Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem - Modul Makalah

Tempatnya Berbagi Modul dan Makalah Pendidikan

Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem

Artikel terkait : Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem

Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem - Analisa system merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Melalui artikel ini diharapkan mampu memahami tahapan analisa sistem.

Pengertian Analisa Sistem

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai :

  • Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
  • Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. 
  • Digunakan untuk mendefinisikan dan menggambarkan kebutuhan pemakai secara detil, waktu spesifik dan hambatan biaya 
  • Mengikuti perencanaan sistem dan dilanjutkan rancangan sistem general 
  • Tugas utama analis sistem mencakup :
    - Menetapkan ruang lingkup sistem
    - Mengumpulkan fakta studi
    - Menganalisis fakta studi
    - Mengkomunikasikan penemuan melalui Laporan Analisis Sistem 
  • Sistem analis yang sukses bergantung pada :
    - Fakta studi yang komprehensif
    - Teknik untuk mengumpulkan fakta studi
    - Keterlibatan penuh pemakai
    - Perangkat pemodelan untuk menganalisis
    - Iterasi 

Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem_
image source: laptimeclub.com
baca juga: Perencanaan Pengembangan Sistem dan Analisa Kelayakan Sistem


Langkah-Langkah di Analisis Sistem

Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyeksistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:

1. Identify
, Yaitu mengidentifikasikan masalah
  • Mengindentifikasikan penyebab masalah
  • Mengidentifikasikan titik keputusan
  • Mengidentifikasikan personil-personil kunci

2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
  • Menentukan jenis penelitian
  • Merencanakan jadual penelitian
  • Mengatur jadual wawancara
  • Mengatur jadual observasi
  • Mengatur jadual pengambilan sampel
  • Membuat penugasan penelitian
  • Membuat agenda wawancara
  • Mengumpulkan hasil penelitian

3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem
  • Menganalisis kelemahan Sistem
  • Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen

4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis
Tujuan :
  • Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
  • Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
  • Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
    Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selan-jutnya .

Menemukan Kebutuhan Sistem

Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem 2_

Kebutuhan sistem

Functional vs. nonfunctional requirement
  • Kebutuhan fungsional: deskripsi aktivitas dan layanan yang harus disediakan sebuah system (inputs, outputs, processes, stored data)
  • Kebutuhan non-fungsional : deskripsi dari fitur, karakteristik dan batasan lain yang menentukan kepuasan system (Performance, ease of learning and use, budgets, deadlines, documentation, security, internal auditing controls)

Akibat ketidaktepatan penentuan kebutuhan fungsional & non-fungsional :
  • biaya lebih tinggi dari perkiraan
  • implementasi lebih lambat dari rencana
  • ketidakpuasan pengguna
  • harga perawatan dan peningkatan system lebih tinggi
  • system tidak terpecaya dan cenderung bermasalah
  • reputasi staf TI dipertanyakan

KriteriaPenentuanKebutuhanSistem :
  • Consistent (konsisten)
  • Complete (lengkap)
  • Feasible (layak)
  • Required (dibutuhkan)
  • Accurate (akurat)
  • Traceable (dapatditelusuri)
  • Verifiable (dapatdiuji)

FAKTA STUDI
  • Suatu bagian dari informasi yang memperlihatkan realita, situasi dan hubungan yang menjamin analisis dan memodelkan secara cermat
  • Fakta studi berasal dari 3 sumber yaitu :

1. Sistem sekarang → Pro kontra dari menganalisis sistem yg sekarang → seorang analis tidak selalu diberi kesempatan untuk membangun sebuah sistem dari awal.
→ Timbul analisis :
  • Apa peranan sistem yg sekarang dengan sistem yang baru ?
  • Apakah sistem yg sekarang baik ? Cukup baik ?
  • Apakah sebaiknya menganalisis dan memodelkan sistem yg sekarang ?
  • Bila ya, apakah subsistem dalam sistem yg sekarang dianalisa ?
Keuntungan Menganalisis sistem yang sekarang :
  • Menentukan apakah sistem tersebut memuaskan, memerlukan perbaikan kecil/besar atau diganti
  • Membantu analisis untuk mengidentifikasikan sumber yang tersedia untuk sistem yang baru
Kerugian Menganalisis sistem yang sekarang :
  • Sistem yang baru tidak relevan
  • Menghasilkan hambatan yang tidak perlu atau hambatan buatan yang dimasukkan dalam rancangan dari sistem yg baru

