• pelatihan staf untuk memenuhi kebutuhan segera,
• menciptakan staf yang multi-bakat (serba bisa) yang menciptakan kelenturan dalam pemenuhan kebutuhan keahlian, 
• dan membuat penggunaan SDM sangat produktif.  

Selain itu, tugas operasional berkenaan dengan :

• penilaian kinerja, administrasi, dan pemantauan struktur imbalan dan motivasi yang terus 

Biaya memperkerjakan pegawai

• Memperkerjakan staf mahal dan beresiko. Perusahaan merekrut, menyeleksi, mewawancarai, memberikan pelatihan awal , pelatihan kerja, , tetapi setelah itu staf tersebut sewaktu-waktu dapat meninggalkan perusahaan. 
• Dalam kasus tersebut, perusahaan harus memulai lagi proses yang sama dengan hasil yang belum tentu dapat menemukan staf yang tepat dan dapat 
• Pegawai yang tepat, mahal untuk ditemukan, mahal untuk dilatih, mahal untuk digantikan, dan secara bawaan tidak dapat diandalkan; kecuali perusahaan memberikan motivasi yang efektif dan struktur imbalan yang baik untuk menahan mereka. 
• Karena itu, sangat penting untuk membuat keputusan yang tepat tentang perekrutan dan kebijakan pengembangan staf, mengingat kesalahan dapat sangat mahal.

Gejala manajemen SDM dan sistem imbalan yang buruk

• Tanda yang paling nyata dapat dilihat dari tingkat penggantian pegawai. Secara alami pasti terjadi perputaran pegawai akibat pensiun, pindah ke daerah lain, masalah kesehatan, atau mengabdi kepada 
• Tingkat perputaran pegawai yang dapat diterima berbeda-beda, antara berbagai Tingkat yang wajar sekitar 10%.
• Bila tingkat penggantian di atas 15%, ini merupakan tanda yang jelas mungkin akibat dari rendahnya imbalan, lingkungan kerja buruk, dan kerja yang tidak menyenangkan atau membosankan.
• Masalah lain mungkin kebijakan perekrutan yang tidak memadai, perekrutan calon yang salah, metode perekrutan yang digunakan tidak sesuai, dsb.   
• Gejala yang lain dapat berupa peningkatan tingkat yang sakit atau absen, motivasi rendah yang berimbas pada turunnya output, gangguan output, atau tindakan perindustrian seperti pemogokan, protes, tuntutan ke pengadilan, 
• Penyelesaian untuk kasus seperti ini bukan hanya menghilangkan gejala, tetapi perlu merubah secara total manajemen  

Melaksanakan audit keahlian

Langkah pertama : mengidentifikasikan secara persis keahlian apa yang dibutuhkan.
Hal ini dilakukan dengan melihat jabatan apa yang sekarang sudah diisi, dan jabatan-jabatan yang diperlukan untuk mengakomodir pertumbuhan atau diversifikasi. Lalu, menentukan kisaran keahlian yang dibutuhkan untuk setiap jabatan.

Langkah kedua: mengajukan pertanyaan siapa yang memiliki keahlian yang diperlukan? Tahap ini meliputi perbandingan antara keahlian yang saat ini dimiliki oleh orang yang memegang jabatan dengan keahlian yang diperlukan untuk jabatan tersebut.

Langkah ketiga : mencocokkan langkah pertama dengan langkah kedua dalam rangka menemukan kesenjangan antara keahlian ideal yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan dan keahlian sebenarnya (actual ) yang dimiliki oleh pemegang jabatan tersebut.

Inilah yang disebut sebagai analisa kesenjangan keahlian (skill gap analysis), khususnya untuk menentukan kesenjangan mana yang perlu diperkecil?

Analisa kesenjangan keahlian

• Analisa kesenjangan tidak hanya berfokus pada pegawai dan lowongan yang ada sekarang, tetapi juga kebutuhan pegawai untuk masa mendatang.
• Ini dilakukan dengan mengamati sumber daya yang diidentifikasikan sebagai hal yang penting untuk memenuhi perkembangan strategis organisasi, dan pegawai yang diperlukan untuk  mengoperasikan sumber daya 
• Selain itu, analisa kesenjangan juga mengamati berbagai tahapan dari fase pertumbuhan, usaha untuk menjamin bahwa staf akan tersedia, ketika jabatan terbuka.

