Memahami Kerangka Kerja dalam Manajemen (POLC, POAC)

Memahami Kerangka Kerja dalam Manajemen (POLC, POAC) - Manajemen memiliki dasar prinsip POAC yaitu planning, organizing, actuating, dan controlling. Demikian juga halnya dalam manajemen bisnis. Prinsip ini haruslah diperhatikan dengan cermat untuk memajukan dan mengelola sebuah bidang bisnis.

1. Planning

Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam planning atau perencanaan, di antaranya sebagai berikut:

• Perencanaan yang dibuat adalah sebuah perencanaan yang harus jelas maksud dan tujuanhya. Akan lebih baik, jika diuraikan juga beberapa langkah yang akan digulirkan untuk mendukung tercapainya maksud dan tujuan dari sebuah rencana yang dibuat tersebut. Rencana yang dibuat harus fokus dan tidak terlalu melebar. Di dalam sebuah perencanaan, biasanya idealisme muncul. Hal ini memanglah wajar dan muatan idealisme memang harus terkandung dalam sebuah rencana. Akan tetapi, satu hal yang harus dihindari dalam sebuah perencanaan adalah janganlah terlalu berlebihan dalam memasukkan muatan idealismenya.
• Program kerja yang telah disusun dalam sebuah perencanaan memiliki prediksi kecenderungan positif bahwa program kerja tersebut bisa terukur dengan kemampuan. Dalam artian, kita bisa menyeimbangkan antara tingkat kesulitan program kerja dengan pengoptimalan segala potensi yang bisa diberdayakan. Sehingga berhasilnya program kerja digulirkan bukan sebuah perkara yang menjadi beban, tetapi lebih layak diprediksi sebagai tantangan.
• Perencanaan dibuat karena ada satu perkara tujuan yang ingin dicapai. Semua elemen realita yang ada di hadapan mata, harus menjadi sandaran dari penyeimbangan tujuan yang ingin dicapai. Sehingga meskipun terdapat aspek spekulasi, namun semuanya tetap dalam kerangka sebuah kewajaran dan bukan angan-angan.
• Perlu diperhatikan bahwa perencanaan tidak dibuat berdasarkan ketakutan yang berlebihan. Lahirnya rencana adalah sebuah tujuan yang mudah-mudah saja. Perencanaan dapat bertujuan untuk menguji kemampuan SDM agar lebih meningkat sehingga memacu motivasi untuk mengadakan terus perbaikan demi perbaikan secara bertahap tanpa kenal lelah.

• Selain dari program kerja, harus ditentukan juga perencanaan waktu tercapainya semua jenis program kerja yang telah dibuat. Penentuan kapan waktunya pencapaian program kerja ini dibuat dengan adanya penekanan khusus bahwa waktu tersebut adalah sebuah target. Sehingga evaluasi yang dilakukan adalah disiplin pada waktu-waktu yang telah ditargetkan dalam sebuah perencanaan.

image source: seagate.com

baca juga: Pengertian dan Fungsi Manajemen Menurut Pendapat Para Ahli

2. Organizing

Organizing atau pengorganisasian pada prinsip manajemen adalah pengorganisasian semua sources yang dimiliki untuk mewujudkan rencana yang telah disusun dan mencapai tujuan serta visi misi yang telah ditetapkan. Dalam pengelolaan SDM, salah satunya adalah penempatan SDM yang tepat pada posisi jabatan secara struktural yang tepat juga. Hal tersebut memang penting, sebab struktural yang terbentuk dalam pengorganisasian adalah lambang kekuatan secara tersirat, apakah bisa atau tidak bisa semua jenis program kerja yang dibuat dengan standar target waktu yang telah ditentukan tercapai oleh sebuah perusahaan.

Jabatan dan kualitas SDM yang menempatinya berdasar pada tataran keahlian pada bidangnya, berdasarkan penilaian paling layak dari uji kelayakan secara objektif. Sehingga tujuan hakikat pengorganisasian untuk membagi-bagi kesulitan pencapaian sebuah tujuan yang telah direncanakan akan terasa mudah. Kesulitan tersebut menjadi mudah karena ditanggung bersama dengan rasa tanggung jawab yang besar dan segenap kemampuan yang dimiliki. Maka terjadilah sinergi antara potensi SDM unggul yang terdapat di satu divisi, dengan potensi SDM unggul di divisi lain untuk mendongkrak sesuatu yang sulit jadi mudah.

