Tempatnya Berbagi Modul dan Makalah Pendidikan

Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem

Terkait Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem

Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem - Analisa system merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Melalui artikel ini diharapkan mampu memahami tahapan analisa sistem.

Pengertian Analisa Sistem

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai :

  • Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
  • Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. 
  • Digunakan untuk mendefinisikan dan menggambarkan kebutuhan pemakai secara detil, waktu spesifik dan hambatan biaya 
  • Mengikuti perencanaan sistem dan dilanjutkan rancangan sistem general 
  • Tugas utama analis sistem mencakup :
    - Menetapkan ruang lingkup sistem
    - Mengumpulkan fakta studi
    - Menganalisis fakta studi
    - Mengkomunikasikan penemuan melalui Laporan Analisis Sistem 
  • Sistem analis yang sukses bergantung pada :
    - Fakta studi yang komprehensif
    - Teknik untuk mengumpulkan fakta studi
    - Keterlibatan penuh pemakai
    - Perangkat pemodelan untuk menganalisis
    - Iterasi 

Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem_
image source: laptimeclub.com
baca juga: Perencanaan Pengembangan Sistem dan Analisa Kelayakan Sistem


Langkah-Langkah di Analisis Sistem

Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyeksistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:

1. Identify
, Yaitu mengidentifikasikan masalah
  • Mengindentifikasikan penyebab masalah
  • Mengidentifikasikan titik keputusan
  • Mengidentifikasikan personil-personil kunci

2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
  • Menentukan jenis penelitian
  • Merencanakan jadual penelitian
  • Mengatur jadual wawancara
  • Mengatur jadual observasi
  • Mengatur jadual pengambilan sampel
  • Membuat penugasan penelitian
  • Membuat agenda wawancara
  • Mengumpulkan hasil penelitian

3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem
  • Menganalisis kelemahan Sistem
  • Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen

4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis
Tujuan :
  • Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
  • Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
  • Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
    Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selan-jutnya .

Menemukan Kebutuhan Sistem

Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem 2_

Kebutuhan sistem

Functional vs. nonfunctional requirement
  • Kebutuhan fungsional: deskripsi aktivitas dan layanan yang harus disediakan sebuah system (inputs, outputs, processes, stored data)
  • Kebutuhan non-fungsional : deskripsi dari fitur, karakteristik dan batasan lain yang menentukan kepuasan system (Performance, ease of learning and use, budgets, deadlines, documentation, security, internal auditing controls)

Akibat ketidaktepatan penentuan kebutuhan fungsional & non-fungsional :
  • biaya lebih tinggi dari perkiraan
  • implementasi lebih lambat dari rencana
  • ketidakpuasan pengguna
  • harga perawatan dan peningkatan system lebih tinggi
  • system tidak terpecaya dan cenderung bermasalah
  • reputasi staf TI dipertanyakan

KriteriaPenentuanKebutuhanSistem :
  • Consistent (konsisten)
  • Complete (lengkap)
  • Feasible (layak)
  • Required (dibutuhkan)
  • Accurate (akurat)
  • Traceable (dapatditelusuri)
  • Verifiable (dapatdiuji)

FAKTA STUDI
  • Suatu bagian dari informasi yang memperlihatkan realita, situasi dan hubungan yang menjamin analisis dan memodelkan secara cermat
  • Fakta studi berasal dari 3 sumber yaitu :

1. Sistem sekarang → Pro kontra dari menganalisis sistem yg sekarang → seorang analis tidak selalu diberi kesempatan untuk membangun sebuah sistem dari awal.
→ Timbul analisis :
  • Apa peranan sistem yg sekarang dengan sistem yang baru ?
  • Apakah sistem yg sekarang baik ? Cukup baik ?
  • Apakah sebaiknya menganalisis dan memodelkan sistem yg sekarang ?
  • Bila ya, apakah subsistem dalam sistem yg sekarang dianalisa ?
Keuntungan Menganalisis sistem yang sekarang :
  • Menentukan apakah sistem tersebut memuaskan, memerlukan perbaikan kecil/besar atau diganti
  • Membantu analisis untuk mengidentifikasikan sumber yang tersedia untuk sistem yang baru
Kerugian Menganalisis sistem yang sekarang :
  • Sistem yang baru tidak relevan
  • Menghasilkan hambatan yang tidak perlu atau hambatan buatan yang dimasukkan dalam rancangan dari sistem yg baru