2. Sumber internal
  • Sumber yg paling penting adalah orang-orang yang akan menggunakan sistem yang baru
  • Sumber berikutnya bergantung dari pekerjaan pada kertas atau dokumen dalam organisasi

3. Sumber eksternal
  • Untuk melakukan pertukaran pengalaman sistem informasi dan merekomendasikan cara yg baik à melalui membentuk grup, sponsor, seminar

Teknik utama yang digunakan :

1. Wawancara/Interview

Teknik pencarian fakta dimana System analis mengumpulkan informasi dari individu melalui Interaksi tatap muka.

Tipe pertanyaan :
  • Open-ended question
  • netral dan tidak membatasi
  • arah dan perkembangan dari wawancara dapat dikontrol oleh jawaban orang yg diwawancarai
  • Close-ended question
  • Spesifik dan menyediakan pewawancara lebih banyak kontrol terhadap arah dan perkembangan dari wawancara
Pertanyaan dapat terbagi atas :

- Pertanyaan Primer
  • Spesifik, direncanakan, dan netral
- Pertanyaan Sekunder
  • Pertanyaan kelanjutan atau penelitian yg dirancang untuk mendapatkan lebih banyak informasi
  • Tidak direncanakan, selalu dihubungkan dengan pertanyaan primer

Contoh Pertanyaan
Jenis Pertanyaan Contoh
Close-ended question o  Berapa banyak pelanggang yg memesan via telpon ?
o  Bagaimana cara pelanggan memesan ?
o  Apa informasi tambahan yg anda inginkan yg akan disediakan oleh sistem baru ?
Open-ended question o  Bagaimana menurut anda sistem saat ini?
o  Apa masalah yg sering anda hadapi pada sistem saat ini ?
o  Menurut anda strategi marketing apa yang cocok untuk perusahaan ini ?


5 Langkah Dasar pada Interview
  1. Memilih peserta interview
  2. Merancang pertanyaan
  3. Menyiapkan interview
  4. Mengarahkan interview
  5. Follow-up hasil interview

Memilih peserta interview
  • Berdasarkan informasi yang kita butuhkan
  • Kadang perlu melihat dari perspektif yg berbeda
    • Manager
    • User
    • Idealnya, semua yg berkepentingan

Menyiapkan Interview
  • Persiapkan rencana umum interview
    • List pertanyaan
    • Antisipasi jawaban dan follow-up
  • Konfirmasi batasan pengetahuan
  • Skala prioritas, krn waktu terbatas
  • Persiapkan interview :
    • Jadwal
    • Beritahu alasan interview
    • Beritahu batasan diskusi

Mengarahkan Interview
  • Professional dan tidak bias (jelaskan tujuan interview dan kenapa peserta tsb dipilih)
  • Rekam/catat seluruh informasi
  • Periksa kebijakan perusahaan
  • Pastikan anda mengerti seluruh masalah dan jgn ragu utk mengajukan pertanyaan bodoh
  • Pisahkan antara fakta dan opini
  • Berikan waktu bagi peserta untuk bertanya
  • Jangan lupa - ucapkan terima kasih

