Pengertian dan Fungsi Komunikasi dalam Organisasi atau Perusahaan

Pengertian dan Fungsi Komunikasi dalam Organisasi atau Perusahaan - Artikel ini akan menjelaskan tentang komunikasi dalam organisasi atau perusahaan yang mencakup: pengertian, tujuan, fungsi, kegiatan, pola, peran, dan hambatan dalam komunikasi. Melalui artikel ini diharapkan dapat memahami dan mampu menjelaskan tentang hal-hal yang terkait dengan komunikasi dalam organisasi atau perusahaan.

A. Pengertian Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi dapat diartikan sebagai transfer informasi dari pengirim (komunikator) kepada penerima (komunikan), dengan tujuan untuk mencapai saling pengertian. Sedangkan definisi organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan.

Dari definisi tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:

• Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staff pimpinan dan karyawan. 
• Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya. 

Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi yang terbentuk di dalam organisasi, dimana proses komunikasi tersebut dipengaruhi oleh struktur hirarki dalam organisasi.

image source: www.pinterest.com

baca juga: Pengertian dan Contoh Etika dalam Organisasi atau Kelompok

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Dalam setiap kepemimpinan organisasi ketika melaksanakan tugas dan kewajibannya diperlukan pengertian yang sama diantara dua pihak yaitu atasan dan bawahan. Karena hal tersebut akan lebih memberi dorongan semangat dan gairah kerja untuk dapat menyelesaikan tugas dan tanggung jawab yang diberikan, artinya mengembangkan suatu kerja sama demi mewujudkan hasil kerja untuk mencapai tujuan organisasi.

Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:

1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.
3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.

B. Tujuan Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi dalam organisasi ditujukan untuk :

• Mensosialisasikan peraturan yang berlaku dalam organisasi 
• Mensosialisasikan program kerja organisasi untuk mencapai tujuan organisasi 
• Membina hubungan secara hirarki organisasi secara vertikal dan horizontal
• Menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. 

Keberhasilan komunikasi dalam organisasi merupakan modal penting untuk menuju keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan atau sasaran yang sudah ditetapkan.


C. Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Menurut Djoko Purwanto, komunikasi memiliki 2 fungsi penting dalam organisasi, yaitu :

1. Komunikasi memungkinkan orang-orang saling tukar informasi 
2. Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1. Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

• Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada: 
• Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah. 
• Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi. 
• Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi. 
• Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan. 
• Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. 

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

D. Kegiatan-Kegiatan Organisasi

Kegiatan organisasi yang secara umum berkaitan dengan hubungan manusia dan pertukaran informasi adalah :

1. Menetapkan tujuan 
2. Membuat dan melaksanakan keputusan 
3. Mengukur prestasi kerja 
4. Merekrut dan mengembangkan staff
5. Pelayanan pelanggan 
6. Negosiasi dengan pemasok 
7. Interaksi dengan peraturan yang ada 
8. Membuat produk 

E. Pola Komunikasi Dalam Organisasi

Pola komunikasi secara umum yang terdapat dalam organisasi dapat dibedakan ke dalam :

1. Saluran Komunikasi Formal

Merupakan saluran komunikasi yang terjadi dalam organisasi secara formal dan akan mengikuti struktur organisasi yang ada dengan prinsip pembagian tugas untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Komunikasi formal biasanya berhubungan dengan masalah kedinasan. Secara umum terdiri dari komunikasi vertikal, horizontal dan diagonal.

2. Saluran Komunikasi Informal

Merupakan kebalikan dari saluran komunikasi formal, yaitu saluran komunikasi yang tidak mengikuti struktur formal hirarki organisasi. Biasanya terjadi secara spontan sebagai akibat dari adanya persamaan perasaan, kebutuhan, persamaan tugas dan tanggung jawab. Komunikasi informal pada pelaksanaannya tidak terikat oleh waktu, ruang dan tempat, kadang-kadang komunikasi informal lebih berhasil, dan peranannya tidak kalah penting, karena dapat disampaikan setiap saat, asalkan bermanfaat untuk kemajuan organisasi. Namun penyampaiannya kurang sistematis, karena pertumbuhan dan penyebarannya tidak teratur.