2. Sumber internal
  • Sumber yg paling penting adalah orang-orang yang akan menggunakan sistem yang baru
  • Sumber berikutnya bergantung dari pekerjaan pada kertas atau dokumen dalam organisasi

3. Sumber eksternal
  • Untuk melakukan pertukaran pengalaman sistem informasi dan merekomendasikan cara yg baik à melalui membentuk grup, sponsor, seminar

Teknik utama yang digunakan :

1. Wawancara/Interview

Teknik pencarian fakta dimana System analis mengumpulkan informasi dari individu melalui Interaksi tatap muka.

Tipe pertanyaan :
  • Open-ended question
  • netral dan tidak membatasi
  • arah dan perkembangan dari wawancara dapat dikontrol oleh jawaban orang yg diwawancarai
  • Close-ended question
  • Spesifik dan menyediakan pewawancara lebih banyak kontrol terhadap arah dan perkembangan dari wawancara
Pertanyaan dapat terbagi atas :

- Pertanyaan Primer
  • Spesifik, direncanakan, dan netral
- Pertanyaan Sekunder
  • Pertanyaan kelanjutan atau penelitian yg dirancang untuk mendapatkan lebih banyak informasi
  • Tidak direncanakan, selalu dihubungkan dengan pertanyaan primer

Contoh Pertanyaan
Jenis Pertanyaan Contoh
Close-ended question o  Berapa banyak pelanggang yg memesan via telpon ?
o  Bagaimana cara pelanggan memesan ?
o  Apa informasi tambahan yg anda inginkan yg akan disediakan oleh sistem baru ?
Open-ended question o  Bagaimana menurut anda sistem saat ini?
o  Apa masalah yg sering anda hadapi pada sistem saat ini ?
o  Menurut anda strategi marketing apa yang cocok untuk perusahaan ini ?


5 Langkah Dasar pada Interview
  1. Memilih peserta interview
  2. Merancang pertanyaan
  3. Menyiapkan interview
  4. Mengarahkan interview
  5. Follow-up hasil interview

Memilih peserta interview
  • Berdasarkan informasi yang kita butuhkan
  • Kadang perlu melihat dari perspektif yg berbeda
    • Manager
    • User
    • Idealnya, semua yg berkepentingan

Menyiapkan Interview
  • Persiapkan rencana umum interview
    • List pertanyaan
    • Antisipasi jawaban dan follow-up
  • Konfirmasi batasan pengetahuan
  • Skala prioritas, krn waktu terbatas
  • Persiapkan interview :
    • Jadwal
    • Beritahu alasan interview
    • Beritahu batasan diskusi

Mengarahkan Interview
  • Professional dan tidak bias (jelaskan tujuan interview dan kenapa peserta tsb dipilih)
  • Rekam/catat seluruh informasi
  • Periksa kebijakan perusahaan
  • Pastikan anda mengerti seluruh masalah dan jgn ragu utk mengajukan pertanyaan bodoh
  • Pisahkan antara fakta dan opini
  • Berikan waktu bagi peserta untuk bertanya
  • Jangan lupa - ucapkan terima kasih

Interpersonal Skill
  • Skill yg penting dimiliki agar komunikasi dpt lebih efektif
    • Don’ worry be happy
      • Happy mencairkan suasana & senyum
    • Perhatian
      • Perhatikan tiap ucapan (memang sulit)
    • Buat key-point
      • Sebaiknya ulangi hal penting pd akhir diskusi (ok, saya ingin memastikan bahwa masalahnya adalah…..)
    • Jadi pendengar yg baik
      • Agar lebih banyak peserta berbicara
    • Jujur
      • Kalau tdk mengerti, bicara saja jujur
    • Perhatikan bahasa tubuh (body language)
      • Kontak mata, tangan ke belakang kursi-tdk tertarik dll