Interpersonal Skill
  • Skill yg penting dimiliki agar komunikasi dpt lebih efektif
    • Don’ worry be happy
      • Happy mencairkan suasana & senyum
    • Perhatian
      • Perhatikan tiap ucapan (memang sulit)
    • Buat key-point
      • Sebaiknya ulangi hal penting pd akhir diskusi (ok, saya ingin memastikan bahwa masalahnya adalah…..)
    • Jadi pendengar yg baik
      • Agar lebih banyak peserta berbicara
    • Jujur
      • Kalau tdk mengerti, bicara saja jujur
    • Perhatikan bahasa tubuh (body language)
      • Kontak mata, tangan ke belakang kursi-tdk tertarik dll

Follow-up hasil interview
  • Siapkan catatan2x interviews
  • Siapkan laporan2x
  • Minta persetujuan dari peserta tentang apa yang telah di-interview

Interview Report
INTERVIEW REPORT
Interview notes approved by: ____________
Person interviewed       ______________
Interviewer                   _______________
Date                            _______________
Primary Purpose:
Summary of Interview:
Open Items:
Detailed Notes:

  1. Mengamati (Observasi)
- Teknik pencarian fakta dimana analis system berpartisipasi atau mengamati seseorang yang tengah menjalankan aktivitasnya untuk mempelajari sebuahsistem.
    - Sebelum melakukan pengamatan, analis sebaiknya :
    • Mengidentifikasi dan menentukan apa yg akan diamati
    • Memperkirakan lama waktu pengamatan yg dibutuhkan
    • Mendapat persetujuan manajemen
    • Menjelaskan pada peserta apa yg akan dilakukan untuk diamati
    - Melakukan pengamatan yang paling efektif
      - Dokumentasi dan organisasi catatan pengamatan

      1. Joint Application Design(JAD)
      Ide Dasar
      • Membuat manajer proyek, user dan developer untuk bekerja bersama dlm pengumpulan informasi
      • Metode sejak th’70 dan kadang menjadi metode yg paling baik
      • Mengurangi kesenjangan sampai 50%

      Hal penting JAD :
      • Fasilitator
        • Biasanya menyewa konsultan dari luar karena perusahaan tdk berpengalaman
        • Mengatur agenda pertemuan, memandu diskusi tetapi tdk sbg partisipan
      • Scribe
        • Beberapa org yg menulis/merekam, fotocopy, kadang menggunakan Computer-Aided Software

      1. Kuesioner
      Sebuahdokumendengantujuan tertentuyang digunakanuntukmengumpulkanInformasidanopinidari responden.

      Langkah dalam Kuesioner
      • Memilih partisipan
        • Gunakan sample dari populasi
      • Merancang kuesioner
        • Berhati2x memilih pertanyaan
      • Mengadminstrasi kuesioner
        • Usahakan utk mendapatkan respon yg positif/baik
      • Follow-up kuesioner
        • Kirim hasil ke partisipan
      Merancang Kuesioner yg baik
      • Mulai dari pertanyaan yg tdk menakutkan dan menarik
      • Kelompokkan dalam masalah yg sama
      • Jgn meletakkan hal penting di akhir kuesioner
      • Jgn membuat kuesioner kelihatan ruwet/penuh
      • Pertanyaan jangan bias
      • Berikan nomor
      • Test kuesioner terlebih dahulu utk menghindari kebingungan

      1. Analisa Dokumen
      • Melihat gambaran dari Sistem Berjalan (As-Is Sistem)
      • Tipe dokumen :
        • Form
        • Laporan/Reports
        • Manual policy/kebijakan
      • Perhatikan penambahan2x yg dilakukan user pada form
      • Perhatikan elemen yg tidak dipakai pada form
      • Empat kemungkinan hasil dari analisis sistem :
      1. Membatalkan proyek
      2. Penundaan proyek
      3. Merubah proyek
      4. Melanjutkan proyek

      Sekian artikel tentang Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem. Semoga bermanfaat.

      Daftar Pustaka

      • Alan Denis, et all, System Analysis and Design With UML 2.0, Wiley, 2005

      Artikel Modul Makalah Lainnya :



      Copyright © 2017 Modul Makalah