Dasar-Dasar Sistem Informasi Dalam Bisnis

Dasar-Dasar Sistem Informasi Dalam Bisnis - Sistem informasi mempunyai 3 tugas utama dalam sebuah organisasi, yaitu: (1) Mendukung kegiatan-kegiatan usaha/operasional (2) Mendukung pengambilan keputusan manajemen (3) Mendukung persaingan keuntungan strategis. Beberapa sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen, sementara yang lainnya menjalankan berbagai macam fungsi.

Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien.

image source: www.softview.ae

1. Sistem Informasi

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi dan memproses data, dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’brien (2006) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 1.1 Komponen Sistem Informasi

Peranan SIM dalam Bisnis dan Industri

Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu :

1. Mendukung proses bisnis dan operasional
2. Mendukung pengambilan keputusan
3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

Gambar 1.2 Tiga Peran Utama Sistem Informasi

Pemanfaatan SIM dalam Bisnis dan Industri

Aplikasi bisnis dari sistem informasi telah berkembang secara pesat dari tahun ke tahun seperti terlihat pada tabel di bawah :

Tabel 1.1 Perkembangan Peranan SI dalam Bisnis dan Manajemen

Pengembangan solusi Information System untuk mengatasi problem bisnis merupakan kewajiban para profesional bisnis sekarang. Karena lingkungan bisnis terus berkembang, maka solusi bisnis di masa lalu mungkin perlu mengalami pengembangan sehingga tetap up-to-date. Pengembangan SI pada dasarnya melibatkan beberapa tahap yang berulang (siklus) yaitu :

Gambar 1.3 Tahap/Siklus Pengembangan Sistem Informasi

2. Teknologi Informasi

Teknologi Informasi adalah teknologi yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan penyebaran informasi. Teknologi Informasi terdiri dari hardware dan software. Hardware dapat berupa computer, laptop atau notebook dilengkapi dengan perangkat pendukungnya seperti printer, jaringan, infocus, modem, LAN dan lain-lain. Sementara software adalah aplikasi-aplikasi dan system yang digunakan. Jenis aplikasi misalnya Microsoft, Oracle. Jenis system misalnya Microsoft Windows, Linux, Sun Solaris. Saat ini teknologi informasi berkembang sangat cepat.

Hampir semua bidang kehidupan dan industri sudah tersentuh oleh teknologi informasi, baik itu entertainment, kesehatan, pendidikan, asuransi, bank dan bahkan untuk pemerintahan pun teknologi informasi sudah banyak digunakan. Salah satu kemajuan teknologi informasi adalah internet. Internet saat ini merupakan fenomena yang mempunyai pengaruh luar biasa terhadap perkembangan perusahaan.

Teknologi Informasi bagi suatu perusahaan adalah hal yang sangat penting. Dengan penerapan teknologi informasi secara tepat suatu perusahaan dapat memiliki competitive advantage dalam industrinya. Teknologi Informasi semakin membuka kemungkinan bagi perusahaan untuk mengembangkan dan memperluas bisnisnya. Bagi perusahaan yang ingin bersaing dan maju, Teknologi Informasi tampaknya merupakan suatu kepentingan yang tidak bisa dihindarkan. Teknologi Informasi tampaknya bukan hanya merupakan suatu alat pendukung tetapi sudah merupakan alat utama.

3. Lingkup Teknologi Informasi

Secara garis besar teknologi informasi dapat dikelompokan menjadi 2 bagian: Perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras menyangkut pada peralatan-peralatan yang bersifat fisik, seperti memori, printer dan keyboard. Adapun perangkat lunak terkait dengan instruksi-instruksi untuk mengatur perangkat keras agar bekerja sesuai dengan tujuan instruksi-instruksi tersebut. O’Brien (2006) membagi teknologi informasi menjadi 6 kelompok yaitu :

1. Teknologi masukan (input technology).
2. Teknologi keluaran (output technology)
3. Teknologi perangkat lunak (software technology)
4. Teknologi penyimpan (strorage technology)
5. Teknologi telekomunikasi (telecommunication technology)
6. Mesin pemroses (processing machine) atau lebih dikenal dengan istilah CPU.