Follow-up hasil interview
  • Siapkan catatan2x interviews
  • Siapkan laporan2x
  • Minta persetujuan dari peserta tentang apa yang telah di-interview

Interview Report
INTERVIEW REPORT
Interview notes approved by: ____________
Person interviewed       ______________
Interviewer                   _______________
Date                            _______________
Primary Purpose:
Summary of Interview:
Open Items:
Detailed Notes:

  1. Mengamati (Observasi)
- Teknik pencarian fakta dimana analis system berpartisipasi atau mengamati seseorang yang tengah menjalankan aktivitasnya untuk mempelajari sebuahsistem.
    - Sebelum melakukan pengamatan, analis sebaiknya :
    • Mengidentifikasi dan menentukan apa yg akan diamati
    • Memperkirakan lama waktu pengamatan yg dibutuhkan
    • Mendapat persetujuan manajemen
    • Menjelaskan pada peserta apa yg akan dilakukan untuk diamati
    - Melakukan pengamatan yang paling efektif
      - Dokumentasi dan organisasi catatan pengamatan

      1. Joint Application Design(JAD)
      Ide Dasar
      • Membuat manajer proyek, user dan developer untuk bekerja bersama dlm pengumpulan informasi
      • Metode sejak th’70 dan kadang menjadi metode yg paling baik
      • Mengurangi kesenjangan sampai 50%

      Hal penting JAD :
      • Fasilitator
        • Biasanya menyewa konsultan dari luar karena perusahaan tdk berpengalaman
        • Mengatur agenda pertemuan, memandu diskusi tetapi tdk sbg partisipan
      • Scribe
        • Beberapa org yg menulis/merekam, fotocopy, kadang menggunakan Computer-Aided Software

      1. Kuesioner
      Sebuahdokumendengantujuan tertentuyang digunakanuntukmengumpulkanInformasidanopinidari responden.

      Langkah dalam Kuesioner
      • Memilih partisipan
        • Gunakan sample dari populasi
      • Merancang kuesioner
        • Berhati2x memilih pertanyaan
      • Mengadminstrasi kuesioner
        • Usahakan utk mendapatkan respon yg positif/baik
      • Follow-up kuesioner
        • Kirim hasil ke partisipan
      Merancang Kuesioner yg baik
      • Mulai dari pertanyaan yg tdk menakutkan dan menarik
      • Kelompokkan dalam masalah yg sama
      • Jgn meletakkan hal penting di akhir kuesioner
      • Jgn membuat kuesioner kelihatan ruwet/penuh
      • Pertanyaan jangan bias
      • Berikan nomor
      • Test kuesioner terlebih dahulu utk menghindari kebingungan

      1. Analisa Dokumen
      • Melihat gambaran dari Sistem Berjalan (As-Is Sistem)
      • Tipe dokumen :
        • Form
        • Laporan/Reports
        • Manual policy/kebijakan
      • Perhatikan penambahan2x yg dilakukan user pada form
      • Perhatikan elemen yg tidak dipakai pada form
      • Empat kemungkinan hasil dari analisis sistem :
      1. Membatalkan proyek
      2. Penundaan proyek
      3. Merubah proyek
      4. Melanjutkan proyek

      Sekian artikel tentang Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem. Semoga bermanfaat.

      Daftar Pustaka

      • Alan Denis, et all, System Analysis and Design With UML 2.0, Wiley, 2005

      Selengkapnya informasi terkait Pengertian Analisa Sistem, Langkah-Langkah, dan Kebutuhan Sistem:

      Related Posts :

      0 komentar:

      Posting Komentar

      Tata tertib berkomentar
      1. Komentar harus relevan dengan konten yang dibaca
      2. Gunakan bahasa yang sopan
      3. Tidak mengandung unsur SARA or Bullying.
      4. Dilarang SPAM.
      5. Dilarang menyisipkan link aktif pada isi komentar.

      Berlakulah dengan bijak dalam menggunakan sarana publik ini. Baca dan pahami isinya terlebih dahulu, barulah Berkomentar. Terimakasih.



      Copyright © 2017 Modul Makalah | Powered by Blogger