Komunikasi informal ini mempunyai hal-hal yang positif, seperti:

• Bila jalan yang ditempuh melalui komunikasi formal melewati hambatan, dengan terpaksa digunakan komunikasi informal. 
• Dalam suasana konflik dan penuh ketegangan. 
• Sebagai sarana komunikasi antar personal dalam organisasi. 

Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi kepada tiga bentuk:

1. Komunikasi Vertikal

Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Artinya komunikasi yang disampaikan pimpinan kepada bawahan, dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik.

Fungsi komunikasi ke bawah (Downward communication) digunakan pimpinan untuk:

• Melaksanakan kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja bawahan. 
• Menyampaikan pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran. 
• Memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi insentif. 
• Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan.
• Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik lagi. 

Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan terhadap bawahannya. Keberhasilan organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa kepemimpinan. Kedua hal terseut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi yang dipimpinnya.

Fungsi komunikasi ke atas (Upward Communication) digunakan untuk:

• Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini / pendapat, permohonan bantuan, dan keluhan. 
• Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah. 
• Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
• Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat, tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang dada, dan hati terbuka oleh pimpinan.

2. Komunikasi Horizontal

Bentuk komunikasi secara mendatar, yaitu komunikasi diantara sesama karyawan. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal. Fungsi komunikasi horizontal atau ke samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon, atau melalui pesan tertulis.

Adapun fungsi komunikasi horizontal ini adalah :

• Memperbaiki koordinasi tugas
• Upaya pemecahan masalah
• Saling berbagi informasi
• Upaya pemecahan konflik
• Membina hubungan melalui kegiatan bersama 

3. Komunikasi Diagonal

Bentuk komunikasi ini sering disebut juga komunikasi silang. Berlangsung dari seseorang kepada orang lain dalam posisi yang berbeda. Dalam arti pihak yang satu tidak berada pada jalur struktur yang lain. Fungsi komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada pihak lain.

Setiap bawahan dari suatu organisasi tentunya mempunyai motivasi. Adanya kebutuhan, keinginan, ketegangan, ketidaksenangan dan harapan termasuk ke dalam motivasi. Sedangkan sebagai pimpinan juga harus dapat memotivasi bawahannya, misalnya memberikan apresiasi, perlakuan yang adil, dan suasana kerja yang kondusif.

F. Peran Manajerial

Pimpinan organisasi tentu memiliki peran manajerial dalam kepemimpinannya, dimana peran tersebut dapat berpengaruh terhadap internal public (yaitu karyawan atau anggota organisasi) dan external public (yaitu publik yang berada di luar organisasi dan bukan anggota organisasi tersebut). Peran manajerial tersebut adalah :

1. Peran Antarpersonal (Interpersonal Role)

• Peran sebagai Tokoh (figurehead role)
• Peran sebagai Pemimpin (leader role)
• Peran sebagai Penghubung (liaison role)

2. Peran Informasional (Informational role)

• Peran sebagai Monitor (monitor role)
• Peran sebagai Penyebar (disseminator role)
• Peran sebagai Jurubicara (spokesman role)

3. Peranan Memutuskan (Decisional role)

• Peran sebagai Wiraswasta (entrepreneur role)
• Peran sebagai Pengendali Gangguan (disturbance handler role)
• Peran sebagai Penentu Sumber (Resource allocator role)
• Peran sebagai Perunding (Negotiator role)

G. Hambatan Dalam Komunikasi

Terdapat beberapa hambatan dalam proses komunikasi termasuk komunikasi dalam organisasi, sebagai berikut :

1. Hambatan Teknis

Dikarenakan keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Jenis hambatan teknis :

• Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
• Kurangnya informasi atau kejelasan
• Kurangnya ketrampilan membaca
• Pemilihan media (saluran) yang kurang tepat

2. Hambatan Semantik

Gangguan semantic menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantic sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Biasanya hambatan semantik timbul karena ada pengertian yang berbeda untuk satu kata atau istilah yang sama. Sehingga untuk menghindari miscommunication (salah pengertian) semacam ini diperlukan pemilihan kata-kata yang sesuai dengan karakteristik komunikannya dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang digunakannya.

3. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll. Hambatan manusiawi tersebut timbul karena :

a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia
Perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, penyaringan informasi, dll.

b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi
Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf / anggota organisasi dan efektifitas komunikasi organisasi.

Sekian artikel tentang Pengertian dan Fungsi Komunikasi dalam Organisasi atau Perusahaan.