Supaya informasi bisa diterima oleh pemakai yang membutuhkan, informasi perlu disajikan dalam berbagai bentuk. Dalam hal ini teknologi keluaran mempunyai andil yang cukup besar. Pada umumnya informasi disajikan dalam monitor, namun kadang kala pemakai menginginkan informasi yang tercetak dalam kertas (hard copy) pada keadaan seperti ini ,piranti printer menentukan kualitas cetakan. Untuk menciptakan informasi diperlukan perangkat lunak atau sering disebut program. Program adalah sekumpulan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan perangkat keras komputer.

Teknologi penyimpan menyangkut segala peralatan yang digunakan untuk menyimpan data. Tape, hard disk, disket, dan zip disk merupakan contoh media untuk menyimpan data. Teknologi telekomunikasi merupakan teknologi yang memungkinkan hubungan jarak jauh. Internet dan ATM merupakan contoh teknologi yang memanfaafkan teknologi komunikasi. Mesin pemroses adalah bagian penting dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk mengingat data/program (berupa komponen memori) dan mengeksekusi program (berupa komponen CPU).

4. Peranan Teknologi Informasi
Peranan teknologi informasi pada aktifitas manusia pada saat ini memang begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis,memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur,operasi dan manajemen organisasi. Berkat teknologi ini berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia. Pengambilan uang melalui ATM (anjungan tunai mandiri), transaksi melalui internet yang dikenal dengan E-Commerce atau perdagangan elektronik, transfer uang melalui E-Banking yang dapat dilakukan dirumah merupakan sejumlah contoh hasil penerapan teknologi informasi.

Secara garis besar dapat dikatakan bahwa :

• Teknologi informasi menggatikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
• Teknologi memperkuat peran manusia,yakni dengan menyajikan suatu tugas atau proses.
• Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia. 

Dalam hal ini teknoplogi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif,mengurangi biaya,meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan.

CONTOH KASUS

Bagaimana informasi dan teknologi berkontribusi pada kesuksesan bisnis pada perusahaan seperti yang digambarkan di kasus? Jelaskan contoh dari setiap perusahaan yang menjelaskan bagaimana teknologi yang diimplementasikan menjadi penyebab peningkatan kinerja?

Amazon
Amazon.com adalah toko online yang menjual buku, film, permainan, DVD, CD musik, perangkat lunak komputer, dan barang-barang lainnya. Amazon.com merupakan toko online terbesar untuk saat ini. Didirikan pada Mei 1994 di Manhattan oleh Jeffrey (Jeff) P. Bezos.

Teknologi informasi (TI) dimanfaatkan dari sisi “experimentation”, membantu Amazon meningkatkan jenis dan jumlah informasi yang didapat dari pengunjung situs web-nya, sehingga membuat pengunjung situs web mudah untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, sehingga memperbesar peluang terjadinya penjualan.

Amazon secara berkala melaksanakan “A/B experiments”, yang merupakan pengujian atas halaman web yang memberikan versi yang berbeda dari 1 halaman pada satu waktu tertentu kepada pengunjung situs web, sembari memonitor aktivitas yang dilakukan pengunjung/pelanggan. A/B experiment dapat membantu perusahaan untuk menentukan elemen di dalam halaman web yang dapat membantu kinerja dari halaman web dan mana yang tidak, berdasarkan atas aktivitas pengunjung halaman web.

Contoh lain dari Amazon yaitu pemanfaatan teknologi cloud computing (komputasi awan) berupa penyediaan jasa Amazon Web Services (AWS). Komputasi awan adalah suatu metoda komputasi di mana kapabilitas terkait TI disajikan sebagai suatu layanan sehingga pengguna dapat mengaksesnya lewat Internet (“di dalam awan”) tanpa perlu mengetahui apa yang ada didalamnya, memiliki keahlian tinggi, atau memiliki kendali terhadap infrastruktur teknologi di belakangnya.

Dengan AWS pelanggan mendapatkan layanan komputasi, penyimpanan data, dan layanan lainnya-serta memperoleh akses ke layanan infrastruktur TI sesuai tuntutan bisnis. Pelanggan memiliki fleksibilitas untuk memilih mana platform pengembangan atau model pemrograman yang paling tepat untuk bisnisnya. Daya tarik AWS adalah pelanggan hanya membayar untuk apa yang gunakan, tanpa muka biaya atau komitmen jangka panjang. Hasilnya adalah 22% pendapatan Amazon diraih dari bisnis ini, karena AWS memberikan margin yang lebih tinggi daripada bisnis retail yang selama ini dikelola Amazon.