Pilihan menumbuhkan sendiri tenaga ahli atau membeli tenaga dari luar

• Kesenjangan yang teridentifikasi melalui proses pencocokan akan membentuk landasan bagi strategi pengembangan usaha.
• Apakah perusahaan mengisi kesenjangan tersebut dengan cara melatih dan mengembangkan staf yang ada sekarang atau merekrut atau membeli staf dari pasar tenaga kerja.
• Merekrut staf terlatih dari pasar kerja dalam fase pertumbuhan dapat merupakan pilihan terbaik, dalam hal meminimalkan biaya perekrutan dan pelatihan.
• Dalam lingkungan pasar kerja yang tidak memiliki pasokan yang cukup tenaga ahli, perusahaan harus mempromosikan dari dalam.
• Promosi bagi staf yang ada memiliki keunggulan dalam hal kesetiaan dan penyesuaian diri dengan lingkungan      
• Dalam jangka panjang, perekrutan dari luar belum tentu lebih murah karena adanya kenaikan tingkat gaji secara keseluruhan di pasar tenaga kerja, terutama ketika pasokan tenaga ahli yang diperlukan kurang 
• Perekrutan dari luar juga dapat menghilangkan motivasi bagi pegawai yang ada sekarang karena mereka melihat tidak adanya promosi bagi pegawai yang ada di dalam perusahaan untuk mengembangkan 

Kemauan melatih pegawai

• UKM enggan memberikan pelatihan kepada pegawai karena manfaat yang diperoleh belum tentu sebanding dengan apa yang dikeluarkan.

UKM baru mau memberikan pelatihan bila :

• Program pelatihan dapat mendatangkan manfaat nyata dan dapat diukur, dibandingkan dengan waktu dan uang yang   
• Kursus harus tersedia pada waktu yang baik bagi perusahaan yaitu di luar jam kerja utama. Bagi usaha kecil tidak ada orang yang dapat menggunakan waktu untuk menghadiri pelatihan selama jam kerja utama.
• Biaya kursus /pelatihan harus murah. Biaya yang mahal cenderung dihindari oleh UKM
• Kursus harus tersedia dalam lokasi yang dapat dijangkau dengan cepat. Tempat pelatihan yang terlalu jauh akan menyebabkan waktu habis di 

Implikasi keuangan dari perencanaan tenaga kerja

• Tujuan dari perencanaan tenaga kerja adalah untuk mendapatkan staf yang tepat untuk pengembangan usaha jangka panjang dan secara bersamaan menekan biaya serendah mungkin.
• Begitu jumlah staf dan tingkat keahlian ditentukan, biaya yang diperlukan perlu dimasukkan dalam perencanaan keuangan
• Biaya tenaga kerja bukan hanya biaya gaji dasar dan upah, tetapi juga biaya lain yang tidak berkaitan dengan gaji  ( misalnya biaya pensiun, asuransi, cuti tahunan, ketidak-hadiran, kelahiran, dsb.) yang dapat mencapai 30% dari gaji dan upah tahunan.
• Biaya lain dapat mencakup biaya administrasi penggajian, biaya perekrutan staf baru, biaya pelatihan pegawai baru, dsb.
• Ketika mempersiapkan anggaran dan ramalan arus kas untuk program ekspansi, adalah hal yang sangat penting untuk mengalokasikan dana pada biaya tidak langsung tersebut.
• Karena besarnya biaya yang terkait dengan penggunaan tenaga manusia, banyak perusahaan cenderung menggunakan robot.

Sekian artikel tentang Pengertian dan Tahap Persiapan Untuk Pengembangan Usaha. Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka

• Barringer, B.R., dan Ireland, R.D., 2012, Entrepreneurship: Succesfully Launching New Ventures, 4^th, Pearson, Boston. 
• Butler, D., 2006, Entreprise Planning and Development : Small Business Start-up, Survival and Development, Oxford, Elsevier Butterworth Heineman
• Bygrave, W. dan Zacharakis, A., 2011, Entrepreneurship, 2^nd ed., Wiley, New York.