Memahami Dokumentasi Perangkat Lunak dalam Sistem Informasi
Dokumentasi yang ada di Departemen Sistem Informasi (Departemen Operasi) diantaranya adalah :
1. Dokumentasi Dokumen Dasar
Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen- dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem. Contoh :Faktur penjualan, Order penjualan, order pembelian, surat pengiriman barang, time-card.
2. Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account)
Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekening-rekening yang dipergunakan di dalam transaksi. Daftar rekening berisi daftar dari kode rekening, nama rekening, klasifikasinya (aktiva, utang, modal, pendapatan-pendapatan, dan biaya-biaya), serta petunjuk dari masing-masing rekening bagaimana rekening tersebut dipergunakan.
3. Dokumentasi Prosedur ManualMerupakan dokumentasi yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen dasar di dalam perusahaan. Dokumentasi ini menyedia-kan informasi mengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar, jumlah tembusannya, bagian-bagian mana saja yang mengarsipkannya dan kepada bagian mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan
4. Dokumentasi Prosedur
Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan back-up dan restore, dsb.
5. Dokumentasi Sistem
Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). Pada dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yang digunakan, deskripsi output yang digunakan, deskripsi output yang dihasilkan, deskripsi file-file yang digunakan, berita-berita kesalahan pengolahan dan daftar-daftar pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan. Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem, dan auditor.
6. Dokumentasi Program
Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart), tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program. Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program.
7. Dokumentasi Operasi
Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator.
8. Dokumentasi Data
1. Dokumentasi Dokumen Dasar
Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen- dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem. Contoh :Faktur penjualan, Order penjualan, order pembelian, surat pengiriman barang, time-card.
2. Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account)
Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekening-rekening yang dipergunakan di dalam transaksi. Daftar rekening berisi daftar dari kode rekening, nama rekening, klasifikasinya (aktiva, utang, modal, pendapatan-pendapatan, dan biaya-biaya), serta petunjuk dari masing-masing rekening bagaimana rekening tersebut dipergunakan.
3. Dokumentasi Prosedur ManualMerupakan dokumentasi yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen dasar di dalam perusahaan. Dokumentasi ini menyedia-kan informasi mengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar, jumlah tembusannya, bagian-bagian mana saja yang mengarsipkannya dan kepada bagian mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan
 |
| image source: cubix.co |
baca juga: Memahami Tahapan Implementasi dalam Sebuah Sistem Informasi
4. Dokumentasi Prosedur
Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan back-up dan restore, dsb.
5. Dokumentasi Sistem
Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). Pada dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yang digunakan, deskripsi output yang digunakan, deskripsi output yang dihasilkan, deskripsi file-file yang digunakan, berita-berita kesalahan pengolahan dan daftar-daftar pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan. Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem, dan auditor.
6. Dokumentasi Program
Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart), tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program. Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program.
7. Dokumentasi Operasi
Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator.
8. Dokumentasi Data
Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. Yang paling banyak membutuhkan dokumentasi ini adalah data base administrator (DBA) dan auditor
Sedangkan tujuan dokumentasi adalah :
1. Arus komunikasi
Komunikasi terjadi dalam tiga arah :
- Ke bawah untuk melakukan instruksi
- Ke atas untuk memberi laporan
- Ke samping (Lateral) untuk memberi saran
2. Untuk memberi informasi
Penting kiranya untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan, serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan.
3. Untuk mengidentifikasi
Beberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi.
4. Untuk menetapkan prosedur dan standar
Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan, sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dianut dalam menjalankan prosedur tersebut.
5. Untuk mencatat
Dokumentasi akan diperlukan unutuk memonitor kinerja peralatan, sistem, dan sumber daya manusia. Dari dokumentasi ini, manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan, yaitu apakah outputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.
6. Untuk memberi instruksi
Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf, apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi.
Prinsip Dokumentasi
1. Metode
Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. Manajer Operasi harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan. Manajer Operasi harus memberi perhatian khusus pada :
- Siapa yang bertanggung jawab atas perpustakaan ?
- Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi
- Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat ?
- Sirkulasi
- Pemeliharaan
- Aksesibilitas
2. Jumlah dokumentasi
Manajer Operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit.
3. Kesederhanaan
Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung, sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan. Informasi yang tidak akurat, tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan.
4. Desain Form
Perlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurut kepentingan atau kegunaan kita sendiri. Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perlu dipertimbangkan hal-hal berikut ini :
- Typeface (huruf ketikkannya)
- Tata letak
- Warna
- Referensi
- Identifikasi
Sedangkan tujuan dokumentasi adalah :
1. Arus komunikasi
Komunikasi terjadi dalam tiga arah :
- Ke bawah untuk melakukan instruksi
- Ke atas untuk memberi laporan
- Ke samping (Lateral) untuk memberi saran
2. Untuk memberi informasi
Penting kiranya untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan, serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan.
3. Untuk mengidentifikasi
Beberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi.
4. Untuk menetapkan prosedur dan standar
Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan, sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dianut dalam menjalankan prosedur tersebut.
5. Untuk mencatat
Dokumentasi akan diperlukan unutuk memonitor kinerja peralatan, sistem, dan sumber daya manusia. Dari dokumentasi ini, manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan, yaitu apakah outputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.
6. Untuk memberi instruksi
Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf, apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi.
Prinsip Dokumentasi
1. Metode
Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. Manajer Operasi harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan. Manajer Operasi harus memberi perhatian khusus pada :
- Siapa yang bertanggung jawab atas perpustakaan ?
- Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi
- Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat ?
- Sirkulasi
- Pemeliharaan
- Aksesibilitas
2. Jumlah dokumentasi
Manajer Operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit.
3. Kesederhanaan
Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung, sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan. Informasi yang tidak akurat, tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan.
4. Desain Form
Perlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurut kepentingan atau kegunaan kita sendiri. Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perlu dipertimbangkan hal-hal berikut ini :
- Typeface (huruf ketikkannya)
- Tata letak
- Warna
- Referensi
- Identifikasi
Sekian artikel tentang Memahami Dokumentasi Perangkat Lunak dalam Sistem Informasi