Google
Google merupakan sebuah perusahaan publik Amerika Serikat, berperan dalam pencarian Internet dan iklan online. Perusahaan ini berbasis di Mountain View, California, dan memiliki karyawan berjumlah 19.604 orang (per 30 Juni 2008).

Google didirikan oleh Larry Page dan Sergey Brin ketika mereka masih mahasiswa di Universitas Stanford dan perusahaan ini merupakan perusahaan pribadi yang berdiri pada 4 September 1998. Go-publik dilakukan pada 19 Agustus 2004, dan berhasil mengumpulkan dana USD 1,67 miliar, dan berkembang terus sehingga menghasilkan kapitalisasi pasar senilai USD 23 miliar. Melalui berbagai jenis pengembangan produk baru, take-over dan partnership, perusahaan ini telah berkembang dari awalnya sebagai bisnis mesin pencari dan iklan hingga ke area lainnya, termasuk email berbasis web (Gmail), pemetaan online (Google Maps) dan sebagainya, yang membantu Google untuk membuat mesin pencarinya makin andal sepanjang waktu.

Sama dengan Amazon, Google memakai pendekatan “experimentation”, melakukan pula “A/B experiments”, sebanyak 200 – 300 kali per hari. Untuk para pelanggan AdWords (iklan di Google), Google juga mengembangkan Website Optimizer, yang merupakan alat yang dapat membantu pemasang iklan untuk meningkatkan efektivitas dari halaman web-nya, dengan cara menguji apakan isi dari halaman web tersebut cukup “menjual”. Pemilik halaman web dapat menguji isi– misalnya: headline, gambar, teks promosi – dan website optimiser dapat menguji berdasarkan trafik dari situs untuk menentukan isi yang mana yang paling memberikan nilai tambah.

Harrah’s
Merupakan sebuah korporasi juudi yang memiliki dan mengoperasikan kasiino, hotel, dan enam lapangan golf di bawah beberapa merek. Perusahaan ini merupakan perusahaan juudi terbesari di dunia, berbasis di Las Vegas, Nevada, dengan pendapatan tahunan sekitar USD 10.8 miliar.

Harrah’s memanfaatkan TI juga memakai “experimentation” untuk membentuk database dari lebih kurang 16 juta pelanggan yang pernah melakukan perjuudian di kasiino-kasiinonya. Para pelanggan dikelompokkan berdasarkan karakteristik tertentu seperti: tempat tinggal, berapa lama sebagai pelanggan Harrah’s, berapa besar jumlah uang yang mungkin mereka keluarkan di meja juudi, berapa kali dalam setahun mereka berjuudi dan sebagainya. Dari data tersebut, sistem informasi komputer di Harrah’s melakukan penghitungan model statistik yang dapat memprediksi, misalnya, kapan seorang pelanggan akan datang lagi dan berapa uang yang akan dihabiskan. Lalu komputer dapat membuat suatu laporan perilaku atas pelanggan sehingga komputer dapat memberikan rekomendasi kepada front office kasiino mana penjuudi yang bisa ditawarkan untuk main juudi lagi atau mana penjuudi yang harus ditawarkan kamar hotel cuma-cuma.

CVS
CVS merupakan jaringan apotek terbesar kedua di Amerika Serikat (AS) yang memiliki 7.000 toko di AS dan Puerto Rico. CVS menjual obat resep dan barang retail, seperti obat bebas, produk kecantikan dan kosmetik, foto dan cuci cetaknya, dan barang keperluan sehari-hari. CVS didirikan di Massachusetts tahun 1963. CVS mendapatkan benefit dari pendekatan “replication” melalui fungsi IT untuk mengulangi inovasi pada satu apotik ke apotik lainnya yang sangat berpengaruh positif kepada proses bisnisnya.

Pada tahun 2002 CVS mengalami penurunan kepuasan pelanggan. Hal ini disebabkan lamanya waktu tunggu dan pelayanan buruk pada loket pengambilan obat di apotek. Pada saat itu ada 2 proses yang terjadi setelah pelanggan memasukkan resep: pertama adalah pemrosesan resep/peracikan obat dan yang kedua pemeriksaan status asuransi. Kedua proses ini berjalan simultan memakan waktu lebih kurang 1 jam, dan terkadang banyak issue terjadi, misalnya: kesalahan pada tanggal lahir pasien. Banyak issue yang tidak tuntas pada saat pengambilan obat, dan hal ini membuat pelanggan tidak puas. Sehingga CVS memutuskan untuk memindahkan pemeriksaan asuransi di awal dari pemrosesan resep, sehingga pelanggan akan tetap ada untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan. Proses perubahan ini dimasukkan ke dalam sistem informasi yang mendukung operasi di 4.000 apotek CVS di AS. Terjadi peningkatan di semua apotik dan skor kepuasan pelanggan meningkat dari 86% menjadi 91%.