Fungsi pengorganisasian dalam prinsip manajemen, yakni untuk menentukan beberapa jenis komponen komunikasi dalam interaksi pada setiap SDM yang ada di dalamnya. Perlu dicermati bahwa organisasi merupakan wadah, proses, dan sistem kegiatan kerja sama yang terdiri atas beberapa orang untuk mencapai tujuan yang disetujui bersama pada tahap perencanaan sebelumnya; Sehingga segala sistem, berlaku menyeluruh pada setiap elemen yang terdapat di dalamnya. Beberapa sistem pokok dalam jenis komunikasi yang harus dipahami oleh setiap orang yang ada di dalam sebuah organiasi adalah sebagai berikut :

• Komunikasi yang dilakukan adalah jenis komunikasi yang memiliki ketersambungan dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing personel berdasarkan uraian jabatan (job description).
• Telah dipahaminya peraturan garis-garis komunikasi penghubung antara satu personel dengan personel lain. Mulai jenis interaksi komunikasi pada setiap persdnel dari tataran personel pada level paling bawah sampai level paling atas secara struktural organisasi. Hal tersebut dilakukan demi efektivitas dan efisiensi operasional komunikasi organisasi.
• Memahami bahwa semakin tinggi jabatan yang diemban, semakin besar tanggung jawab yang dipikul. Perkara inilah yang dibentuk dalam prinsip image manajemen sebuah perusahaan. Jangan biarkan opini "semakin tinggi jabatan, semakin enak mendudukinya dengan segala peningkatan jenis fasilitas pendukung yang didapat". Hal ini akan berdampak buruk pada pencitraan manajemen perusahaan di mata SDM-SDM yang ada di dalamnya.

3. Actuating

Actuating lebih cenderung kepada man atau people. Dalam istilah sederhana, actuating berarti memberi arahan, menggerakkan orang untuk melaksanakan aktivitas organisasi sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Menggerakkan, jelas membutuhkan adanya kematangan pribadi dan pemahaman terhadap karakter manusia yang memiliki kecenderungan berbeda dan dinamis, sehingga membutuhkan adanya sinkronisasi. Bisa dikatakan bahwa fungsi actuoting jauh lebih rumit karena harus berhadapan langsung dengan orang atau people sehingga fungsi leadership begitu kentara sekali dibutuhkan sekalipun semuanya melalui proses planning dan pengorganisasian terlebih dulu.
Dalam mengarahkan manusia, salah satu teori yang cukup terkenal adalah teori X dan Y dari Douglas McGregor yang menyatakan bahwa seorang karyawan selalu diasumsikan negatif dan positif. Teori X yang menganggap hal-hal berikut ini:

• Kebanyakan karyawan yang bekerja pada suatu perusahaan bekerja sesedikit mungkin dan mereka umumnya menentang perubahan.
• Kebanyakan karyawan harus dibujuk, diajak, diberikan penghargaan, dihukum, dan diawasi untuk mengubah kelakuan mereka agar sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organaisasi.
• Kebanyakan karyawan ingin diberikan pengarahan oleh seorang manajer formal, dan di mana ada kesempatan mereka berusaha untuk menghindari tanggung jawab.

Teori Y menyatakan hal-hal berikut ini:

• Kebanyakan karyawan memiliki kapasitas untuk menerima tanggung jawab dan potensi untuk pengembangan diri dan perusahaan, tetapi manajemen melalui tindakan-tindakannya harus membuat mereka sadar tentang sifat-sifat tersebut.
• Kebanyakan karyawan ingin memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial, kebutuhan akan penghargaan, dan kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri sendiri.

Dengan mengacu kepada teori X dan Y, diperlukan sebuah unsur lain dalam actuating yaitu motivasi. Memotivasi manusia bukan hanya teori manajemen ortodoks. Motivasi lebih cenderung juga kearah seni. Manusia adalah makhluk unik yang hidup. Mereka merasa, mendengar, melihat, dan memiliki kebutuhan. Kebutuhan tiap orang berbeda, di sini motivasi yang diberikan kepada setiap orang pun akan berbeda. Motivasi harus bersifat situasional pada setiap pribadi.

4. Controlling

Pelaksanaan kerja berada dalam sebuah mekanisme pengontrolan yang setiap saat bisa menentukan jenis prestasi kerja yang ditunjukkan. Hal inilah yang menjadi alasan kehati-hatian setiap SDM dalam menjalankan rencana kerja masing-masing.
Mekanisme pengontrolan prestasi kinerja semua SDM akan berjalan benar dan mencitrakan ketegasan apabila sudut pandang objektivitas dalam menyimpulkan hasil evalusi pengontrolan dijadikan landasan. Setelah itu, perusahaan dapat menjatuhkan sanksi atau imbalan secara objektif. Hasil tersebut merupakan hal yang harus diterima dengan lapang dada oleh semua SDM.

Pembukuan bisa diartikan sebagai proses pencatatan semua aspek perusahaan dalam sebuah catatan yang terstruktur, mudah diakses, mudah dibaca, dan berguna bagi semua elemen perusahaan.

Sekian artikel tentang Memahami Kerangka Kerja dalam Manajemen (POLC, POAC). Semoga bermanfaat.

DaftarPustaka

1. Douglas Alger (2005), Build the Best Data Center Facility for Your Business, Cisco Press, Indianapolis, USA.
2. Mauricio Arregoces, Maurizio Portolani (2003), Data Center Fundamentals, Cisco Press, USA.
3. Kailas Jayaswal (2006), Administering Data Centers: Servers, Storage, and Voice over IP, Wiley Publishing, Inc, USA.
4. Hubbert Smith (2011), Data Center Storage: Cost Effective Strategies, Implementation, and Management, CRC Press, USA
5. Diah Eka Yulianti, Hafda Bayu Nanda (2008). Best Practice Perancangan Data Center.OPenContent License.