CVS menggunakan IT untuk meningkatkan proses bisnis, yang hasilnya berupa peningkatan kepuasan konsumen. Apa jenis profesi lain yang dapat memberikan benefit dari penggunaan teknologi sejenis, dan bagaimana? Kembangkanlah dua perbedaan yang memungkinkan?

CVS terbukti sukses untuk meningkatkan proses bisnis dengan cara “replication”. Dua contoh pengembangan IT dengan cara replicaiton dapat diterangkan pada tulisan ini

Hotel Hyatt International
Untuk hotel sekelas Hyatt, peranan teknologi informasi sangatlah vital. Jaringan hotel bintang lima internasional yang berpusat di Chicago AS ini tersebar di berbagai negara, sehingga sistem TI pun seragam dan menggunakan standar yang sama. Penyeragaman sistem TI ini juga berlaku untuk jaringan hotel Hyatt di Indonesia, seperti Grand Hyatt Jakarta, Hyatt Regency Bandung, Hyatt Regency Yogyakarta, Hyatt Regency Surabaya, Bali Hyatt, Grand Hyatt Bali, dan Hotel Aryaduta Jakarta (yang juga dikelola Hyatt Internasional).

TI yang dipakai oleh Hyatt terbagi 2:
1. Sistem bersifat global: sistem TI standar yang digunakan oleh Hyatt di seluruh dunia. Hal ini menjadikan TCO (total cost of ownership) menjadi lebih kecil, karena Hyatt mendapatkan biaya rata-rata lebih kecil dibandingkan jika Hyatt memiliki sistem yang sangat lokal di tiap negara. Sistem TI global ini adalah hotel system dengan aplikasi property management system (PMS) Maxial/HYAdvantage yang terintegrasi yang terdiri dari :

• Aplikasi front office 
• Purchasing 
• Point of sales 
• Sales and marketing 
• Food and beverage 
• Aplikasi accounting 

2. Sistem yang bersifat lokal: setiap hotel diberikan keleluasaan untuk menggunakan beberapa sistem yang tidak diatur secara global, dan biasanya untuk mengakomodasi suatu proses bisnis yang berbeda dari satu negara ke negara yang lain, misalnya: sistem human resources dan e-taxation.

Jadi terlihat bahwa Hyatt menganut prinsip me-replikasi proses bisnis (yang ditandai dengan penggunaan sistem informasi seragam di seluruh dunia) dengan cara me-leveraging teknologi informasi. Sedangkan penggunaan sistem lokal diperbolehkan, dengan perencanaan dan planning yang sangat akurat karena manajemen Hyatt international meminta business plan dan justifikasi proyek IT serta menggunakan dasar perhitungan persentase dari total revenue hotel yang akan dicapai, umumnya sekitar 3% dari total revenue.

Southwest Airlines
Southwest Airlines (SA) telah tumbuh menjadi armada penerbangan terbesar di AS. Tahun 2002, CEO Garry Kelly mencanangkan bahwa penggunaan TI sangat penting bagi pencapaian tujuan strategis perusahaan. Jauh sebelum itu, di tahun 1995, SA telah membuat Southwest.com dan tahun 1996 mulai menjual ticket secara online dan menjadi jawara penjualan ticket online. SA juga terus memperbaharui website tersebut untuk makin memudahkan pelanggan untuk melakukan transaksi online. Tapi SA masih merasakan adanya kekurangan di mana SA masih belum dapat merasakan atau mengetahui apa yang diinginkan oleh pelanggan, yang tidak bisa didapat hanya dengan memakai surevy online. Sehingga SA memakai IT untuk mengumpulkan dan menganalisa informasi penerbangan, perilaku transaksi online, dan berbagai data yang didapat pada saat moment of touch antara SA dan pelanggan, untuk mencoba memprediksi keinginan dan preferensi pelanggan, untuk tetap menjaga bahkan meningkatakan kualitas layanan SA.

Misalnya: sistem scanner untuk secara cepat menangkap respon penumpang sesaat setelah mendarat di bandara tujuan. Lalu memasang kamera yang terintegrasi dengan software pemroses image untuk secara cepat menganalisa apakah penumpang memberikan jempol atau jempol ke bawah pada saat meninggalkan pesawat.

Data sudah didapat, dan informasi sudah diolah. Jadi pada akhirnya tinggal bagaimana SA menggunakan informasi yang didapat itu, untuk mengubahnya menjadi dasar yang akurat untuk meningkatkan layanan pelanggan.

Brynjolfsson me-list empat cara di setiap perusahaan yang dapat memberikan pengaruh pada aset-aset IT perusahaan tersebut. sebutkan cara-cara lain apakah yang dapat digunakan oleh perusahaan global dalam memanfaatkan asei-aset IT-nya demi mendapatkan keuntungan strategis?

Peranan teknologi informasi dalam bisnis adalah untuk memfasilitasi seluruh proses pencatatan data, pengolahan dan pelaporan sehingga up-to-date dan memberikan informasi bisnis yang handal, tersedia bagi semua pengguna (stakeholders), seperti manajemen, investor, pemerintah dan pihak berkepentingan lainnya untuk pengambilan keputusan. Untuk memastikan asset TI dapat dipakai di jangka panjang, maka CEO dan perusahaan harus memastikan hal di bawah ini:

1. Menselaraskan TI dengan strategi dan tujuan bisnis perusahaan
Investasi TI dapat bernilai ratusan bahkan miliaran rupiah di dalam perusahaan. Banyak kasus di mana investasi sebesar itu sia-sia karena tidak selarasnya investasi dengan tujuan perusahaan. Suatu perusahaan jasa yang hanya melakukan bisnis dengan sejumlah kecil klien mungkin tidak perlu untuk memanfaatkan ERP selengkap SAP. Atau suatu perusahaan manufaktur yang memakai sistem SAP yang rumit dan membutuhkan support atau maintenance, tapi lalai untuk menyiapkan people atau resource untuk hal tersebut.

2. Membentuk IT Governance dan Control
Model-model tata-kelola (governance models) membantu organisasi dalam mendesain, mengembangkan, menerapkan, dan mengontrol inisiatif teknologi dengan cara yang sama dalam memastikan suksesnya investasi, pemasaran, dan pembuatan program. Pengendalian juga diperlukan agar sistem memiliki keandalan dan integritas untuk menghasilkan informasi yang akurat dan dapat diandalkan. IT Governance juga membantu CIO dan CEO untuk memastikan integrasi sistem, dan efisiensi sumber daya (infrastruktur, software dan people) sehingga didapat benefit optimal dari TI.

3. Lakukan langkah-langkah pengukuran dan feedback/follow-up
CEO harus memastikan hal-hal di bawah ini agar asset TI yang dipakai dapat memastikan keuntungan strategis 

• Identifikasi strategi. Batasi arah dan tujuan organisasi atau departemen, dan lebih fokus. 
• Pilih ukuran kinerja. Identifikasi pengukuran atau indikator yang mendukung pada saat perusahaan akan menilai investasi IT 
• Pilih tujuan atau target. Beri nilai tujuan-tujuan manajemen terhadap kebutuhan spesifik di masa datang. 
• Terapkan indikator. Sediakan indikasi yang masuk akal untuk melihat apakah suatu investasi IT mencapai tujuan atau tidak. 
• Laporkan informasi. Sediakan basis untuk memonitor manajemen dan pembuatan keputusan, serta alat untuk mencapai akuntabilitas eksternal. 
• Ambil tindakan. Tingkatkan, tambahkan, batalkan, atau cari alternatif program yang sesuai dengan informasi pengukuran. 

4. Menentukan mitra dan partner strategis yang sesuai dengan strategi TI
Perusahaan tidak memiliki sumber daya dan expertise yang memadai untuk membuat, mengembangkan, dan memelihara sistem informasi. Diperlukan adanya mitra yang handal, cost beneficial, memiliki kompetensi, sumber daya yang memadai, dan service level baik. Memang tidak mudah untuk mendapatkan, tapi hal ini sangatlah strategik dan penting sifatnya.

Sekian artikel tentang Dasar-Dasar Sistem Informasi Dalam Bisnis.